摘 要：档案，是一种文化母资源，是党、国家和人民的宝贵财富，是记录历史、传承文明、服务社会、启迪未来的有效载体，是行政管理体制中的一个重要组成部分，是做好党和政府各项工作的有力助手，承担着社会继往开来的历史重任。档案行政管理有自己的特点，也存在不如人意的现状，如何进行档案的行政管理改革，让档案工作真正做到承前启后、继往开来，是本篇文章分析论述的关键。

关键词：档案;行政管理;人才

中国历史悠久，源远流长，人类的不断进步，社会的日益发展，致使作为“文化母资源”的档案所承载的重任越来越艰巨。在改革开放的今天，如何做好机关档案的行政管理工作，更好地为经济社会建设服务，为领导决策服务，为广大人民群众服务，是每一个档案工作者必须思考的新课题。面对新形势，档案工作者需要有新思路、新举措，努力把机关档案建设好、管理好。

笔者是一个档案工作者，从事乡镇档案管理工作近十年。起初，弄不清楚什么是档案，以为把办理完毕的文件、资料用档案盒装起来，放进档案柜就是档案。但随着日常工作的开展以及业务知识不断地积累、扩充，觉得当初自己对档案的认识是多么的片面，多么的浅薄。《中华人民共和国档案法》第二条规定：档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。可见，档案是对国家和社会有保存价值的历史记录。这些对国家和社会有保存价值的历史记录该如何保护并发挥其重要作用呢？那就离不开其行政管理了。

1 档案行政管理存在的问题

随着以经济建设为中心工作重点的转移，社会各方面对档案信息的需求日益迫切。然而，目前档案行政管理工作的步伐却跟不上社会的发展，凸显出以下几个问题：

1.1 制度不健全、安全保障工作做得不好

很多机关单位档案的收集、整理、保管、借阅、保密以及鉴定销毁等制度不够健全;有的虽然建立了一些管理制度，却形同虚设，流于形式，没有严格执行，往往会导致档案管理人员责任心不强，档案资料收集不全，整理不及时，文件资料堆积如山，丢失严重;档案管理混乱，致使其他干部或闲杂人员可以随意进入档案室查找资料和借阅档案，借出的档案又不履行任何手续，有借无还现象时有发生，时间一长，档案资料就不知所踪。同时，由于档案保管条件简陋，安全保障措施不到位，许多机关单位的档案资料已经被虫蛀被鼠咬，甚至发生霉变腐烂，严重影响档案的利用。

1.2 档案工作者素质参差不齐

目前，大多数档案管理部门尤其是基层部门的档案工作者绝大多数都不是档案专业出身的，基本上都是从其他部门调岗而来，往往走的路线都是“师傅带、自己学、工作练”这样一种途径，虽然有一定的实践经验，但理论知识缺乏，业务技能不纯熟，只有少数人能得到进修系统学习的机会。另外，由于档案工作往往被忽略，因此单位从事档案工作的人员也容易被忽视，得不到重任，这就会造成档案员工作上的消极和怠慢。因此会做成档案工作者素质参差不齐的现象。

1.3 档案室库设施不完善

由于档案部门一直都被视为冷门，得不到领导的重视，故此，经费、设施、场所等都往往得不到落实，在许多档案管理部门尤其是基层通常只有一间简陋的档案库房，里面只是几组档案柜，甚至连最基本的“八防”措施都做不到，更别提空调、除湿机了。试问，这样的档案室能提供给档案一个安全、舒适的“家”吗？

1.4 档案开发利用工作做不好

由于档案部门得不到重视，人员、经费、场所都无法确保，因而会导致其开发利用工作更加滞后。通常，冷门部门的工作人员都得不到重视，因此会影响其工作的积极性。积极性不高，工作就会懈怠，你来查阅档案，本来有的，他说没有找到，这可怎么利用啊？

种种不如人意的现状，严重制约了档案事业前进的步伐。面对新形势，我们要努力找出档案行政管理凸现的问题，并针对其存在的现状进行改革。如何对其进行改革呢？

2 档案行政管理存在问题的原因分析

档案行政管理的发展为什么会存在上述问题呢？究其原因大致有四方面：

2.1 领导不重视，档案意识薄弱

长期以来，许多机关、企事业单位都并不重视档案部门，没有将档案工作摆上议事日程和纳入考核机制，档案工作如同被“打入冷宫”，少人问津。尤其是基层领导，将主要精力都放在推動经济发展和民生工程，对档案的相关的法律法规和业务知识学习甚少，了解不深，档案意识相当薄弱。有的领导干部甚至认为档案工作只是档案部门的事，对其不闻不问，自己不想管也不愿管。有些部门对档案工作重视不够，没有把档案工作列入机关年度工作计划、总结，对档案工作不研究不安排，档案问题得不到切实的解决，人员、场所、经费没有保障，资料东一堆，西一堆，有价值的、没价值的无人甄别、鉴定，要用要找的时候，就像“老鼠咬龟——无从下手”，档案工作自然就没有成效。

2.2 社会各界对档案工作的重要性认识不全面

档案管理工作，因其具有保密性而长期处于封闭或半封闭状态，社会各界包括机关单位的一些领导和干部都鲜有机会与其接触，因此对其重要性的认识都是比较片面的，往往只是单纯地跟保管资料划上等号，简单地曲解为把文件资料收集一下，装订一下，用档案柜一装就完成任务，忽略了档案作为沉淀历史文化的“母资源”的本质，无视对其开发并加以利用的社会功能和历史功能，致使档案管理工作步入正常化、规范化的轨道存在一定的难度。同时，由于档案行政管理部门的指导、监督、宣传力度不够，也是造成其社会影响力和知晓度不高的一个重要因素。

2.3 档案工作者的社会地位和福利待遇不高

职业的社会地位高低，很多时候都是取决于其直接产生的社会效益和经济效益的大小。档案工作因其特殊性，只能间接地通过借鉴利用而使其他方面产生社会或经济效益，因此档案工作的重要性并一定被社会各界所认识，而肩负着为“为国守史”重任的档案工作者兢兢业业的品德与默默奉献的精神往往会因其没有产生直接的效益而被人忽视，定格在很多人的脑海里的档案工作者往往是“保管员”的形象，可见其社会地位并不高。在单位内部，由于部分领导全心专注于经济建设、社会稳定、民生工程等中心工作，容易忽视档案工作以及平时总是在档案室里与枯燥的文字资料为伍的档案工作者，对他们为档案事业作出的努力与奉献少有赞誉与嘉许。在“做好做差都一样”这种缺少激励机制的环境下工作，档案员对于提拨重用的机会是可望而不可及的，当在工作上、政治上都没有看到奔头的时候，他们的工作热情就会退化，变得消极被动，缺乏创新。这也是造成档案工作者社会地位不高的一个重要原因。

2.4 政府对档案管理投入的资金不多

资金短缺，投入不足是制约档案行政管理发展的一个瓶颈。一直以来，档案管理工作被视为“冷门”，机关事业单位对其经费投入大多没有列入财政预算，这是影响档案事业发展的一个重要因素。档案，是一笔宝贵的财富，它对政治、经济、文化、社会的贡献无论大小，都是无声的，它既不像搞经济建设那样看得见增长的数字指标，也没有社会建设那样呈现出日新月异的变化，故此在部分领导心目中难以与其他中心工作相提并论，他们往往主观地认为档案工作无足轻重，只要提供一间简陋的档案室为档案资料“安一个家”就行了，至于做好“八防”措施那些设备可有可无，没有必要在这方面加大资金的投入。资金投入不足，档案库房、设施、装具、人员的学习培训以及档案的“寿命”都不同程度地受到影响和限制，严重阻碍了档案事业的发展。

3 档案行政管理的改革方向

档案，是一种文化母资源，是党、国家和人民的宝贵财富，是记录历史、传承文明、服务社会、启迪未来的有效载体，是行政管理体制中的一个重要组成部分，是做好党和政府各项工作的有力助手，承担着社会继往开来的历史重任。档案行政管理有自己的特点，也有不如人意的现状。因此，要使档案更好地发挥作用，其改革方向就要针对现状，有的放矢，笔者认为应做好以下几方面工作。

3.1 加强领导，提高认识

在新的历史条件下，领导的重视是做好档案工作的重要保证。为此，党和政府一定要站在构建和谐社会的高度，充分认识档案工作对促进经济社会发展的重要作用，切实增强做好档案工作的使命感和责任感;要把档案工作作为促进社会主义政治文明、物质文明、精神文明协调发展的基础性工作;要加强档案法律法规的学习，进一步明确档案工作是各级党委、政府义不容辞的责任和义务;要在广大干部群众中组织开展形式多样的档案法规宣传教育活动，大力宣传档案工作的重要性及档案的利用价值作用，不断提高全社会的档案法律意识。要经常召开联席会议研究档案工作，认真听取关于档案工作的汇报，落实相关工作经费，及时解决档案管理中出现的一些问题，时刻关心和支持档案工作者，努力为档案事业的发展创造良好的环境。

3.2 建章立制、做好档案的安全保障工作

档案，是一种文化母资源，是党、国家和人民的宝贵财富。因此，档案工作无小事，其安全责任重于泰山，档案管理单位和档案工作者要牢固樹立“安全第一”的意识，要在思想上高度重视，时刻绷紧档案安全这根弦，要坚持把档案安全管理作为档案工作的头等大事来抓。主要在做好以下几方面的工作：

1）建章立制，用行之有效的制度进行规范管理。《档案保密制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案保管制度》、《借阅利用制度》、《档案员岗位职责及考核办法》等必须上墙，通过建章立制，时刻提醒档案工作者要确保档案的安全。例如：制定了《借阅利用制度》，就要在日常借阅利用工作上按制度办事，对于本单位及外来的借阅人员，要实行严格、规范的登记制度，要在专门的阅览室借阅，不能直接进入库房。在利用人员查阅了原件或复印之后，档案员要认真逐件逐页核对，放回原处，确保在借阅的过程中无损坏、无丢失。

2）要在室库设施上夯实基础。库房是档案的“家”，这个家的安全与否直接关系到档案的“生命”。因此，要确保库房的安全，首先要落实好“八防”措施，以防为主，以防为先。什么是“八防”呢？就是的“防盗、防火、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、

防霉”。

3）要制定档案的应急预案。档案安全工作涉及综合档案室、专业档案室、也涵盖各级机关单位、企事业单位，涉及各个领域。因此，档案部门、行政主管部门和各单位要突出重点，兼顾全面，从组织、预案、队伍等多方面做好应对突发事件的准备工作，做到一旦有事，能冲得上、救得下、处置好。

4）要在日常的管理上下功夫。千里之堤，溃于蚁穴。在日常工作上，要抓好数字档案建设，实施重要档案异质异地备份制度。坚持不断开展排查工作，定期对档案库房的安全设施进行检查，以便及时发现、及时消除安全隐患，确保档案始终处于安全的环境中，做到未雨绸缪，防患于未然。

3.3 建设高素质的档案工作者队伍

档案管理是一门专业性很强的工作，这需要建设一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质档案队伍。档案工作者，要秉承“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的原则，要强化档案意识，要不断学习深造，补充提高。

1）各级机关选配好档案管理人员，建立稳定的档案队伍。档案工作其实就是为党和国家“守护历史”，因此要选择政治素质好、思想觉悟高和业务技能熟的同志担任档案管理员。各级机关单位要经常关心和支持档案管理员的工作，为他们提供良好的工作环境，落实相关福利待遇，对工作业绩突出的档案管理员要向组织部门推荐提拔重用，让他们工作上有想头，政治上有奔头，安心本职工作。

2）档案主管部门要加强工作指导，通过举办档案业务培训班、抽调机关档案管理员进行跟班学习或以会代训等形式，组织管理人员学习档案法律法规和业务知识，通过业务学习实行持证上岗，并建立档案管理网络体系，实行动态管理，可以加强档案队伍之间的交流，实行资源共享。

3）档案工作人员要有纯熟的业务。档案工作人员要熟悉馆（室）藏档案资料的情况，不仅要对其内容、成分和特征要如数家珍，还要对它们的存放位置、检索途径等了如指掌。

3.4 完善档案室库设施

要做好档案工作，保护好档案，就必须要有一个配套完善的档案室。根据“三室分离”的原则，要设立阅览室、工作室和库房。为了更好地保护档案，档案室要落实好“八防”措施，要配备电脑、空调、抽湿机、排气扇、复印机、照相机等相关设施，为档案筑起一个安全、舒适的“家”。

3.5 开发与利用档案资源，让档案为民所用

随着以经济建设为中心工作重点的转移，改革开放的深化，社会各方面对档案信息的需求日益迫切，这就要求档案工作必须解放思想，加快开发档案信息资源的步伐，将“死”档案变成“活”的信息，为社会经济文化建设服务。在档案开发利用方面，笔者认为要做好以下几点：

1）做好档案的日常提供利用工作。提供利用工作主要是提供档案资料为社会各单位和人民服务。档案利用工作开展好坏是检查档案工作的最佳尺度。积极主动为查档者提供服务，做好借阅登记，同时把好关，严防档案丢失，确保档案安全、完整。

2）做好编研资料工作。档案编研是将档案资料通过汇编、编述、著作等手段，以一定的成果形式提供给利用者的一种工作，它可以系统、广泛地提供利用服务，也是提高档案工作水平的一种途径，还能保护档案原件，使档案更广泛、更长远地流传。

3）积极发挥档案的社会功能。首先要广开门路，丰富馆（室）藏。其次，搜集档案要注重质量。

4）紧贴党委、政府的中心工作，做好服务。拓展档案馆的社会功能为社会服务是档案工作的根本目的。除了日常开发利用之外，档案馆还可以通过举办展览向社会展示档案内容，开展爱国主义教育，培养人们尊重历史、不忘过去，建设未来的情操。

档案，是承前启后、继往开来的历史文化沉淀。“记录历史、传承文明、服务社会、启迪未来”是档案工作的宗旨，其改革的方向与力度直接关系到档案工作的成效。因此，做好档案行政管理工作，是一项造福人民的伟大事业。

参考文献

[1]王伟华.档案工作概论[M].西安地图出版社，2011.

[2]肖伟玲.档案利用与服务[J].卷宗，2014，000（003）：74-74.

[3]郭莉珠.档案保护技术学教程[M].中国人民大学出版社，2008.

作者简介

谢慧娴（1975-），女，汉族，广东肇庆人，本科，研究方向：档案管理。