陈志辉

摘 要：随着时代发展和科技不断进步，档案也从纸质文件变成了电子档案。目前声像档案的运用已经接近普遍，但是在管理档案的过程中还会发现一些不足。本文针对云时代下的声像档案管理现状进行探讨，提出档案管理中存在的不足，并设立有效的策略。

关键词：云时代;声像档案;档案管理;策略

在科技飞速发展的环境中，办公条件也更上一层楼，机关和各个单位在组织活动中，会产生大量的声像档案。为了使这些档案能够更好地被保护和利用，行政和档案管理部门要切实做到对档案资料的保护。但是目前仍然存在归档不完整、档案管理混乱和档案管理条件、设备差等问题，影响了档案的使用效果，声像档案管理也比档案工作的整体水平低。基于此，进行声像档案管理工作势在必行。

1 声像档案管理简述

1.1 声像档案概念分析

声像档案是指个人、社会组织、国家机构等在各种活动（军事、政治、文化、科学、技术、宗教等）中形成的对国家和社会有价值的影像、声像等档案[1]。声像档案具有多种形式，包括照片、影片、唱片、录音带、录像带等，并辅助文字将记录加以说明，是全宗档案的组成部分之一。

1.2 声像档案的特性

声像档案具有直观性和形象性。它是记录社会中人们活动的声音和图像，反应事物的直观形象，以给人强烈的真实感，这是纸质档案不能代替的。声像档案进一步显示了档案的原始记录性。由于声像档案难以区分原件和复印件，所以在收集和保管时，有较大的困难，这就为档案工作带来了难度。由于声像档案的材料由光感材料和磁性材料构成，所以，其保管方式与纸质档案有很大的区别。声像档案的管理好坏与档案寿命的长短有密不可分的关系。所以，对声像档案科学保护和管理工作要加强，才能增加档案的耐久性。另外声像档案与纸质档案有密切联系，他们可以相互补充、相互印证。例如，召开重要会议和活动时，会产生文字记录、图纸，同时也产生照片、录影带等。所以在保存声像档案和纸质档案时，要科学的对其进行整理，保持他们之间的联系。

2 声像档案管理的现状分析——云时代背景下

2.1 人员及声像设备存在一定不足

随着相关技术的不断发展，各种各样的声像设备逐渐出现，为声像档案工作带来了一定挑战。很多机关、企事业单位配备了多种的硬件设备，但是，在软件的使用上比较匮乏。很多单位在声像设备管理的制度方面不健全，有些单位在使用相关硬件设备时没有按照规定的要求，导致很多设备空缺，无人会操作，硬件设备的作用不能有效的发挥出来。还有的单位将设备闲置，无法充分利用。这会造成在一些重要活动时，不能及时的录制，档案不能完整保存，给后续声像档案的产生和留档埋下了隐患。

摄录人员对声像档案的产生、质量和数量都有决定的作用。很多机关、企事业单位的摄录人员队伍强大且文化程度较高。但是，不乏有兼职人员，且有些人员从事该专业年龄较少或没有经过专业培训。专业工龄短，专业知识技能较低。这就造成声像档案管理不规范。在产生档案和归档时，不能科学地将声像档案完整记录和保存。

2.2 档案管理相对较为混乱

首先，相关声像档案管理制度还不够完善。由于声像档案管理制度不够完善，导致声像档案统一管理十分困难，很大程度上制造了档案管理混乱现象，为声像档案管理质量提升造成不利影响。加之，一部分单位在声像档案管理上缺乏严格的规则，使得声像档案管理随意性比较强，进一步增加了声像档案统一管理的难度。且，一部分单位缺乏相应声像档案统一管理机制，使得现实中声像档案管理很难统一推进。

其次，对于声像档案的保护力度还不够高。声像档案与一般档案相比有很大特殊性，对保护要求较高，一部分管理人员归档不够及时，使得声像档案堆积、滞后甚至丢失等情况时有发生，影响了声像档案管理质量提升。例如，在进行照片归档时，需将照片和底片存放在一起。影像则需要辅助文字说明，如果不能及时完成归档，日后的档案整理工作也相当困难。但是据调查发现，有少数单位仍然没有按照要求归档照片，很多资料（照片和底片）已经丢失或损毁，文字说明更是模糊。很珍贵的资料，由于没有及时归档失去了本身的价值。另外有些单位由于是私人录制，所以珍贵的声像档案保存在录制者家中。但是在档案部门前去提取资料时，录制者不愿交出档案的情况时有发生，这种情况出现与相关人员档案保护意识相对薄弱有很大关系。

再次，各企业单位管理状况不均，声像档案管理水平参差不齐。有很多企业、事业单位没有进行较好的保存工作，声像档案保管的效果并不是很好。声像档案其载體主要为磁带、光盘等，其在保管上对环境的要求有别于纸质档案，其需要恒温、恒湿、防磁等环境，如果环境条件无法满足就会使一些档案照片颜色变黄、褪色，底片黏连，这对声像档案的保存和利用非常不利，甚至会使声像档案损毁流失。

最后，活动声像档案流失较为严重、声像档案馆藏档案匮乏也是当前声像档案管理普遍存在现象之一。很多单位保存档案、照片在个人或科室内部，没有集中统一管理，所以声像档案不齐全，没有档案来源。外加征集措施不得力，一定程度上增加了馆藏不足的问题。再者，通常重要会议或重大活动相应的录像、摄像工作人员众多，很多资料都可以通过报纸或图书查询到，但是档案馆却找不到原始档案。这是由于一个尽管是同一单位参与统一活动，但是没有相对统一的档案管理机制，加之部门人员流动性强，每一个工作人员各自只负责自己区域的工作，档案材料没有协调统一，在活动结束后档案材料流失在所难免;二是档案管理没有从始至终的贯穿到整个活动中，使档案材料流失;三是管理人没有形成有效的管理。资料用过后，下落不明造成档案的流失。

3 档案（声像）管理策略——云时代背景下

3.1 加强宣传，提高声像档案管理意识

档案管理工作涉及部门较多，其不单单是档案管理主管部门的事情，更与立档单位和社会相连，各级领导应更加关注档案管理工作，使档案管理工作可以顺利实施。从笔者这些年的档案管理经验来看，首先，管理部门和新闻单位应具备正向态度，加强宣传力度，使得声像档案管理可以引起社会广泛关注，增强相关工作人员与人民群众的意识，为声像档案管理工作营造一个积极良好的外在环境。其次，相关档案管理部门与立档单位要把握住机遇，积极为档案管理工作服务。相关部门需要结合声像档案管理工作实际情况，充分加强宣传，促进民众意识提升。

3.2 完善并落实档案管理制度

针对声像档案管理工作相对较为混乱的情况，相关管理部门需要进一步完善声像档案管理制度，为管理工作提供指导，促进声像档案管理工作规范性建设。相关管理部门可以积极合作，出台各种各样的档案管理办法，增强声像档案管理工作质量，维护档案管理秩序。例如，《佛山市声像档案管理办法》的出台，为处在其辖区内各档案管理单位档案管理工作开展提供科学参考。同时，各个立档单位也要建立规范的管理制度，强化管理，并根据制定的制度施行，使档案已完整的形式保存下来，严禁声像档案归为己有的个人行径。另外，对档案的日常管理、借阅和利用也应有相应的规范条例。对于永久或长期的声像档案，应定期转交至上级档案馆，落实档案管理制度。另外，档案馆也需要根据实际档案管理情况制定并完善相应配套管理策略，明确各档案管理人员具体职责，促进档案管理工作规范性建设。

3.3 增强监导与培训力度

对于施行规范的单位，要注重对档案管理工作的巩固和提高，在开发和利用上做重点针对工作;对于设备和工作人员较完善，但是档案管理仍有欠缺的单位，应建立制度并按照规范进行管理，加强管理工作和监导工作，促进单位逐步规范化管理;对于问题较多、设备基础较弱的单位，要加大监导力度，注重培训人员的专业技能，提高攝录人员、档案管理人员的专业知识和专业技能，形成良好的声像档案管理氛围，为之后的管理工作打下坚实基础[2]。

3.4 优化声像档案保管方式

在声像档案保管上相关管理人员一定要严格按照档案管理具体要求进行，为声像档案提供一个恒温、恒湿、防火等适宜保管的环境，科学保护声像档案[3]。目前声像档案保存条件普遍低于上述要求，各单位要结合工作要求，提升工作条件，使声像档案可以更好地保存。可以将档案利用声像柜或铁柜单独存放;控制档案室的湿度，远离光线和磁场，尽可能的将声像档案的使用寿命延长。

3.5 以多样的形式疏通收集渠道

目前很多声像档案在收集过程中都会出现流失或损毁的状况，要使其收集完整，就必须使用行政手段和物质手段，增加和丰富收集渠道的范围，各立档单位和档案馆要用多种的方式进行档案资料的收

集[4]。例如，对于上级领导来本地视察检查工作所形成的声像材料，档案管理部门可与当地新闻部门或记者进行沟通，采集多方面的资料，然后进行整合，形成全面的声像档案。

另外，针对地区重大活动或重要会议档案失控、声像档案流失等情况，相关部门委派专门人员进行管理，这样可以使重大活动的声像档案更加及时、完整的进行归档。在工作中统一管理，为各部门日后对声像档案的利用提供方便。

4 总结

目前云时代环境下，声像档案的保存更加简单和方便，有些单位可以利用数据录像的形式，将档案的资料直接上传至档案数据库。但对于之前影像资料的管理，档案管理部门要加强重视，制定管理办法，加强监督，注重对管理人员的业务培训，结合实际情况力求将声像档案妥善保管，实现声像档案的价值。

参考文献

[1]罗裕文.云时代声像档案管理的现状及实施策略[J].环球市场，2018，000（028）：275-275.

[2]周成龙.云时代背景下声像档案管理的现状及措施[J].兰台世界，2018，000（0z2）：18-19.

[3]孙洁.云时代下声像档案管理的具体措施[J].城建档案，2019，000（004）：36-37.

[4]何犇.强国建设中档案的作用与实施策略研究[J].山西档案，2017，000（002）：133-135.