阿亮

摘要：档案工作繁琐枯燥，但对工作的开展却极为重要，所以这就要求档案工作必须规范化、标准化。在改革开放和现代化事业蓬勃发展的今天，档案工作情况发生了很大的变化，档案工作要适应新形势，敢于突破那些與时代发展不适应的工作理念和工作模式，使档案工作具有新的活力和价值。

关键词：档案管理;规范化;标准化;文书

档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。在实际工作中，要把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

1.建立完善且符合实际的档案管理制度

档案种类繁多，形式各异，有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案，要实行规范的管理，就必须建立切合实际的档案管理制度。档案管理首先要加强硬件的建设，存放档案必须有专门库房，并设有专柜便于查找，做到科学管理，排列整齐，并健全检索工具。库房要经常通风，做到整洁卫生，库房内不准吸烟，以免发生火灾，做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光，以确保安全和延长档案寿命。其次，建立档案工作网络，由领导负责包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，对档案管理进行督促指导。应该指定专人管理文书档案和业务档案，档案室人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，以便对各科的业务档案提出统一的立卷要求，促使业务科室在工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料，能够及时立卷和定期向档案室归档。归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理，立卷、案卷标题简明确切，便于保管和利用。最后要严格有关的档案借阅手续，杜绝档案乱借乱发，防止分散流失。

2.公文的制发的规范化是档案工作的规范化和标准化的基础

公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也决定了日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。提高公文质量，一是公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，这有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施。

3.做好文书以及电子文件的处理工作

工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，以实现档案工作的规范化、标准化。在现今的网络工作环境下，电子文件也属于档案的一部分，由于电子文件与传统纸质文件有很大的差别，电子文件通常以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。所以在选择软磁盘时一定要把住它的质量关，软磁盘的质量直接关系到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到1年，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。在保存方面，要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，因为潮湿会使光盘片基霉变，所以环境空气相对湿度应该控制在40%～65%，温度应该控制在14～24℃。

4.档案人员的时代意识是推进档案标准化、规范化的关键

在档案管理工作中应用计算机技术，必须建立在标准化、规范化的基础之上。档案管理的目的是为了利用，实现档案为经济建设服务的大目标。只有通过网络工程，使本部门、本单位的档案信息资源成为全社会共享的信息资源，才能真正实现这一目标。这就要求档案指导部门制定统一的标准及规范，从选购档案管理软件、制定数据录入统一标准等方面加以规范，以便于数据的移交与接收、档案信息的检索与利用。另一方面，应用计算机管理档案的标准化、规范化，还必须建立在档案的立卷归档及其管理的标准化、规范化的基础上。因此，从档案管理现代化的要求出发，必须制定相关的业务标准，规范管理，为数据的采集和录入奠定基础。档案人员要以贯彻实施档案信息化标准和规章制度为手段，逐步规范、统一档案信息化建设，为档案信息资源共享和安全提供保障。要使档案信息在市场环境下找准位置、发挥实效是信息价值竞争的重要措施，实现这一目的的条件就是档案人员要有积极采用现代化手段开展档案服务工作的意识，更新知识，努力学习现代化设备的实践技术，以应用多媒体技术、网络技术等现代化信息技术实现档案信息资源检索和利用自动化、在线化为重点的档案信息资源开发利用系统建设;以计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络化技术知识培训教育为重点培养档案信息化人才队伍，推进档案工作的进程，努力使档案信息化建设成为现代化信息化的重要组成部分。

（1）提高档案工作的标准化程度。档案工作现代化的基础是标准化。计算机在档案管理应用中涉及的每个问题，如数据著录、设备兼容、应用软件推广、信息联网等都需要一系列的标准才能解决。在标准化的基础上大力推进计算机应用的社会服务，这是档案部门获得高质量技术支持和减少人力、物力投入的最有效的途径。

（2）加快在档案工作者中的计算机知识普及。尽快使计算机文化成为每个档案工作者必须具备的基本职业技能，解决电子文件归档和电子档案的长期保存问题。电子文件的归档问题应引起更多的注意。加紧制定有关的国家标准或行业标准。电子文件生成的数量已很惊人，而其与纸质文件的区别又很大，目前多数档案工作者对其特性还很陌生，这不能不说是很大的隐患。国家档案局已经成立了电子文件归档问题领导小组，并由专门的课题组研究解决有关的问题。虽然已在问题分析和标准制定上有了一些初步进展，但离真正解决这个问题还很远。针对这个问题必须在如下几方面努力：①进一步研究各类电子文件的特性，对从生成机制到归档保存的一系列环节进行剖析，在此基础上从档案管理角度提出确保其真实性、原始性、安全性等方面的技术措施。②与电子文件的形成部门主动配合，共同制定相关标准，并严格执行。由于电子文件的管理工作跨部门、跨行业，因此标准化涉及的种类多、范围广，其必要性和工作难度都将大大超过纸质文件，应引起足够的重视。③提前为电子文件归档后形成的电子档案的管理提出要求，解决逻辑归档的安全性、物理归档的载体选择、设备更新快与电子档案载体长久保存之间的矛盾等问题。

5.结论与认识

科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理的新局面。科学、规范、标准的档案管理可以不提升一个单位的管理水平，而且能实现档案管理工作的自身价值，更可以为经济发展和社会进步作出应有的贡献。

参考文献：

[1]傅文丽;如何推进档案工作规范化标准化[J];办公室业务;2013年21期

[2]李丽;唐丽凤;浅议推进档案工作规范化标准化管理[J];兰台世界;2014年S2期