游万军

摘 要：以国内中石化单位为例，在合同管理中详尽的介绍了该单位的信息化手段，重点表明了对合同审查、合同查询、合同执行等过程的监管和管控的规范性、合理性，以及合同信息化管理制度的成立、专业人才的必须性。

关键词：合同信息化;管理制度;IT 技术

在当代企业的生产经营管理活动中，每个相关流程都和合同有密切的联系。合同管理模式的专业化、标准化和细致化是企业经济速度效率与风险管理控制的保证。目前，IT 技术的发展已经对合同管理提到了更高的诉求。正文分别从合同评估、合同查询、合同执行过程监管和合同管理团队等方面论述了合同信息化管理模式。

一、合同评审

起草项目合同后，必须经过企业有关部门进行审查。最初，由承办人复制了多份合同的初稿，将草稿分别发给审核人员。这种以往的合同管理方式需要派人盯着，而且受到许多不确定因素的影响，核查周期长，属性差，增加管理成本。目前，该公司建立了企业信息化。管理系统、合同管理模块是该系统的核心之一，这充足的表现出该公司在对待合同管理方面的重中之重。在该系统中，合同审查过程是由申请人审查 - 公司相关部门（专家） 审查 - 汇总审查意见 - 合同初稿修改 - 合同最终版确定 - 准备合同签订。前半期合同审查过程实行网上操作，各审查部门（专家）在网上收到审查通知，将审查意见提交到申请人的流程界面，以此类推。这个新的合同审查模式减少了信息传递时间，减少了人工花费，而且通过网上审查强化了部门对于合同内容的理解和重要性的提高，使合同更加具体，提升了审查公平性，提高了合同审查效率。

二、合同查询

公司在经营过程中需要经常查找合同内容，要查找纸质版合同，要到档案保管部门进行人力查找，既费时又费力，而且每份合同每次只能借阅一次，合同的用途效果较低。借阅后合同可能不能及时被还回，很容易被破坏，被弄丢，不利于保管。不能设置查阅合同人员的阅读权限，合同安全性较低。

企业信息化管理系统在每个合同中部置了格式编码，每份合同的编号作为该合同系统中的“身份证”，是合同查找的唯一身份码。记录到系统时，管理人员无论什么时间什么地点，根据合同号登录系统，在符合条件的互联网环境中，只要接入信息化管理系统并输入合同编号，该合同的主要部分即会出现在查询者的面对面处，信息准确。如果想要查看完整的合同内容，必须通过下一步操作来查看合同中涉及内容，这种统一平台“初查询方式”实现了移动办公，实现了大量信息共享、数据统计便利等，实现了高效益的合同管理模式。

三、建立、健全合同信息化管理制度

信息化系统是一种平台也是使用工具，使用效果如何主要在于基础资料制作得有多好，各种管理是否已经如愿以偿，其重点在于是否有效率的、健全的管理办法。合同管理信息化一个是复杂的工程，时间长，相关领域设计较多，多个部门协作且数据较大。在调查研究、方案研究、实施、网上测试和线上相关资料的保存等工作上，需要不同部门、不同工作人员的协助，每个模块都有很多未知数，所以不是任何一个部门或者一个专业就能轻松解决的。因此，企业信息化建设及使它变成高效率管理管控方法， 从思想上要有新高度，特别是企业的高管的助力，强烈支持其参与其中，协助和促进职能部门的积极加入，并推出系统的管理制度。支持信息化管理的制定的安全实施，这样才会使合同信息化管理平台发展出应该具有的水平，实现提升企业管理水平的目的。

四、合同执行过程监管

在合同执行过程中，会出现很多不确定的因素，会给合同的执行带来很多的风险。过去的合同管理方法主要是依靠人工沟通，但是这种方法具有很多的缺点。例如，有可能会出现由于信息没有传达到位而导致信息的不对称或者是问题不能够及时解决等。这些问题都会使得合同执行过程中产生很多问题，给合同双方都带来不愉快的感受，因此，不能够仅依靠人工沟通进行合同管理。随着现代化企业的发展，过去的合同管理方法已经无法适用，需要进一步得到改善才能够满足需求。

在合同执行过程中经常会出现一种情况，合同金额只能作为一种预算，但是在实际的执行情况中会出现变化，因此，项目的结算金额与原合同的金额不一致。在过去，只有项目经理才有权利了解到变更的情况，其他部门都不能够及时知晓。这会导致很多部门的信息和数据都产生误差，无法对数据进行一个准确的分析，上交给管理层的各类的统计报表也都不能确保数据的真实和完整。这种情况也会导致管理层无法对实际情况有一个正确的认识，甚至有可能会导致做出错误的决策。假如一份合同由于信息的传达不到位，在各个部门的文件上合同金额都不同，在业务活动过程中客户得到的信息就有误差，会让客户对企业的诚信产生怀疑，也可能会导致企业的竞争力降低，影响了企业的声誉。这是企业在管理过程中出现的纰漏，企业必须进行改进。因此，合同需要进行信息化管控，可以帮助合同金额变更过程能够及时传达到各个部门，以及使数据更加精准。第一，项目经理需要完善合同金额变更的流程。如果有项目的结算金额与合同的金额不同，需要对合同金额进行变更，首先要在系统里面上传金额变更的材料、原因等作为依据，有关部门根据所提供的材料进行审批，审核通过后再传达给相关部门，在系统内进行更改。与此同时系统会及时的将更改后的合同金额传达到各个部门，变更合同金额都是公开透明的，而不是只有项目经理了解。将合同金额通知及时推送到各个部门能够保证信息能够及时传达，避免了很多问题，也不会出现各个部门所掌握的合同金额是不同的情况。企业需要善于利用信息化技术，可以弥补管理制度上的漏洞，使企业管理更加规范。第二，利用信息化系统可以积累大量的不同数据和分析各类指标，企业通过制定各种规章制度等手段进一步规范合同执行的过程，使偏差不断地缩小，管理更加细致。

五、打造高素质的合同管理队伍

合同管理不只是需要制度去规范，更重要的是需要优秀的合同管理团队。因此需要对管理人员进行培训，增强他们的业务能力，提高他们的管理水平以及锻炼他们在工作过程中需要具备的技能。在进行信息化管理之前，合同管理人员不了解信息化相关知识，IT 工程师对合同管理工作没有什么接触，两者之间没有什么业务领域的重叠。但是在信息化开始推进时，管理人员与 IT 工程师已经建立了一定的沟通和联系。管理人员需要向 IT 工程师说明合同管理的一系列流程等，提出 IT 需求，IT 工程师根据管理人员在线下的合同管理工作所需工作模式、流程等，将逻辑关系进行梳理，再通过运用技术手段进行创建信息化管理平台。在相互交流的过程中，两者的关系更加密切，合同管理人员也更加明白自己的工作在合同管理模块中的作用。管理人员再通过进行培训学习，深入了解自己的工作流程，熟练掌握各种操作，能够更加有效的对合同进行管理。在企业实现信息化合同管理过程中，管理人员在其中起到至关重要的作用，因此，综合素质优异的合同管理队伍才能够使合同管理信息化实施落实到位。

【结束语】目前社会是知识时代，随着社会的发展，为了保证企业在市场上的核心竞争力，引入了“信息化 + 管理”形式。在当前社会的合同管理中运用新颖理念，依靠信息化平台，提高合同管理的正确性和高效性。虽然合同信息化管理是积累的过程，但这种管理变革为传统企业带来了新的活力，是当代企业实现高端产业链转变实现飞跃发展的必然趋势。

参考文献：

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