宁凤霞

摘要：信息化技术、“互联网+”是近些年大众可以经常听到的新颖词汇，随着我国经济及科技水平的高速发展，信息化技术走进大众视野，已与人们生活工作密切相关，人们的日常生活及工作处处都已经离不开“互联网+”及信息化技术。所谓信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力。信息化时代下，信息化技术与人社局档案管理的结合给人社局办公带来了极大的改变。人社局全称人力资源和社会保障局，是公共管理职能部门，负责促进就业，维护劳动关系稳定和完善社会保障体系，是社会管理和公共服务的职能部门。人社局掌握着国家人民的档案和重要人事信息，是人民群众核心信息的专业大管家，人事档案、大学生毕业档案等全部归为人社局管理。人社局在社会发展中，对人们生活工作尤为重要。

关键词：信息化时代;人社局;档案管理

我国人社局档案管理的含义是收集人民自身及相关的档案信息，并加以整理和保管。我国人口众多，多达14亿，虽然日常的办公中，已经根据不同的地区分设人社局，但依旧改变不了中国人口众多、事物繁琐的事实。信息内容之多、工作量之大导致传统档案管理模式已经不能满足当今人社局档案管理需要。随着信息化技术的深入，人社局档案管理工作开始改革，人社局档案管理开始融合信息化技术。信息化技术与人社局档案管理的融合加快了人社局办公效率，提升了人社局信息管理的安全性、系统性、清晰性。通过信息化技术与档案管理的融合提高人社局档案管理的质量。信息化时代下，通过信息化技术管理人事档案是时代所需。

一、现阶段我国人社局档案管理存在的问题

（一）档案管理模式传统

新时代下，中国经济、科学技术开始迅速发展，“互联网+”及信息化技术已经融入到各行各业，无纸化办公一词跃然纸上。无纸化办公字如其意，办公不再需要纸张，从办公用具到办公文件，全部在计算机上开展。这一想法符和世界的可持续发展理念，被人们所推崇。但是在实际生活中无纸化办公并没有实现。甚至在很多领域纸质办公及纸质办公用品仍扮演者主角的身份，包括当今我国的人力资源和社会保障局的档案管理。信息化技术虽然已经融入人社局档案管理，但纸质文件仍然很多，人事档案，大学生毕业档案，社保、医保等业务档案仍然以纸质文件保管为主[1]。纸质档案管理不同于电子版信息档案管理，纸质版文件全部由人工整理，人工管理不同于机器，机器可以在电量充足的情况下不知疲惫地工作，且很少出错。人工不同，人工难免因为走神、疲惫等其他情况增加工作管理错误。并且人工专注力时间本身有限，即使我们工作能力很强也避免不了出现误差。此外，我们纸质办公和信息化办公的同步管理，也增加了工作量。为保证档案整理保存不出现错误，工作人员就必须仔细审核和检查，以保证纸质档案与电子档案的一致性、对应性。而且档案管理部门办公不止一人，档案在被抽调放回时被多人整理，这也间接增加了查找难度。由此可见，传统的管档案管理模式完全不能满足档案管理的准确性需求。

（二）网络办公技能薄弱

虽然随着信息技术的发展，电脑办公已经成为主流。但人们还是忽视了一点：需要人工操作电脑。在传统的工作体制下，各企事业单位并没有对计算机技术进行要求。现今信息化技术已经全方面普及，但各大单位仍然没有足够重视信息化时代下电脑的操作能力，在办公中主要依托的仍然是传统工作模式。所以对于信息时代的到来，很多工作人员计算机技术根本不达标，计算机技术的生疏会给人们一个错觉，就是计算机技术也没有那么实用，所以在计算機技术上的学习主动性不强[2]。此外，依赖于信息化技术应用计算机办公也没有受到强制要求，所以尽管我们的工作人员计算机技术不成熟也没有足够的培训。这就导致了我们的信息化技术虽然快捷，但是在实际的办公中仍然没有被全面应用。

二、信息化技术与档案管理的融合

（一）改善档案管理工作人员素质

改善工作人员素质可以两个角度进行调整。其一，从人社局在职工作人员角度考虑，我们可以加强计算机技术的培训。培训中我们可以根据工作人员对计算机的掌握程度进行分层培训。将已经熟练掌握办公软件的工作人员分成一组，将初步掌握计算机的工作人员分到一组。现在计算机技术已经普及千家万户，绝大多数工作人员都对计算机技术有一定的掌握，所以我们分成两组即可，不用担心有完全不会电脑操作的。同时对于计算机技术能力较强的工作人员，我们可以安排他作为内部讲师对我们工作人员的计算机技能进行培训。计算机讲师我们也可以从外部聘请，聘请专业人员对我们的工作人员进行培训。在时间安排上我们可以每周拿出一个小时的时间进行培训，或者集中培训。

其二，针对人社局的新鲜血液，为保证信息化时代下，人社局档案管理与信息化技术的高质量融合，以提高工作效率和工作质量，我们在新人招聘上同样要注意人才素质。在招聘中，我们要对应聘人员的办公软件使用的熟练程度上进行要求。根据人社局具体情况，我们也可以招聘计算机能力较强的应聘者，或者直接要求应聘者的专业。这样人社局在信息化时代下才能够实现信息化档案管理办公。

（二）完善档案管理机制

完善管理制度是解决信息化办公的根本，为真能能够保证信息化技术结合档案管理提高我们的工作效率，我们可以规避以往信息化技术应用的不足，完善档案管理机制。在信息化技术引进过渡中，对于工作人员进行合理分工[3]。在工作中，对于计算机技术能力较强的工作人员主要负责计算机操作，进行电子档案的管理。对于计算机能力相对较弱的，负责纸质档案的管理。对于分类能力较强的，可以在档案管理分配中发挥重要力量。在档案管理中，每个人的能力和擅长的内容各有不同，我们便可以根据能力的不同取长补短。

在人社局中，档案管理融融合计算机技术是时代所必需，但是信息化技术同样存在不足，信息化技术依赖于互联网。黑客、木马、病毒是信息化技术今天我们可以经常听到的词语，在整个互联网行业甚至在整个国家，黑客的计算机技术都是过硬的，他们可以利用自己超强的计算机技术改变其他计算机程序。人社局档案是国家人员的基本信息，是机密。在档案管理中，避免数据的丢失和泄露，我们就要在利用计算机技术的同时设置计算机专业技术部门这也是我们信息化时代下人社局档案管理非常急需解决的问题。

（三）档案管理中积极融入信息化技术

档案管理中积极融入信息化技术也是人社局高效档案管理工作的需要。在人社局日常档案管理办公中，若想实现信息化档案管理，首先就要将纸质化文件转换成电子信息文件，我们可以利用先进的科学技术软件，在不需要人为录入的基础上实现纸质文件和电子信息文件转换。

其次，人社局信息极多，跨地区全国信息统一共享同样需要专业化的信息技术平台。专业化的数据平台能够减少人们在跨地区办事中来回跑，浪费时间金钱的情况。但专业化数据平台引进档案管理办公的同时，我们在日常的应用中也应定期进行系统维护，以避免数据丢失。

最后，纸质文件向电子信息化文件转换以及专业化数据的平台的应用都离不开更专业的信息化技术，这就需要我们在应用新软件平台时进行专业学习。我们可以在引进专业化平台和技术软件时请合作方对员工进行培训，同时安排自己的技术部门专门负责信息技术相关工作，包括软件、平台的使用、维护、升级、优化等[4]。总之，在人社档案管理中应用信息化技术，就必须保证我们的工作人员真正地能够熟练掌握信息化办公，让信息化技术名副其实的帮助我们提高档案管理的效率和质量。

三、信息化档案管理的意义

信息化技术的今天，各行各业发展迅速，任何一个组织和部门都不能停滞不前，人社局也是一样，人力资源和社会保障局本身就是为人民服务的政府机关部门，更要跟上时代的步伐，跟上人民的脚步，全方位全面化为人民服务。在人社局档案管理中融入信息化技术，高效利用先进技术和高水平信息化技术平台，构建精准数据管理及档案管理，实现现代化办公。对于人社局档案管理意义非凡，信息化技術办公减小了办公失误，提高了办公效率。

四、结语

本文从现阶段我国人社局档案管理存在的问题，信息化技术与档案管理的融合以及人力资源和社会保障局信息化档案管理的意义三大方面对信息化时代下人社局档案管理进行了简要的探析。在信息化技术高速发展的时代下，信息化技术与人社局档案管理的融合无疑为我们人力资源和社会保障局的办公插上翱翔的翅膀，加快了人社局现代化办公的进程。对于我国人社局来说，档案信息的采集和管理是其快速适应高效办公的基础。因此，科学改善档案管理工作势在必行。为保障人社局在未来的发展中健康前行，在档案管理中应用信息化技术就是信息化时代下人社局最好的档案管理办法。

参考文献：

[1]丁春玲.信息化时代下人社局档案管理探析[J].明日，2018（25）：42-42.

[2]程伟.信息化时代下人力资源和社会保障局档案管理措施[J].丝路视野，2018（25）：51-51.

[3]薛克凤.浅谈信息化时代下人力资源和社会保障局档案管理[J].现代经济信息，2018（1）：86.

[4]张永梅.探讨信息化时代人力资源和社会保障监察档案管理[J].卷宗，2019，9（4）：5.