郝晓雅 蒋冠

摘要：文章以美国三所具有特色的高校档案馆网站为例，从网站层（网站栏目设置及架构）、基础层（OPAC检索工具、研究指南及参考咨询服务、服务政策）、内容层（特色专题数据库）这三个层面介绍其面向研究型用户所提供的相关服务；总结其对优化我国高校档案馆网络服务的启示：借鉴美国高校档案馆网站的服务理念，完善网站栏目设置，完善检索工具、注重咨询服务与服务内容书面化，并加强特色档案资源开发以建立专题数据库。

关键词：高校档案馆网站 网络服务 研究型用户

Abstract： The paper takes three distinctive uni？ versity archives websites in American as research examples for research users， from the website lay？ er （site column settings and structure）， basic layer（OPAC retrieval tools and guides， reference servic？ es and policies）， content layer （thematic databases）. The paper also summarizes its enlightenment for optimizing the network services of university ar？ chives in China： learn from the service concept of the archives website of American universities， im？ prove the column settings of the website， develop retrieval tools， focus on the writing of consulting services and service content， and strengthen the development of archive resources to establish the？ matic database.

Key Words： University Archives website； Net？ work service； Research users

随着网络环境及信息技术的不断发展，信息资源传播越发便利快捷，用户对网络信息资源的需求随之呈现多样化、个性化的特点，这就要求信息服务提供者要转变定位，运用新技术并提供新内容。高校档案资源是高校发展历史的真实记录，在日常教学工作、科学研究、行政管理及推广宣传等各项工作中都有着不可替代的作用；而高校档案馆服务方式的转变思路之一就是将档案用户的需求作为出发点，以最快且较为完整地实现档案信息的传递为目标，使得服务便捷、高效地展开。研究型用户是一类重要的档案用户群体。其因不同的研究阶段具有以下核心需求：（1）研究课题立项阶段，围绕论证需求收集国内外最新研究动态、水平和发展趋势，避免课题重复的同时开拓项目研究思路，重在信息全面浏览及检索；（2）研究进行阶段，根据课题需求，通过各种渠道获取文献信息，了解此领域的国内外发展水平、研究方向等内容，重在信息检索与原文获取，在此过程中还包括相关资讯及问题答疑等服务需求。本文选取美国高校档案馆中具有代表性的三个学校档案馆网站——哈佛大学档案馆、耶鲁大学档案馆以及哥伦比亚档案馆为研究对象，介绍其面向研究型用户的网络服务，并总结出其对优化我国高校档案馆网站建设的可借鉴之处。

一、三所高校档案馆面向研究型用户的网络服务情况介绍

美国高校实行图档一体化的管理模式。本文选取嵌入图书馆网站的档案馆首页作为研究对象，网站提供的网络信息服务对象包括本校师生教职工及全社会，全世界范围内的档案用户均可通过高校档案网络咨询平台查找相关的所需数据资源、信息、指南及服务。笔者从研究型用户角度出发，从网站层、基础层及内容层服务三个层面对网站服务进行介绍。

（一）网站层服务

三个网站主页均设有档案馆职能介绍、开放时间通知及工作人员目录的板块。如哈佛大学档案馆（Har？ vard University Archives）是大学内档案等材料的主要来源，通过收集及保存大学生活等历史记录来支持科研教育，并完善相应档案文件相关的最高管理标准。耶鲁大学档案馆（Yale University Manuscripts & Archives）是该大学历史、行政或集体记忆相关所有文件檔案的官方资料库，同时与学生、校友、教职员工及合作伙伴一起收集大学历史及日常相关的各类档案；促进、支持和赞助有助于耶鲁历史的可获取信息、展示和研究的计划和活动。哥伦比亚大学档案馆（Columbia University Ar？ chives）的职责是保存从1754年成立至今的大学机构记忆。档案馆职能在于识别、鉴定、收集、描述、保存并为行政人员、研究人员和在校师生提供获取及利用之便，同时宣传大学办公室中历史档案的存在和重要性，鼓励民众捐赠历史档案。档案馆网站主页标明了全年档案馆的开放时间，并详细说明了假期及闭馆的日期，也提供了档案馆联系方式（电话、邮件等）及地图位置，方便有需要联系的用户直接获取地址及联系方式，这增加了研究人员针对自身情况选择到访档案馆时间上的自由度。

除了网站，上述三类板块还设置有其他多种栏目，主要包括“收藏展览及特色主题”“工具介绍”“使用指南及咨询方式”“资源链接与获取”等，排列清晰，层级明确。

（二）基础层服务

美国三所高校的档案馆网站检索工具功能比较强大，为用户备注的研究指南说明完备，资源获取方式均提供明确的详情说明及政策文件，线上人工参考咨询服务及线下咨询服务方式介绍明晰，作为档案馆官方网络平台基础性功能非常齐全。

1. OPAC检索工具。OPAC是图书馆信息组织与服务的门户，因档案馆网站设计内嵌于图书馆网站中[1]，故档案用户同时可以使用OPAC查询工具获取档案信息。三个高校档案馆的检索查询工具各具特色。

哈佛大学档案馆网站提供资源内容查询工具为

HOLLIS（Harvard Online Library and Information Sys？ tem），开放存取的电子资源、非正式出版物、期刊全文、档案、照片、哈佛在线的特藏数据库均可以通过HOLLIS被挖掘。研究用户可通过此工具对特殊馆藏和档案馆的主要资源进行检索，包括信件、照片、电影和视频、印刷品、数字材料和档案实体。操作系统及界面对用户友好，功能完善。

耶鲁大学提供了Orbis在线目录系统，是查找有关手稿和档案馆藏资料的有力工具。书籍、期刊、缩微胶卷和有关“犹太人大屠杀”（Holocaust）的证词是资源数据库内的主要材料，而其中的档案和手稿收藏在Orbis中设置有馆藏级别的目录，并带有指向创建者更为详细描述的链接和摘要内容。用户可以通过注册Aeon特殊收藏账户，通过之后可收藏内容。

哥伦比亚目录工具CLIO支持用户在哥伦比亚大学六个图书馆的资料库中搜索档案，以获取3500多个档案条目的摘要描述。档案馆藏包括个人论文、机构记录、公司档案、建筑图纸、印刷实体、房地产以及其他类型内容。网站也开设专有栏目持续更新CLIO添加的可使用新功能（如最佳匹配、添加GIS等）。此外用户还可以通过档案收藏门户对资料库（包括特有的口述历史记录资料库在内）进行关键词搜索。

2.研究指南及参考咨询服务。档案馆网站主页突出显示了指南服务，帮助研究用户快速浏览并查找、定位到自己所需信息。研究用户可以与档案馆员交谈，以获取有关项目启动、制定研究策略或查找使用特定主题资源的建议；用户可到场或提前与档案馆取得联系，表明自己的查档需求，以获得来自档案馆提供的更佳详细、个性化的资料。同时网站提供特殊馆藏用户注册，通过验证后的用户可通过对应平台或工具获取所需材料。除此之外，每个高校档案馆均有自己独特的服务方式。

哈佛大学档案馆网站为计划到馆访问的用户提供个性化服务；网站也设有专门的“询问档案管理员”网页，提供关键词话题搜索及提问率最高问题的回复精选，如有其他未被列出的问题可进一步与档案馆工作人员取得联系，在一周工作日内即可得到回复。

耶鲁大学对无法到达档案馆的研究用户提供了“雇用当地研究助力”的中介平台服务，用户通过注册并签订相关遵守条约后，可通过官方提供的研究生或大学职业服务中心联系方式选定研究助手，可以声明自身的研究需求及雇用条件，并给出相应的以小时计费的报酬。该服务为有相关需求的研究用户提供了一个可靠的双赢的研究方式，是一种全新尝试。

哥伦比亚大学档案馆网站将研究指南汇总在一起，以帮助用户利用哥伦比亚大学档案馆的藏书。对于每种搜索类型，网站列出可用的最受欢迎的资源，并标明可访问资源类型、非流通资源、仅在“稀有图书和手稿图书馆（RBML）”阅览室中可用的类型；同时网站提供了如何搜索档案、访问异地馆藏、怎样注册特别馆藏研究账户、如何索取材料及阅览室地址材料使用等详细文字及链接说明，还有材料使用演示短视频等。

3.资源获取方式及政策。三个高校档案馆网站均设有详细的档案资源使用政策和服务内容，包括档案保密内容及年限、复制和扫描说明、各项服务价格、版权要求及账户申请等在内的有效链接。除去某些受限制的材料（如保密材料、学校人员个人档案、大学行政记录等）之外，高校档案馆的许多馆藏均对外开放并可使用。研究人员可访问档案馆阅览室以使用相关资料及藏书，并有详细的复制品及出版许可的说明。这为有相关需求的研究用户提供了官方要求及标价，无须用户通过咨询工作人员便可直接获得相关信息，公开透明，方便快捷。

（三）内容层服务

1.特色专题数据库及单个主题摘要。三个高校档案馆网站通常在站点首页设置了档案展览及主题内容的相关模块，向用户介绍及展示馆藏内容和特色档案，一般包括鲜明的标题、配图及链接详情，对应设置了课题指南及目录清晰的可获取内容；此外还设有教学支持栏目，以充分发挥档案资源的文化教育功能，鼓励教师利用档案资源开展教学，鼓励学生使用档案资源丰富学习生活，这为研究型用户广泛浏览内容、选题等工作提供了灵感与启发。

哈佛档案馆网站提供了多个辅助工具帮助用户查找并获取资料，包括图书馆馆藏检索系统HOLLIS、哈佛大学存档网站A-Sites、拉德克利夫在线历史参考书架、哈佛大学档案在线资源目录、《1650年哈佛宪章》、托尔曼指数档案、哈佛历史、哈佛大学开放馆藏计劃（OCP）链接等工具在内，用户可以通过这些工具来浏览、查找及获取所需资源；同时提供详细的研究指南，包括主题指南（如传记研究、哈佛总史、哈佛的犹太经历历史渊源等内容链接），以及课程指南（如美国高等教育史、哈佛档案馆展示——盐纸版画研讨会等）。通过以上方式可获得每一个独立的主题及简介，每个主题页面详情包括但不限于以下条目，如主题材料来源及展览材料、背景阅读、背景资料及相关主题词条链接等。

耶鲁大学除了主要用作研究项目的原始资料外，档案馆网站开辟了耶鲁大学特殊收藏档案专页，包括但不限于手稿、档案、善本、视听材料、艺术品及电子档案；用户可通过耶鲁大学中央身份验证服务（CAS）在线注册特殊收藏账户并知晓同意特殊收藏用户协议后获得访问权限，包括耶鲁大学的文学档案馆同时也是世界上最大的完全致力于罕见书籍手稿的图书馆——拜内克古籍善本图书馆（Beinecke Rare Book and Manuscript Library）在内。此外耶鲁大学鼓励在日常教学中使用手稿和档案中的档案馆藏，档案馆与教职员工、研究生教学研究员和图书馆员合作，共同制作课堂会议以供研究，内容资源包括图书馆特别藏书材料、图书馆一般书籍库、数据库以及开放Web上可用的内容。相关课程内容及开放上课时间均可在网站页面提供的信息中心了解。

哥伦比亚大学档案馆网站页面提供“研究指南和课程指南”栏目，给出了十分全面且包含各个学科的研究主题。对于哥伦比亚大学档案馆网站上具体如“当代西方文明”“中国善本与珍藏”“中国口述史与论文”等课题报道，研究用户可以通过点击链接获得课题详情及其他内容相关链接，操作方便，内容全面。

2.专题及时更新。三个高校档案馆均设有“收藏与展览”栏目，并在主页展示当前或最新主题的名称、摘要、有效日期及栏目图片，每一主题为名称及图片设有链接，用户可直接点击跳转至详情页面浏览具体内容。更新频率较高（一般以周、月为单位），且针对时事及新闻更新专门主题，如耶鲁大学针对“新型冠状病毒”设有的“大学应对COVID-19”等专门主题档案内容集合。兼具时效性与内容性的链接使得档案馆提供的资源更具“活力”。

二、对优化我国高校档案馆网络服务的启示

（一）对网站构架栏目进行设计

高校档案馆网站可根据自身提供的服务项目及资源内容来设置网页各项板块，所设立的栏目名称具有高度概括性，且与网站提供的内容一致，而非全面套用统一模板；网站导航栏结构设置清晰合理、层次分明，增强用户的使用感受和利用效率的同时，也基本涵盖用户所需的主要信息及服务。我国高校档案馆的网站主页一般包括：档案馆概况、机构职能及业务动态等基本内容，利用及服务指南（开闭馆时间、查档流程、相关文件下载）等栏目，以及站内检索、专题展览、学生档案查询及其他友站链接等。总体来说，网站栏目结构清晰，但内容及类型较为单一，网页页面配色及文字排版水平有待加强。对此可参考美国高校档案馆网站相关经验，根据条件增设内容导航链接、检索工具专门页面，订阅及推送的服务链接，以实现档案馆为研究用户提供信息浏览检索及资源获取这一核心服务；及时完善及更新研究指南、咨询联系方式等在内的服务栏目内容，既考虑用户实际需求，也为教师的教学工作、科学研究工作以及学生的日常学习提供帮助，突出及增强高校档案网站的服务型职能。在此基础上注重网站的视觉设计效果，如配色、排版布局、结构设计等方面，同时减少冗余信息，研究型用户浏览网站及页面的过程中可以同时感受到效率提升和良好的视觉效果。

（二）完善人机服务联动体系

档案信息检索作为档案服务的核心，提供快速检索方式，使用户可以快速便捷地获取所需信息是至关重要的。浏览25所国内原“985”高校档案馆网站，其主要提供学籍查询、档案证明、论文检索等针对本校师生需求的功能性服务，从研究用户对档案信息资源利用的角度来讲，开放档案的原文检索则有所欠缺。对此，高校档案馆网站应发展完善OPAC等类似开放性一站式检索工具，以实现网站查询检索及原文获取，在单一目录界面对特定主题进行跨库检索并获取信息及相关资源内容，满足利用者对档案数据快速、准确、全面的利用查询要求。

此外，来自用户的意见与反馈是关键环节之一，重视反馈不仅利于档案馆提升自身服务，也可为用户提供更深化的信息服务，从而将该过程转化为双向互动，架起档案馆资源开发主体与档案用户之间的桥梁，满足用户信息需求的同时促进档案信息资源开发。这些国内高校档案馆网站虽然提供了联系电话、电子邮箱、留言板或社交媒体信息等便于用户咨询的方式或平台，总体多为单向被动提供服务。从美国高校档案馆所提供的服务来看，用户可以提前与档案馆取得联系并说明自己的个性化需求，明确自己需要的档案资料，档案馆工组人员针对用户所提需求提供“定题服务”；而网站相应的“教学支持”服务也可帮助在校师生用户了解如何利用大档案馆资源开展教学及研究，提供丰富历史资源的同时也有档案馆专门人员提供历史教学咨询。对此，国内高校档案馆可学习美国高校档案馆的先进经验，针对用户询问的问题及时更新回复并整合多数问题及相应解决方法，提高用户（包括研究型用户在内）体验感的同时也提高档案馆网站的效率。对于用户的常见问题、反馈意见及服务需求，档案馆网站可设置专门Q&A栏目，在一定时限内回复用户所提的问题及需求并公开发布，同时针对反馈数量较多的主题问题进行统一答复并形成单页条目；用户可以通过检索框进行关键词检索，浏览以往或相关回复内容，减少重复提问或者多次重复回答的过程，在方便用户的同时也间接简化了档案馆网站工作人员的工作。

通过发展网站检索工具、完善并及时更新网站服务指南说明及维护线上、线下多种方式的咨询服务，为用户提供充分合理利用网站资源的方法途径以及意见反馈渠道，以上三线同时运行合作，实现人机服务联动。

（三）积极建设高校特色档案资源

丰富优化的馆藏是档案工作的基础，也是档案利用服务工作的前提。为了满足研究型用户全方位、多元化的利用需求，馆藏资源建设尤为重要。我国高校的网站建设主要以展现本校档案馆动态信息及业务需求等实践为主，馆藏资源或精品档案专题内容也以文件目录为主，全文信息较少，部分文书档案只是简单扫描为图片格式上传至网站，可直接利用的档案信息也较少，档案信息资源零散，同时存在网站信息内容更新周期长，时效性差的问题。美国高校档案部门的资源建设在保证有关校内公务及日常活动形成的办公及校内人员档案的基础上，以发掘本校优质特色资源为方向，多渠道多范围内开展档案资源体系建设，不断扩充馆藏资源及数据库；同时整合各个学院特有馆藏（包括图书馆、博物馆在内），形成多个专题数据库。对我国高校档案馆而言，校内资源作为馆藏资源的基础和重点，收集该部分应是高校档案部门的主要任务之一，档案馆应对各部门专兼职档案人员进行专业化指导和培训，保证档案收集工作的有效展开，提升其综合素质；完善归档制度的建设，明确归档范围及要求。而社会资源作为建设特色馆藏资源的重要部分，对其收集应充分发挥档案馆的主动性和积极性，对具有价值的档案资源提供者可提供一定的精神鼓励或物质回报。校内收集与社会征集捐赠双线并行，不断补充完善档案馆藏资源，质与量相结合，以满足研究型用户开展学術研究及获取专有信息内容的需求。

另外，美国高校档案馆馆藏资源数字化程度较高，这为专题数据库的建立提供了保障。国内高校档案馆可学习其处理方式，对内容繁多复杂、类型丰富多样的档案资源进行分类，整合提炼目录数据库和全文数据库后，针对馆藏特色、重要活动、热点问题以及利用率高的档案主题建立专题（主题）数据库，将相关档案信息汇编为知识性较强的专题，结合开放馆藏内容提供全文检索及获取的服务方式，便于用户进行集中浏览查阅。在充分利用本校特有资源及数据库的基础上，网站相关模块及专题也要注意内容频率的及时更新及有效链接的维护，这样研究型用户可以通过浏览主页直接获取最新的相关主题，同时满足了查全率、查准率及内容有效性的多项标准，使得高校档案馆网站成为完成自身研究专业所需内容及服务的重要渠道。

*本文系天津市社科规划项目“研究型用户档案利用需求与搜寻行为研究”（批号：TJTQ19-001）的成果之一。

参考文献：

[1]俞德凤.图书馆新型OPAC的实践与思考——以汇文OPAC与哈佛大学Hollis+为例[J].新世纪图书馆，2017（2）：39-42.

[2]The University Responds to COVID- 19[EB/ OL].[2020- 03- 27].https：//www.yale.edu/feature- ar？ chive .

[3]王兴娅.基于要素分析的高校数字档案信息服务模式研究[D].南京：南京大学，2013.

作者单位：天津师范大学管理学院