徐一铭

摘 要：基层机关单位组织的档案记录了整体结构发展的历程面貌，是促进基层单位发展的重要基础和必要条件，也是国家档案的重要组成部分。本文首先针对当前基层机关档案工作的现状与问题进行了分析，随后详细研究做好工作的思考对策。

关键词：基层机关;档案工作;策略思考

在历史的演进中，文字是人类进入文明社会的重要标志。而档案作为文字的承载者，是我国经济社会发展的关键记录者。进入新世纪后，我国经济社会的快速发展进一步深化和加强了政治体制进步。这种快速革新变化给档案工作带来许多新的挑战。基层机关组织的档案工作需要适应新形势，应对新挑战，着重关注档案工作的细节，提升记录效率。本研究将当前基层机关档案的现状和问题作为研究基础，提出相关的工作策略与方法。

1 当前基层机关档案工作的现状与问题

1）监管局面混乱。在传统的档案工作系统中，由于其本身的单一性，与其他技术含量高的项目相比容易被忽视。例如，在部分基层机关办公室工作人员往往身兼多职，导致对档案工作的重视程度不足。又比如多数基层机关将档案工作仅交由一位工作人员进行，同时相关的管理制度较为薄弱，进而导致工作效率过低，容易出错等问题。对于基层机关档案的工作管理，由于一直没有明确的政策限制，导致出现有些档案由管理处管理、有些由人力资源部门监管、有些又由党政部门下属单位监管，引起管理混乱局面的产生，使正常档案工作难以有效地开展[1]。

2）档案工作业务管理复杂。随着我国经济的不断发展，经济技术开发区、高新技术开发区、三资合营企业、股份制公司等多种制度的出现，导致管理难度大幅提升。基层机关的档案馆工作没有确切的规章制度，引起工作结构混乱，也增加了管理的复杂性，为日常项目推进带来了许多困难。从事档案工作的基层人员难以找到最佳的档案管理方法，无法提高整体效率，陷入了负面循环反馈的过程中。

3）工作人员态度不到位。得益于科技的不断进步和社会的发展，人民群众对法制的了解逐步上升。但是，由于档案工作受重视的程度较低，没有相应的管理法规，导致部分从事档案管理的官员法制观念不强，执法和调查活动少。在工作中偏向业务活动，而忽视法制建设，具有权利琐碎的消极心态和思想观念。在工作中畏手畏脚，害怕损伤自身利益，导致档案工作无法顺利进行。同时，基层机关的档案工作不到位，管理条例不健全，人员流动性大，也是造成档案工作不能高效合理地完成的重要因素。

4）思维流程僵化。从我国目前的情况进行观察，从事基层机关档案工作的人员的思想还没有完全从计划经济体制中彻底解放，进而导致档案工作人员思想保守、观念陈旧，工作态度不积极，缺乏新思维、新观念和新方法[2]。因此，档案工作难以取得新的成绩。同时，部分工作人员的知识水平相对较低，专业技能不能完全适应新形势的要求，由于学习吸收能力的巨大差异，导致许多从事档案工作的基层机关人员存在较高的发展不平衡现象，引起普遍态度消极的局面。负责任的员工逐渐被周围气氛感染而变得犹豫不决，丧失积极性，这些因素极大地阻碍了我国基层机关档案工作的顺利开展。

2 做好基层机关档案工作的思考对策

1）加强思想建设工作。基层机关工作人员需要明确档案工作的职能，对其给予高度重视。机关管理人员需要在档案管理、人员思想建设等方面继续发挥重要作用，加强其对工作的认识提高，激发主观能动性，促进和鼓励各部门的内心责任感，从而顺利开展档案工作。对人员的思想建设工作中需要利用一切机会和时机，提高其对档案工作的作用认识，并要求他们工作完成后及时通知档案管理员，将利用情况及时通报，从而提高工作效率[3]。基层机关可以定期组织研讨会，深入分析档案历史，使单位全体职工充分认识档案的重要性，完善档案的收集、管理、利用流程。

2）规范化管理。基层机关单位可以成立档案工作小组，确保档案的统一管理。各单位需要将档案工作列入企业重要议事日程，形成管理网络，明确分工，狠抓落实。实行职业责任制，明确工作管理区域，并设置严格奖惩制度，最大限度地调动档案人员的积极性。同时，管理人员可以进行年度考核，制定相应的考核指标，定期对档案工作进行检查，确保基层机关档案规范化管理能够顺利实施。为了实施科学化、规范化的管理，基层机关单位必须建立符合实际的档案管理制度。管理层可以通过建立健全岗位责任制、目标责任制和评价制度等，推进机构档案规范化管理，并提出統一的文件保管要求。特别是要明确文件处理的实际范围，切实提高机关档案管理水平。通过严格实行档案保管和利用制度，禁止任何个人将档案据为己有。不同类别、不同机构的档案要统一全面归集，例如单位会议记录、人事任免、重要工作文件等，关键档案需要进行归档保存。单位数据和业务档案的电子文件、照片、录音、录像等证明材料需要做到全部收集，不丢失、不损坏。档案工作人员需要及时接收上交的文件材料，并做好交接手续。对收集到的文件材料要迅速进行分类编目，并录入档案信息管理系统[4]。

3）加强队伍建设。大多数基层档案工作者对所在单位比较熟悉，而对档案知识的了解却相对有限。基层机关管理人员需要加强队伍的培训和指导，对新加入的成员进行简单培训，定期组织档案工作管理会议，帮助人员掌握专业知识和技能。将档案标准和惯例制作成表格张贴在办公室，从而提高管理效率。基层机关还可以利用计算机档案信息系统，提高管理的质量，并注重培养档案工作者的信息化技能，要求他们互相取长补短，共同提高。档案工作人员在离岗前也要保证好工作的连续性，帮助新进人员学习如何做好档案部门的工作，妥善完成工作交接。

4）关注档案保管安全。档案管理设施应根据基层机关建设发展的要求，结合经济、实用、安全的原则进行整体规划。档案工作室的设计应充分满足空间需求，保证功能齐全、布局合理、保管安全、使用方便。管理人员应配备符合要求且功能完善的档案保护和安全专业设备，从而将档案工作有效按照标准完成。同时，管理层还需要致力于优先采取预防措施，处理档案管理中的风险因素，以确保其安全储存。

5）完善法制观念。由于档案法律制度的不健全，很多犯罪分子利用法律漏洞，危害国家财产和安全。因此，基层机关单位主管部门应在档案法的框架内加大宣传力度，让工作人员了解档案不是一种简易工作，帮助他们深入理解档案的重要性。有关部门也应积极配合基层人员的工作，使其认识到发生错误的法律后果。如果发生档案工作问题，管理层需要协调并积极争取对人员的支持和理解，帮助完善档案制度，解决出现的问题。为了给档案工作员工创造良好工作环境，基层机关管理人员应该建立适合自身业务或部门的档案管理制度，并注重其内容需要符合相关的法律法规。对违反档案法的案件要严肃处理，绝不留情。同时，各工作人员需要提高对档案工作的认识，建立相应的执法责任，确保档案工作得到妥善管理。

3 结束语

综上所述，在基层机关的档案工作当中需要注意大量的细节，防止出现管理问题。管理人员需要注意当前工作中存在的问题，采取多种措施解决并加强档案工作的处理，为国家行政工作的革新做出贡献。

参考文献

[1]谷洪涛.做好基层机关单位档案工作的几点思考[J].兰台内外，2019（33）.

[2]汪畅.做好基层水管单位档案工作的几点思考[J].科技资讯，2014，12（020）：182-182.

[3]于蔷.新时期做好机关事业单位人事档案管理工作的思考[J].消费导刊，2018，000（047）：160.

[4]张妍.关于做好国有企业基层单位档案管理工作的思考[J].山西青年，2017，000（024）：P.78-79.