技术文件信息化管理应用

2020-09-26尚丹

汽车实用技术 2020年17期

尚丹

摘要：随着我国科学技术的不断发展，信息化技术越来越多的应用于各大领域中，其中技术文件的管理已逐渐由传统的纸质版文件管理转化为各类信息化处理系统的管理。运用信息化技术促进技术文件管理简单化系统化[1]。从而提升技术文件管理的工作效率，工作质量。文章介绍的技术文件管理方法各中小企业如有需要可借鉴。

关键词：技术文件;电子文档;信息化

中图分类号：C931.9 文献标识码：B 文章编号：1671-7988（2020）17-225-03

Information Management Application of Technical Documents

Shang Dan

（ Shaanxi Wanfang Tianyun Automobile Electrical Appliance Co.， Ltd.， Shaanxi Xi'an 710201 ）

Abstract： With the continuous development of science and technology in China， information technology is more and more applied in various fields， among which the management of technical documents has been gradually transformed from the traditional paper document management to the management of electronic documents. Using information technology to promote standardization， standardization and scientization of technical document management. So as to improve the efficiency of technical document management， reduce the error rate.The technical document management method introduced in this paper can be used for reference by small and medium-sized enterprises if necessary.

Keywords： The technical documentation; Electronic documents; Informatization

CLC NO.： C931.9 Document Code： B Article ID： 1671-7988（2020）17-225-03

引言

线束企业技术文件范畴很广，包括产品图样、设计文件、工艺文件、三维数模等。技术文件是企业的核心技术，是企业能够持续发展并在市场上保持强势竞争力的有力保障，必须确保技术文件管理的安全性和保密性。技术文件是技术指导生产加工的重要保证，必须确保技术文件的时效性、准确性。所以采用科学合理的技术文件管理在企业的重要性。以下简述技术文件信息化管理为技术文件管理工作带来的益处及信息化在技术文件管理方面的应用。

1 技术文件术语与定义

（1）产品图样：指产品图、原材料图等;

（2）设计文件：指设计任务书、技术协议、技术分析报告、参数确认报告等;

（3）工艺文件：包括各工艺文件、作业指导书、检验标准、APQP（产品质量先期策划Advanced Product Quality Planning）、控制计划、PFMEA（过程失效模式及后果分析Process Failure Mode and Effects Analysis）等;

（4）技术标准：指技术事项在一定范围内的统一规定。线束企业技术标准包括线束加工标准、工艺标准、原材料选用标准、检验标准等;

（5）三维数模：企业自制件需要用三维软件制作的三维模型。

2 技术文件信息化管理的益处

2.1 提高工作效率

纸质技术文件的管理方式，各类文件发放、保管、使用、借阅及文件变更等工作都需要管理人员花费大量的时间。纸质技术文件除了发放单位的管理人员，其他工作人员需要使用，又需要花費大量的时间来寻问查找文件，这给技术文件的综合利用带来不便。现在通过信息化系统管理，使技术文件在信息化系统中共享，无论是对于管理人员繁复的整理和存放工作还是对使用人员的查询和使用工作都带来很大的便利[2]。对于线束制造企业，减少工人花费在非生产制造工作上的时间，从而提高生产制造效率。

另一方面信息化系统可以将技术文件数据进行快速的分类，快速导入及共享。实现在技术文件信息变更时，及时通知各相关单位及工人，使各相关单位第一时间整理出涉及到的正在加工的线束产品明细及正在加工的线束产品更改方案，正在加工此类线束产品的工人也可第一时间对此类半成品线束产品实施更改方案。即较少了资源浪费也提高了工作效率。

2.2 保障技术文件的安全性和保密性

在信息化管理中，电子版文件可以设置相应权限，只对编辑者设置编辑权限，非编辑者只有只读权限。不同的工作人员建立账号，设置相应的权限，这样保证文件不被随意篡改。而且在签核电子类型的文件时，不同于传统的纸质文件，方式更为特殊，不同的工作人员对应唯一的账号，能够很容易查找出对应的签核人员，有效预防了文件被不法人员盗窃、修改等[3]，保证了文件内容的真实性。即信息化管理很有利的保障技术文件的安全性和保密性。

2.3 实现无纸化办公

信息化管理很方便地将技术文件进行快捷的存储，减少纸质文件的存储及使用，并缩减了企业存储资料占用空间[4]。而且信息化系统移动端可实现手机移动端使用，无论是技术人员实地指导加工，还是质量检验人员随时查询资料，或者是工人用于制造生产，都不需要再埋头一大堆纸质文件去翻找，只需要打开手机移动端登录个人账户，就可以随时随地查询资料。因此可知，技术文件管理实现无纸化可提升各方面工作的效率。

3 信息化在技术文件管理的应用

软件系统PLM（product life management）產品生命周期管理的简称，主要管理产品研发阶段的物料、文档及流程的一套系统。

3.1 图文档管理

（1）系统配置功能强大的浏览器，能够浏览线束企业所需文件格式，包括各类二维工程图纸、三维数模等;

（2）可控制各类图文档的版本及版次，现企业设计知识有效积累;

（3）支持各类图文档快速查询，各类图文档编号标准化，技术文件管理人员维护图文档编号、名称，即可快速搜索图文档;

（4）通过图文档的版本版次、状态、权限等管理，保证图文档的有效性。

3.2 产品结构管理

产品结构创建和编辑，批量导入BOM（物料清单Bill of Materials），可以维护相关物料的属性，将相关属性维护至零组件（包括图纸产品、产品、工艺等）中;

可方便的搜索产品结构并可做产品反查，例如：查找某个产品所需要的工艺文件及图纸;

（3）产品结构对比：同一产品的不同版本对比并输出差异报告;

（4）统计汇总：根据企业定制模板汇总输出各种明细表;

（5）根据版本的有效性和时间有效性展示有效版本的图文档;

（6）批量导入零组件可以维护相关图文档以及图文档属性，其相关文档会挂接到具体的物料下。

3.3 流程管理

通过系统中流程管理，可跟踪工作任务全过程。企业相关部门可定义技术文件归档流程、更改、审批等任务流程模板，实现工作任务线上操作。流程模板中制定编制、校对、审核、批准等各个节点，确认到某个用户，针对不通用户设置权限，发起任务人员即可实时跟踪工作任务。系统主页界面可设置“我的流程”、“我的任务”、“我的邮件”，可以使我们每日的工作清晰明了，更合理的安排工作。系统具备消息提醒功能，提醒接收到流程工作，方便处理任务工作。

3.4 分类管理

分类管理包括各类技术文件分类存储和各类技术文件类型编码规范管理。

各类技术文件分类存储：在公共空间建立文件夹，以不同类型的技术文件命名相对应的文件夹，创建相对应的二级文件夹、三级文件夹（如图1分类存储）。技术文件归档分类明确，技术文件存储只需要文件夹存放即可。

技术文件类型编码规范管理，通过为不同文件编码，来规范文件类型。规范编码规则：类型代码+年月流水码（如图2编码规则）。

3.5 变更管理

（1）设计图纸变更，都需要通过变更管理来监管，通过变更申请与变更通知，下发变更通知单，进行变更的跟踪;

（2）设计图纸引起的工艺定额BOM以及工艺文件的变更，走变更管理来监管，保证工艺BOM和工艺文件变更的准确性;

（3）相关变更通知单，在系统中通过变更通知下发流程，推送到各个相关部门进行确认，保证变更的时效性。

4 结语

综上所述，技术文件管理工作是一项涉及方面较广，各类繁多且复杂的技术文件综合管理的工作。改变以往的管理方式，跟上我国科学技术发展的步伐，积极使用技术文件信息化管理，使得各类繁多且复杂的技术文件，简单化系统化的管理，以此提高工作效率和工作质量。

参考文献

[1] 孙欢.计算机技术在档案管理现代化中的运用研究[J].电脑迷， 2018（7）：7-8.