江沁玉

摘 要：办公室是事业单位内部非常重要的办事机构，具有综合性强以及覆盖全面的特点，有助于推动我国事业单位的改革。本文对当前事业单位办公室管理职能在行使时存在的问题及形成原因进行了分析，在此基础上从明确管理职能、完善规章制度、加强员工培训以及加强预算管理这四方面入手，提出了具体的优化措施，以期有所幫助。

关键词：事业单位;办公室管理职能;优化

事业单位办公室的管理职能有宏观和微观之分，宏观职能有调研、执行以及参谋等;微观职能有起草文书、业务接待以及公文处理等。办公室能够帮助事业单位协调内外关系、作出正确决策等，起到承上启下的枢纽作用。当前如何有效推动事业单位改革是我国亟待解决的难题，办公室作为事业单位的重要部门应积极改革创新，优化管理职能，从而提供更优质的服务。

一、事业单位办公室管理中存在的问题

（一）事业单位办公室内管理职能不清晰

事业单位办公室内不能对自身的管理职能有清晰准确的认知是影响管理职能有效发挥的主要原因之一。我国事业单位的办公室有着辅助领导决策、协调内外关系、健全规章制度以及日常事务管理等管理职能，日常事务管理仅是办公室所有管理职能中的一部分，并不是全部。然而不少事业单位办公室就将日常事务管理当成最主要的职能，其工作人员往往会将注意力放在解决各种杂乱琐碎的事务性工作中，而对于决策辅助问题以及人力资源管理稳定等明显没有相应的重视，把办公室变成了只做后勤保障的存在，严重影响了事业单位办公室的管理效率和工作质量。

（二）事业单位办公室内规章制度不健全

我国相较于国外发达国家办公室管理理论的探索研究起步，当国外的一些发达国家的办公室已经拥有比较完善的管理理论以及比较健全的规章制度后，开始了较为科学化的管理时，我国还处在研究初步开始阶段，还未形成相对独立的较完备的理论体系，办公室管理非常滞后，国内事业单位办公室在实际管理时只能参考借鉴国外发达国家的办公室管理的理论知识以及实践经验，与国内实际情况有很大出入。我国事业单位办公室在经过不断地研究探索已经取得了很大的进步，但是还存在着内部规章制度不健全的问题：1.缺乏激励机制会给工作人员的积极性带来消极影响;2.缺乏培训制度会使工作人员管理理念陈旧以及管理方式滞后，3.缺乏管理制度流程会使工作人员的办事效率降低。这些会导致出现工作效率低、办事程序不规范的问题，会在一定程度上影响事业单位的声誉。

（三）事业单位办公室内工作人员综合素质不高

办公室的工作人员疲于处理较为繁多的事务性工作，难以抽出时间去主动学习政治理论、专业技能以及管理知识等，这就会致使部分工作人员的综合素质不高，在对国家的政治方针及决策部署等无法做到完全领会准确把握。他们在日常生活中还非常容易受到金钱至上等不良思想的影响，做出贪污腐败的事。在工作中还存在不端正态度、缺乏服务意识以及专业能力低的问题，妨碍了办公室管理职能的有效发挥。另外，一些工作人员因为年龄较大、接受能力差等因素的限制，导致在培训时难以有效吸先进的知识与技能，出现不会操作自动化的办公设备的情况，导致自动化办公能力不达标。

二、事业单位办公室管理职能的优化措施

（一）明确管理职能

事业单位办公室是具有重要管理职能、要求协同工作的办事机构。办公室的作用以及地位会随着事业单位的深入改革变得更加重要。事业单位工作人员提高对办公室的重视是办公室有效发挥管理职能的前提和基础。各事业单位需提高对办公室的认识，结合时代的发展和实际情况，将办公室的具体职能明确出来并理清职能关系，使办公室的建章立制等宏观职能和日常事务管理等微观职能都能充分发挥出来。重视对办公室的调研工作，为事业单位改革与决策提供强有力的支撑。与此同时，还需充分考虑新形势，将办公室的业务范围更加具体明确，制定清晰的工作目标，实现人力等资源的合理配置。办公室在实行协调关系职能时，需要做好沟通工作，保持良好的形象，防止职能出现异化，保障管理职能的正常实现。

（二）完善规章制度

事业单位的规章制度是要求内部的工作人员必须一同遵守的办事规则和行为准则，起到规范个人行为的作用。办公室内完善合理的工作规章制度时做好有关工作的基础。我国当前的办公室管理规章制度还有很多不足，各事业单位可参考借鉴国外先进的办公室制度，再与自身的办公室具体情况相结合并加以实践，在此基础上制定出适合本单位办公室的规章制度，优化办公室管理职能。完善规章制度可以从以下四方面入手：

1.结合岗位实际责任制定明确的办公室职责目标，做到每个工作环节都有规章制度作为依据。如必须制定办公室各岗位的办事规范以及行为准则，将岗位的责任制度加以完善，规范有公章使用规范以及办公室财务管理规范等，准则有公文管理细则等。这样将办公室的每项工作的责任都明确下来，明晰权力与责任，便于追查责任人。

2.结合新形势不断完善创新办公室制度，保障科学化管理。例如党中央推行全面深化改革，事业单位应将办公室实际与中央精神有机结合，将定位及时调整，找出不合理的制度并取消。

3.完善考核与激励机制，使办公室工作人员的工作积极性得到有效提升。完善考核制度的重点就是有效利用目前较为先进的考核理念，充分考虑事业单位办公室各岗位的具体特点以及工作人员所管理事务的不同性质，将其有效融合科学合理地设置考核指标以及考核内容的权重。最好是采用 360 度评价指标，也就是说不仅要考核上级以及平级的评价，还需将下级以及服务对象的评价也作为重要考核指标，全面考核工作人员的品德、能力、业绩以及廉洁等。完善激励制度就要将考核结果来决定对办公室工作人员的奖惩、任用以及升迁等，从切实利益出发才能使工作人员的积极性得到有效提高。

4.要严格按照制定出的规章制度执行，预防制止执行过程中出现异化。新制度在制定前要做到尽量兼顾每一位工作人员，加强工作人员对已经存在的制度的学习，将各项要求明确出来，要求工作人员按章办事，务必使制度的执行过程公开化、透明化，当工作人员拒绝执行或是变相执行制度时需进行相应的惩戒，这样才能使制度的约束力得到有效增强，从而实现管理的效果。

（三）加强员工培训

辅助政府部门更好的为社会提供优质服务是我国设立事业单位的社会公益目的。事业单位员工的综合素质的高低会给群众心中事业单位的形象以及服务好群众目标的实现带来一定程度的影响。因此，办公室加强对事业单位工作人员的培训，尽力提高他们的综合素质。第一，重视政治理论培训，从根本上提高员工的思想政治觉悟。事业单位应要求工作人员加强政治理论学习，主动做到在思想上与党中央保持高度一致，这样才能保障使党中央及国务院的有关政策文件在工作中得到有效落实，从而避免出现政策性失误。第二，加强对工作人员专业知识与技能的培训，提升他们的业务能力水平。具体知识技能培训内容有文字处理、协调组织、综合分析以及现代化办公设备的操作等。并与考核制度有效结合，从而使工作质量得到明显提升。第三，加强工作人员的职业道德培训，这样能使其时刻保持为人民服务的信念，端正工作态度。办公室在工作中应做到脚踏实地、作风良好以及真诚服务，从而使管理服务效率得到有效提高。

（四）加强预算管理

事业单位办公室的事物从整体上来看具有涉及面广、数量较多、临时性以及突发性强的特点。因此事业单位办公室需加强预算管理，结合实际情况进行预算编制，要求工作人员严格按照预算编制内容办事，使预算规划得到落实。制定预算管理目标、明确预算管理任务。此外还需对预算管理的执行情况进行监督，避免出现违法行为。这样能够充分调动和利用事业单位办公室的物力、人力等各项资源，使它们能够发挥出最大的价值，从而提高办事效率及质量。

三、总结

事业单位办公室存在的问题会影响其管理职能的有效发挥，只有将这些问题有效解决才能推动我国事业单位的稳步发展。优化事业单位办公室管理职能有助于深化事业单位改革、推动事业单位科学化管理、推动服务单位职工发展进步。因此，需结合新形势的要求以及自身办公室实际情况采取有效地优化措施。

参考文献：

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