李 洋

(马钢集团有限公司 安徽马鞍山 243000)

1 项目背景

2019年马钢集团财务共享平台全面上线，实现业财税一体化，打造集团信息数据中心。组织架构和系统流程调整完成后，财务共享服务中心面临的另外一个矛盾就是集中办公的要求与原始凭证分散产生的矛盾。因此，设计并实现了马钢电子影像管理系统，与财务共享流程紧密结合，打破时间、地域限制。解决了传统线下操作报账模式产生的:传递报账材料采用纸质单据人力物力消耗大，各个业务环节数据时间不同步，票据财务处理信息无法验证等不足。通过利用网络和信息技术手段，极大提高了马钢财务管理的智能化、信息化水平。

2 主要业务流程分析

如图1所示，电子影像管理系统主要业务流程图。电子影像管理系统与财务共享平台集成，应用影像扫描，实现单据影像包察看功能，提供共享、SAP/MRO及其他系统协同管理的业务支持，应用影像OCR采集发票数据、自动识别发票四要素信息，直接获取发票以及对应的结构化数据，并将识别后的发票信息与电子底账全票面信息进行比对，采集时同步查验发票真实性、合规性、有效性以及发票的重复报销，规避单据反向处理操作风险，实现财务自动化核算以及数据校验等。凭证信息与发票信息关联，建立发票稽核线索，通过发票的核算状态，生成待认证清单，自动认证发票，实现税会一致。

图1 电子影像管理系统主要业务流程图

3 电子影像管理系统设计

与财务共享平台对接集成

电子影像管理系统与财务共享平台集成图如图2所示。

图2 电子影像管理系统与财务共享平台集成图

3.1 发起报销

由业务人员在财务共享平台发起报销单，传入报销单相关数据接口调用成功后，该用户可选择对应报销单进行单据扫描。

3.1.1 发票数据及单据状态回传

影像系统增值税发票查验的同时调用数据回传接口，将发票数据中购方名称、购方税号、发票代码、发票号码、金额、税额等信息返回给业务系统。

3.1.2 发起重扫

审核人员在审核过程中发现单据或影像不合规，在报销单上操作打回，同时调用影像重扫接口，标记单据状态，通知影像系统后续操作。

3.1.3 重扫完成

影像系统重扫完成后，更新单据状态与影像信息，回传至财务共享平台。

3.1.4 影像调阅

业务系统根据单据号查看单据下的影像信息。

3.1.5 进项系统凭证信息同步

财务共享平台接收发票查验通过结果，报销单生成凭证且月结完成后，由财务共享平台“手工推送”发票记账状态信息(凭证号、记账日期等)推送给增值税进项管理平台。

3.2 集成接口概述(表1)

表1 集成接口表

3.3 电子影像管理系统客户端

通过连接扫描仪的电脑登录电子影像管理系统客户端，登录成功后，左侧显示该用户可以操作的待办的报销单，包括未扫描的、打回重扫的报销单。此时由红色按钮标注的为重扫报销单，其余单据均为正常单据，状态为“扫描待办”状态。由扫描人员勾选需要扫描的报销单，点击“开始扫描”按钮，启动扫描仪，开始扫描。

影像扫描成功后，展示影像信息，如扫描的影像为增值税发票，在影像下显示发票信息以及查验信息。点击“上传”按钮，客户端的影像即可上传到服务端，由审核人员调阅该影像。报销单上传时，同时调用财务共享平台回传接口，将增值税发票数据回传至业务系统。发票列表中可以查看扫描成功的发票信息，包括发票代码、号码、发票类型、开票日期、金额、税额、价税合计。

3.4 电子影像管理系统H5界面

影像系统H5界面嵌入到公司现有APP中，通过点击图标进入，显示待办的报销单，同客户端看到的报销单据一致，包括未扫描的、打回重扫的报销单。

电子影像管理系统H5界面如图3。

图3 电子影像管理系统H5界面

报销单据可根据添加时间、报销人、单据编号、单据类型进行筛选查询，支持多选，允许重置查询条件，确认后返回查询结果。选择需要操作的报销单，进入影像添加界面，通过添加按钮唤起手机拍照功能，添加影像后自动调用识别服务识别影像信息，如为增值税发票，识别发票四要素后直接调用发票查验服务，返回查验结果。

提交规则与客户端相同，存在查验失败的发票数据，以及发票重复数据的则不允许提交。

3.5 电子影像管理系统服务端

服务端可以对所有报销单据进行查询统计。按照单据编号、单据类型、处理环境、扫描类型、查验结果对该用户下所有权限的报账单进行筛选。

服务端通过“调阅影像”按钮查看报账单下关联的影像信息。如该报账单下包含增值税发票影像，服务端通过“查看发票”按钮查看报账单下关联的发票信息。如在单据上传时推送业务系统失败，可在服务端使用“推送业务系统”按钮，进行手工推送。

3.6 影像调阅

3.6.1 WEB端影像调阅

业务系统在进项报销单审核时，可通过影像调阅接口，调阅影像。

3.6.2 H5影像调阅

H5增加影像调阅界面，审核人在手机端审批时，可对报销单下的影像进行查看。

3.7 用户中心

用户中心功能有：

3.7.1 提供用户和组织机构增删改查，角色、权限配置管理，有利于整合企业多级单位，实现集团管控，规避税务和发票管理风险。

3.7.2 系统采取灵活的权限角色配置，能够分级授权，适应业务授权的精细化需求及业务频繁变动时对权限变动的要求，符合财务共享的管控思路。

4 系统实现与应用效果

马钢电子影像管理系统上线后，全面对接马钢共享系统。通过单据影像包察看功能，提供共享费用、应收付管理的业务支持，提供SAP/MRO及其他系统协同管理的业务支持；通过影像OCR采集发票数据，减少人工输入，提高业务处理准确度和处理的效率；凭证信息与发票信息关联，建立发票稽核线索；通过发票的签收状态和核算状态，生成待认证清单，自动认证发票，实现税会一致。影像化的业务流程，有效的将数据流、实物流结合，实现了业务数据和影像数据双流合一的单据全面可视，使日常财务核算、报账、审批及实物单据的管理工作更加规范化和智能化，提升内部管控、降低人力成本和管理复杂度，规避了财务管理风险。为未来影像化电子档案管理的应用，打下了良好的基础。