霍超宇

【摘要】本文重点有两个部分：一是档案数字化建设的实践途径，二是对当前我国档案数字化建设的现状分析以及未来发展策略的研究，即创新服务观念和方式、加大人才培养力度等，希望为相关的档案数字化建设工作提供合理参考。

【关键词】档案数字化;数字化建设;档案管理

我国的科学技术水平不断提升，传统的档案管理工作无法满足我国的实际发展需求，因此在档案管理工作中需要尽快融入信息化数字管理技术，保障我国有关部门在时代的冲击和挑战下获得更加迅速和高效的发展。

一、档案数字化

档案数字化建设的内涵是通过对计算机和网络技术的合理应用来转换以往的档案管理方式，即将原本的纸质文件转化成为数字信号，将原有的内容更加多元化地呈现出来，数字化档案管理技术在使用的过程中有明显的间接性和可操作性。在当下我国的信息技术发展背景下，档案数字化建设获得了良好的发展背景。实现档案数字化建设后，能够将传统的纸质文件在网络环境中以电子文件的方式呈现出来，最终存储在电子设备当中。

二、档案数字化建设的实践途径

（一）树立正确的档案数字化工作意识。目前在我国的档案管理工作中，所使用的档案管理方式与信息时代对档案管理工作提出的要求还存在差距，想尽快解决此问题，相关工作人员需意识到档案数字化建设工作的重要程度，并在整个档案管理工作当中融入先进的信息设备和技术，着手提高相关工作人员的思想认识。但档案数字化建设工作涉及的内容较为广泛，因此实际的建设工作存在长期性，因此在档案管理人员不断展开数字化建设的过程中，需要保障工作主体、介质和客体之间的统一联系，在此项工作当中，工作人员是实际落实者，因此为加快档案数字化建设工作的落实速度，需要着手提升工作人员自身的专业水平和思想观念，促使工作人员能够从根本上保障档案数字化建设工作的达标程度。如：某企业为保障档案管理人员树立正确的档案数字化建设工作意识，在日常的大小会议和企业文化中都融入了相关概念，引导工作人员展开学习。此外该企业还要求工作人员自主学习档案数字化建设相关概念，并在每周的例会上进行分享，切实落实了引导工作人员树立正确工作观念的任务。

（二）做好档案鉴定工作。众所周知，档案管理工作量大，主要原因在于档案资料的数量多，且其中也包含大量冗杂重复的内容，因此工作人员需要耗费较多的时间和精力进行档案资料筛选，将能够永久保存以及价值较高的资料挑选出来，并针对此类资料进行数字化管理，通过合理的手段提升档案数字化建设工作的实际价值。且有关部门也要注意控制数字化建设的成本和开发使用收益之间的对比，并通过对档案资料的合理管理，区分不同种类档案之间的划分关系，进行有针对性的档案资料筛选。如：某企业档案管理人员在进行档案数字化建设的过程中，系统进行了档案资料的筛选，根据档案的内容将档案资料进行划分，将有较高价值的档案资料进行数字化管理，并按照重要程度继续细分，切实保障了档案数字化建设工作的质量。

（三）专业化档案信息采集和建库。专业化的档案信息的采集和整理入库工作能够对整个档案数字化建设工作起到重要的完善作用，同时可提高档案数字化建设工作的专业性，相关工作也能获得更加规范和全面的发展。如：某档案数字化管理人员使用保障档案信息采集整理工作专业程度的方式提升了自身对档案管理工作和资料内容的理解程度，同时对档案资料进行全方位的分析后，该工作人员在潜移默化中将数字化和信息化优势融入了整个档案数字化建设工作当中，最终达到了高效整理大量资料的目的，促使档案数字化建设工作更加规范化的发展。

（四）培养专业管理人员。我国当下对档案数字化建设工作的重视程度越来越高，因此许多高校发现行业发展趋势后开设了档案管理专业。众所周知，档案管理工作必须由专人负责，而档案数字化建设不仅要求工作人员具有优秀的专业能力，还需要具备信息技术使用能力，为保障档案管理工作的效果，企业可以与高校取得合作，同时自己也应着手培养专业的档案数字化管理人员，确保每名工作人员都有专业的档案管理能力。如：某企业为保障自身档案数字化建设工作的质量和实际落实效率，与当地高校取得了联系，进行校企合作，即在企业内部为高校学生提供实习岗位，在学生实习的过程中选择与企业发展和档案数字化建设工作相符合的学生签约，完成人才引进。

三、档案数字化建设的现状和发展的有效策略

（一）档案数字化建设现状。相关法规已有明确规定，指出发展档案数字化建設需要加快。在此类方针的指导下，我国多地已经开始进行档案数字化建设的试点，且各地的相关部门都在不断地建设工作过程中探索完善，同时对新的文件档案进行数字化处理，建立了数据库，切实提高了档案管理工作的价值和现代化水平。但目前国内的档案数字化建设正处于起步阶段，依旧需要提高，主要工作集中在数字化档案馆的建设当中。在我国电子政务较为发达的一线城市，档案数字化建设已经基本普及，部分城市的档案数字化建设工作已经进入了第二阶段，虽然整体发展仍需完善，但我国的档案数字化建设工作已经有了整体的发展方向。

（二）档案数字化发展策略。1.创新服务观念和内容。未来我国的档案数字化建设不可避免的需要对服务观念和具体内容进行创新，与传统的档案管理工作相比，数字化档案管理工作的包含度更高，针对性也更强。在档案数字化建设过程中，需要根据客户的实际需求实现资源共享，且企业也可以根据自身实际能力开发专门进行档案数字化建设的管理平台，对其中存储的信息进行筛选和提炼，并将有价值的档案资料进行整合，提升企业自身的自主创新能力。如：某企业对自身的纸质档案资料进行了全面的数字化转换，同时对于光盘类的文件资料进行了全面的规格统一，按照格式类型的不同进行了统一的规范化管理。且该企业还在内部建设了多媒体档案数据库，将在多个渠道收集的档案资料信息编制成多媒体档案资料进行保存，同时在档案数字化建设的过程当中不断完善，有效提高了档案管理工作的质量。2.档案数字化业务外包。我国社会的分工日渐细化且专业化程度也在不断加强，在此种背景下，档案管理部门仅依靠自身力量进行的档案管理工作效率已经日渐低下，逐渐无法满足社会发展的需求。因此目前国内部分档案馆开始尝试将自身以往的档案管理工作与社会力量相结合，简单讲就是将档案管理工作外包给第三方机构。在选择外包企业时需要将专业能力和经验作为选择时的参考原则，既能够节省自身的管理精力，又有助于提升档案数字化建设的质量和效果。虽然当前的档案数字化建设外包处于起步阶段，但未来此种工作方式会成为档案数字化建设工作的实际发展趋势。业务外包是企业的创新经营管理模式，指在传统工作中需要企业内部人员或组织负责的非核心业务工作，企业可以选择将工作外包给更加专业和优秀的团队，同时充分利用外包企业的专业化资源保障自身经营成本降低，达到提高工作效率和自身综合竞争力的目的。总体而言，档案数字化建设工作包括档案资源的数字化管理和数据化档案库的建设。此外，外包企业还要进行档案资源的数字化整理和网站维护等工作，而在此过程中企业需要做的是档案数字化建设的前期准备工作，并不定期地对数字化业务进行监督和检查。如：某企业选择将自身的档案数字化建设工作外包，因此在外包机构的选择上，严格保障外包机构的专业性和可靠程度。同时根据自身发展的实际需求对外包机构的专业技术和业务处理能力进行了全面的调查与评估，为保障调查结果的准确性，该企业还对外包机构近几年的业务案例进行了研究，通过其他企业对该机构外包服务的满意程度判断机构的专业性。3.加大人才的培养力度。企业间的竞争归根结底是人才的竞争，人才是社会需要的主要资源，档案数字化建设工作也需要专业人才不断地完善和落实，因此在进行人才选择和培养时需要注意传统的档案管理形式已经无法适应现代社会的实际发展内容，因此企业对于内部的档案数字化建设工作人员需要不断提高培训力度，保障其能够适应不断发展的社会和技术要求。如：某企业定期组织内部档案数字化建设人员参与培训，同时为保障档案数字化建设工作的平稳落实将相关工作人员分成批次参加培训。为减少人才流失的现象，该企业还帮助专业人才进行了合理的职业生涯规划，保障人才的发展方向与企业的实际发展目标相吻合，为后续的档案数字化建设工作奠定了坚实基础。4.解决工作中的技术问题。档案数字化建设需要专业技术的支持，因此在实际工作中需要考虑技术和实用性之间的联系。众所周知，技术的发展需要大量资金，企业可以通过技术外包的形式缓解自身技术和资金不足的现状，通常企业的做法是直接购买已经成型的档案数字化管理软件或系统。或将相关工作进行外包，都能有效解决且与档案数字化建设当中存在的技术问题。如：某企业由于自身的资金需要投入企业发展中，因此在进行档案数字化建设的工作时，购买了市面上已经成型的系统，在挑选系统的过程中，该企业经过了大量的对比，将企业自身的发展和后续经营方向与档案数字化建设系统的功能结合参考，有效解决了自身在实际的档案数字化建设过程中面临的技术问题。

四、结束语

综上所述，在信息时代，我国的档案管理工作也要与时俱进，传统的工作模式已经无法满足工作需求，因此工作人员需要全面认识到档案数字化建设的价值，通过对科学信息技术的合理应用，发挥相关工作的实际价值，为我国档案管理工作提供持续推动力。

【参考文献】

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[3]刘涛.浅议我国档案数字化建设实践与发展策略[J].办公室业务，2018（13）：69.