摘 要：档案作为信息资源的重要载体，对推动社会、企事业单位发展有着重要参考意义。档案当中包含着许多有价值信息，只有充分利用档案信息才能够提高发挥档案价值，这就要全方位考虑如何加强档案管理利用，实现档案价值的最大化。基于此，本文首先提出档案管理利用的形式，进而探究新形势下加强档案管理的几点策略。

关键词：档案;管理利用;形式;策略

虽然信息资源并非以物质形式存在，但可以真实反映物质存在形式和属性。信息资源存在离不开物质，而电子信息传输也要有介质和载体。档案作为信息数据的重要载体，并且具有很强的权威性、真实性，是相应事物的表征。特别是在新形势下，信息技术发展也让档案内容、形式更加多元化，除了传统的纸质档案，还包括视频档案、声音档案、电子文字档案等多样形式。而档案作为信息数据的载体，但其最大价值是借鉴和参考，否则档案也丧失了自身的意义和价值，这就需不断加强档案管理利用工作，积极挖掘档案信息中的内在价值，更好的推动客观事物发展。

1 新形式下档案管理利用的现状与问题

21世纪人们正式进入了计算机时代，各个工作领域都在朝向信息化方向发展，这也成为各个领域发展的新形势。特别是在“互联

网+”快速发展的背景下，“互联网+”已经成为各个领域发展的重要趋势。新时期，档案管理已经逐渐转向了“互联网+档案”的形式，电子档案已经成为当代人档案管理利用的新形式。电子档案是以计算机、云端作为信息载体，可以借助互联网获取档案信息。在电子档案管理利用中，可以凭借大数据、数据挖掘技术，找出相关联、相类似的档案信息，从而对原档案内容进行深化和延伸，提升档案资料价值，完善档案信息体系[1]。电子档案管理利用更加便捷，通常是在管理平台登录账户，借助检索模块快速查找信息，通过打印、下载等方式获取档案数据，从而实现档案信息的利用，实际操作非常便捷。但电子档案的载体是网络、计算机，新形势也带来了新的问题，其主要表现在：1）新型信息技术的大量出现，很多档案管理人员盲目掌握新的管理技术、思维，忽视了基础工作的重要性，导致基础工作不到位，影响档案信息的后期利用。2）新形势下也给档案管理人员提出了更高要求，部分档案管理人员无法适应新形势的变化，固守传统的档案管理方法，对新技术、新方法掌握不到位，无法满足档案管理利用要求。3）档案利用人员无法充分利用新技术带来的便利性，更加注重档案内容的使用，忽略了档案价值的挖掘。4）新形势也衍生出了新的档案管理利用平台，有些部门虽然采用了信息管理平臺，但功能欠缺，更多是将纸质档案内容搬到计算机中，无法充分发挥信息化管理平台的价值。

2 新形势下加强档案管理利用的几点措施

1）做好基础工作是前提。档案基本性质是可信性、可靠性，因此必须要保证档案信息的真实性，否则档案会丧失其利用价值。因此，做好档案管理利用基础工作是前提。从档案工作内容上划分，主要分为档案管理和档案利用两个方面。档案管理工作主要有鉴别、收集、整理、统计、存储等工作环节;档案利用是发挥档案价值的核心环节，必须要在保证基础管理工作质量的基础上再挖掘价值。档案文件融合了事物某个阶段的发展过程，想要判定档案信息是否存在价值，主要是判定档案是否具备再利用价值。可以说，档案管理与档案利用二者相辅相成、相互制约，必须要保证档案基础工作质量，才能够开展后续工作。

2）加强档案管理人员队伍建设。作为一名档案管理人员，必须要具备职业道德、认识到档案管理工作价值、遵守档案管理法律法规，不得出现违法违纪的现象。同时，要不断提高档案管理人员的综合素养，具备多元化的知识结构。特别是在新形势下，电子档案是档案管理利用的主要对象，这就要求档案管理人员同时掌握档案管理能力、计算机操作能力。特别是要熟练掌握现代化档案管理软件操作技术，可以在档案管理平台中收集、整理、分类、存储、利用电子档案，并从中挖掘电子当中所蕴藏的价值信息，提供高质量的档案服务[2]。当然，档案资源开发与利用还离不开市场经济发展的大环境，需要档案管理人员树立新意识、新理念，打破传统档案管理工作思维的束缚，做好可公开档案信息分享，进一步发挥档案资源价值，在档案信息服务意识的引导下，对档案服务形式进行创新，主动为他人提供档案服务。因此，档案管理人员还要不断丰富服务形式、提高服务意识、完善服务技能，这样才能够成为一名新时期合格的档案管理人员。在档案管理利用中，要进一步完善档案咨询服务，结合用户提出的实际要求，通过管理平台中文摘、检索功能模块快速定位档案信息，针对性提供档案信息服务，帮助用户尽快解决问题。除了传统的电话、信件、口头咨询方法外，还要借助互联网进行网络预定、档案预约、email传输、信息自主查询等服务，保证档案服务的多元化，提高人们的档案价值挖掘意识，提高档案资源利用率。

3）提升档案信息利用者综合能力。档案资源利用者是档案管理服务的重点对象，而如何更好的利用档案信息是需要重点考虑的问题。因此，要根据档案利用者的类型、特征、心理、影响等因素，针对性开展档案资源服务工作。如每个项目开展需要查询档案进行信息对比，而信息对比更多是快速通过档案数据对比分析，所以要采用数字化档案，通过检索模块快速查找档案，通过手机传输或传真传输，快速获得档案数据，完成信息比对[3]。同时，强化档案利用者的专业能力也十分重要，否则难以查询到档案信息中的隐藏价值。档案管理也要逐渐丰富馆藏信息、完善检索工具，利用者通过正确表达对档案信息的需求，借助互联网与管理人员保持沟通，这样有助于及时找出所需的档案信息。利用者在得到档案信息之后，要对档案资源深度挖掘，找出档案信息中的规律、方法、措施，这样才能够提高档案的利用率和价值。

4）构建现代化档案管理平台，新形势下，档案信息管理与利用必须要依托于完善的档案管理平台，在不断加强档案信息化技术应用同时，也要不断更新、完善整个管理平台的功能。确保档案信息获取的真实性、精准性基础上，进一步挖掘档案隐藏价值信息。第一，要制定纸质档案和电子档案管理利用的规则与标准，明确哪些档案信息可以公开、哪些档案信息不得公开，这样才能够避免隐私信息被泄露，为进一步加强档案信息共享提供先决条件。第二，融合多媒体技术、通信技术，将可公开的馆藏档案信息制作成电子档案，借助网络平台公开这些电子档案信息，对档案信息二次开发。对于在大数据挖掘中有存储价值的档案文件，要存储到数据库前要标注“非本单位档案”，避免本单位档案和网络档案文件混淆[4]。第三，针对图片档案、视频档案等新型档案，要增加图像编辑、音视频剪辑、自动摘录、目录自动生成等功能，进一步提高档案服务质量和开发效率，可以针对用户的实际需求及时更新服务功能，从而提升档案管理利用的综合效益，实现更高的档案价值。

3 结束语

综上所述，档案管理与利用工作对社会、企事业单位发展有着重要作用，这就需要结合新时期档案事业发展形势，针对性开展当档案管理利用工作，在能够做好基础工作的前提下，提高管理者、利用者的综合能力，不断完善档案信息管理平台的功能和服务质量，从而更好的开发档案资源、发挥档案价值。

参考文献

[1]宋海燕.关于加强新形势下档案管理工作的思考[J].卷宗，2017（33）：222-223.

[2]丰呈龙.新形势下做好部队档案工作的几点思考[J].当代教育实践与教学研究：电子刊，2018（9）：100-102.

[3]王娟.在新形势下企业加强档案管理的几点思考[J].办公室业务，2017，（18）：123-124.

[4]陈丽娟.浅谈新时期人事档案管理信息化建设的几点思考[J].当代旅游，2018，（10）：122-123.

作者简介

晁艳（1976-），女，山东枣庄人，枣庄市政务服务中心，研究方向：档案管理。