华芳

随着社会经济的发展，电子文件在机关档案中的比重越来越大，人们通过人工智能实现电子档案的整理、检索、利用、识别、处理和分析。无疑，电子文件的普及给机关档案管理带来了巨大的便利和改变。但机关电子文件管理仍然存在着问题和难点。文本文就机关电子文件的特点和现状，谈谈自己的几点看法。

目前机关内的所有文件基本都有电子文件，电子文件管理已经成为档案管理的重要部分。但是电子文件管理在几个方面仍就存在问题：

一、机关电子文档原始性如何确定。

档案的本质特性，原始记录性。文件原始性是其信息内容的真实性保证。保证电子文件原有的格式、元数据，是确保电子文件原始性的关键。而电子文件特点却恰恰难以保证其原始性。首先，电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹。虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多。其次，在网络上传递的电子文件也有可能被非法截获或更改。还有，电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现。系统环境更换后，文件复制后，很难反映原貌。

目前，发达国家对传统的原始文件的概念有了另外的新解释，就是声像记录视听资料可以作为原始资料。将电子邮件视为书证的都可以作为原件，以证明事务本身的原始性。但电子文件作为遗嘱、财产分割得证据还没有被采纳。

而机关档案原始性是对机关政策性把握，人事管理公正和公平、财产资金的安全性，都有极其重要的保障。

二、机关电子文件保存技术有待加强

电子档案的保存要比纸质档案保存复杂的多，首先要考虑电子档案可存取性、可用性、可读性。这就不仅要求保存电子档案所表述的信息，而且还要保存相应的软硬件技术及背景信息和元数据等。电子文件所依赖的电子计算机发展很快，设备不断更新，软件技术变化升级需要更换相应的设备。比如机关的财务工作系统，几年更新一次。新系统如果和旧系统不兼容的话，原有系统的电子文件就难于保留下来。另外电子文存储载体磁性存储载体常有退磁、粘连等现象，光盘也有变形和保护膜遭受划伤等现象，需要适时复制。这些影响电子档案长期保存的不利因素需要电子文件的管理人员认真对待，要有一整套的对策和技术措施。

三、机关电子文件管理人才不足。

在电子时代，电子文件的实质是技术工程;电子文件管理，需要信息管理技术与档案知识的高度融合。这要求机关档案专业人员必文件管理人员既要掌握档案管理基础基本理论和基本知识外，又要熟练掌握电信息技术和专业档案软件的运用技术。鼓励和支持文档工作者提高自身素质，能适应电子文档管理工作的需要和要求，为实现档案管理的智慧管理和智能化应用奠定基础。

四、电子文件安全保障技术在机关难于实现

为保证电子安全性，现已经采用的技术有1、密钥技术。用密钥对电子文件进行分层管理。2、电子签名技术，是指数据电子文件中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。2、中国特色电子印章技术，基于印章来体现权威性和有效性保障电子公文的安全性、严肃性、权威性和有效性保障与传统法律法规制度相兼容符合了中国人的办公习惯，解决了心理安全问题。4、网络结构安全设计。基于网络的技术要求电子文件应用环境中势必存在内网和外网问题。有的机器加装了安全保密措施，过滤病毒感染，防止网络黑客侵袭。还有的一些机器专网专用，内网一台机器，局域网和广域网分别使用一台机器，不用处理文件的数据库的机器上网。

这些安全技术在一定程度上保证了电子文件的安全，但仍难保证文件受病毒感染或由于技术系统环境改变，无法读取文件情况、人员无痕迹拷贝和带走大量文件情况发生。而且目前在机关档案管理中，由于人员和设施配备问题，很多档案管理上安全措施还难于实现。

五、电子文件的管理系统的投入。

电子文件管理成本比较高。除了像中石化等大型企业一次投巨资设计电子文件管理流程的系统外，一般机关单位是难于做这样大的投入的。并且，电子技术的不断更新，设备也得更新，要保存原来的电子文件，需要留存原设备或使用兼容设备重新备份資料。

六、电子文件管理标准有待解决。

电子文件管理尚未与国际接轨，标准化程度较低。有的档案馆已经出现电子文件无法读取的问题因此，电子文件长期可读性的风险，需制定电子文件的迁移规划，大部分机构仅停留在定期检查、保存软硬件系统、转换成通用格式等较为初级的措施上电子文件管理系统的发展呈现不统一、不平衡和不完善的状态。

总之，电子文件如果取代传统档案需要解决几个问题：原始记录、安全、设备材料更新的投资、电子文件标准、管理人员的培养。随着物联网、区块链、云技术的广泛使用，信息技术发展越来越成熟，电子文件的这些问题都会解决，智慧档案的明天一定会到来。

参考文献：

[1]刘越男，建立新秩序——电子文件管理流程研究，中国人民大学出版社，2005.

[2]陈会明，人工智能技术在档案工作中的应用发展刍议，中国档案2020.3.