王红娜

摘要：通过将大数据技术结合起来的校园智能平台建设，对大学的档案资源管理、数据共享和服务进行研究意义重大。本文分析高校档案管理数据及速率，讨论智慧校园发展，思考基于智慧校园建设下的高校档案管理机制建设发展方向，认为应强化档案部门的管理意识，拓展高校档案信息的服务方式，促进高校发挥更大的学术教育价值。

关键词：档案管理;身份认证;拓展服务

引言：智能校园构建了一个综合的校园工作、生活和学习环境，以物联网相互联系为基础，利用各种应用服务系统将校园管理、科学研究、教学结合起来，将信息技术有效地纳入教育的教学研究中，通过提供网络管理系统，提高教学的效率，重点放在大数据、云计算和实际互联上，实现协作、一体化、科学研究、教育服务和有效预测教育过程的教育管理。

一、高校档案管理数据及速率分析

（一）大数据技术提高管理效率

大数据技术使高校档案管理者能够迅速和大量地综合信息，随着经济的迅速发展，计算机技术和社会网络也在增加，电子商务和移动通信技术正在迅速发展，在高等学校所有部门开始了数字信息时代。众所周知，高等学校的学生数量不断增加，教师人数众多，比普通学校的学生和教师人数多，学生和教师档案的信息量特别大，大型数据技术的出现和发展促进了学校档案信息的管理。联合大学档案和信息是一个完整的数据模型，大数据技术促进了大学档案的整合和开发，特别是在这一更广泛的数据开发时代，理论和经验用来验证应如何从总体上避免一些不好的行为习惯，以及如何调整和应用[1]。文件管理人员在组织和储存数据方面所承担的责任，由于信息的复杂性和数量，特别是需要在短时间内组织和规划档案信息，这可能会增加压力，但如果有一个档案库，管理效率和选择性地重复选择档案的做法可以大大提高，有效且经济的储存信息文件。

（二）提高数据处理速度

大数据技术满足了人事档案中的信息要求，并有助于建立一个数据库。大数据技术具有效率高、成本低的特点，比传统的数据处理方法更为有效，并在一定程度上減少了这些技术的成本。云计算数据的处理、数据的可读性和读写率都有所降低。大规模计算的数据极为精确、迅速，存储能力高，节省了数据搜索的时间，紧急需要的档案资料可在短时间内获得并保证质量，而且所需档案资料也可随时查阅。

二、智慧校园发展分析

（一）智慧校园发展的三个阶段

高等学校的计算机化主要经历了三个发展阶段，第一阶段是基础设施建设联网的初始阶段，其重点是建设校园的主要网络，面向用户的低水平应用程序和有限的服务。第二阶段是计算机建设数字校园的全面启动阶段，基本网络升级、信息平台和应用程序建设，以及传播和推广，第三阶段是信息服务升级阶段，智能校园侧重于校园网络的性能、可靠性和安全性，并促进应用程序的深化。优先提供以人为本的服务以及促进知识服务和治理的概念[2]。如今参与数字校园实际探索的高等学校正处于早期和萌芽时期。要想建立一个完善的管理制度，就需要把所有的实际工作与设施结合起来。全国性的发展体现在六个方面：计算机智能的管理、智慧教学、科学研究、保护生态能源、安全的校园和轻松的生活。

（二）应用身份认证体系

高等学校现有的应用系统坚持一个身份，如办公室自动化、财务、教育服务、研究系统等，由于厂商和建设部门之间的差异，在不同的识别系统中广泛使用了身份认证技术。智能校园建设身份识别平台统一提供对用户身份的整个生命周期进行综合管理。通过访问一个地点，用户身份和基于校园平台的所有操作系统的访问控制，确保访问和身份管理业务的安全。教师、学生和其他使用者的生命周期视不同层面而定，制定安全和有效的准入管理标准，以提高应用程序的使用效率和安全性。科学利用收集和分析技术进行分析，这是整个生命周期综合管理用户身份的基础，能够根据用户的行为偏好，提供能吸引用户的个性化信息和服务。

三、基于智慧校园建设下的高校档案管理机制建设

（一）档案管理部门参与智慧校园建设

档案服务部门的参与是不够的，大型数据冲击需要学校不断改变心态，从上到下优先考虑数据对思想和实际行动的影响。根据工作的特点，档案管理部门参与大学智能校园建设的总体水平很低，在数据开发阶段没有纳入相关的档案管理要求和标准，甚至没有将档案系统与支助办事处等业务系统兼容，妨碍了随后系统生成数据的及时归档和有效开发。

对此，档案管理部门应积极参与到智慧校园建设的相关活动中，大数据技术可以从联合文件中提取数据。发掘数据的潜在价值并进行分析，确定学校特有的教学方式，并为学校档案建立一个数据库服务设施。目前，高等学校的设备基本上是智能化的，特别是在档案信息管理方面，而大数据却没有。只允许对信息资源进行管理，不允许交换数据，同时对阅读进行及时的记录和分析。大量的数据有助于各大学分析数据信息，就学校教育和学生总体素质评估方面的档案资料趋势作出决定，了解档案与用户之间的联系。

（二）强化档案部门的管理意识

从现实情况来看，智慧校园建设还缺乏对档案的了解，一些学校服务部门没有充分认识到系统和应用所产生的数据是学校的一项重要资产。一项重要的档案资料，需要有一个标准格式，及时归档、开发和使用，而如今在系统设计阶段，没有设计一个符合档案管理要求的档案管理模块，因此难以使用和进一步开发档案，数据的整合需要付出巨大努力。

联合系统行政协调理事建立规范的档案管理机制，在一个智慧的校园环境中，各办公室的档案管理员应优化其档案管理方法，积极利用计算机和物联网络，不断提高联合系统各组织的管理效率。可以通过相关系统收集关于档案所有方面的信息，对档案资料进行分类整理，为教师和学生提供更多的便利，并改善对档案的管理，提高文件使用效率，扫描传统的纸面文件，将这些档案转换成电子档案，并提供备份，将档案的各个部分分开，以便更清楚地保存。

（三）拓展高校档案信息的服务方式

不能忽视高校档案管理存在“数据孤岛”的问题，学校拥有足够的财政资源，但是缺乏数据标准或者是标准不完善，需要加强一体化和协同作用，包括整合资源、整合数据、系统整合、应用一体化、促进教育、科学研究、保健、管理服务等系统的有效一体化，促进业务协同作用和数据共享，减少“数据孤岛”的问题。

档案部门必须积极参与建设智能校园，建设一个大的文件，完成顶层设计，建设一个智能的文件信息资源平台，实现学院档案管理系统与其他系统之间的完美对接，以及对联合系统各组织原始数据的实时控制系统的转移。报告操作程序和教学系统的数据流将数据库的数据输入文件。智慧校园和各个门户的完整及辅助数据都被列入了系列数据库，确保文件系统安全性信息和管理资源整个生命周期的完整性和真实性。高等学校档案部门在“库存文件数字化和额外文件电子数字化”的基础上建设智能档案方面取得了进展，利用大型数据和材料网络等技术提取档案，为整个学校联合系统提供服务。以需求为导向的学校环境中提供被动服务的传统模式，提供个性化和有针对性的信息服务。

（四）重视网络信息安全维护

需要加强网络信息安全，网络安全是学校安全的一个重要组成部分，确保网络安全和信息安全是校园建设的一个优先事项。智慧校园出于行政和财政原因，如数据信息一类的关键信息网络安全保护系统没有得到充分的实施，未实现网站的整合等等。对网络和信息安全的威胁更大，而密集和分门别类的档案数据的安全性也没有得到保证。此外，安全管理机密信息和内部信息也对档案数字化提出了重大挑战。

将改进高级设计，以便将档案管理和档案计算机化纳入建设智能校园项目的整个流程，实施综合管理，将大型数据技术和档案开发结合起来，并提高真实性。将加强信息安全系统，以确保大学档案资料资源的效率和安全性。在一个智慧的校园环境中，高等学校应当改进和完善档案管理机制，确保这些机制适应高等学校正在发生的变化，并从一开始就在档案管理的所有阶段促进稳定。材料的分类、收集、改进，直至最后确定为止，提高联合系统各组织的专业化和管理标准。档案管理机制的创新将使高等学校办公室的档案管理成为現实，并使之更具科学性。通过建立控制档案来源的机制，必须及时归还不完整和不准确的档案，以避免档案中出现问题。在档案检索的情况下，应安排一个特别程序，以避免泄露信息或发生其他突发情况[3]。

（五）加强管理档案人才队伍建设

必须加强联合的人才队伍管理能力，档案管理人员缺乏技术能力直接影响到档案管理的效率，目前我国许多大学都需要提高这方面的技术能力，完全基于资料的档案管理效率低下，很多档案管理员对计算机不熟悉，无法利用计算机来完成其本职工作，这不利于更好地管理档案文件。

提高联合协调文件的管理能力，需要对档案管理员进行培训和提高技能，使档案管理人员能够有效地利用因特网和满足智慧校园发展的需要。这就要求高等学校的教育者定期向档案管理者提供专门培训，档案管理人员或有关专家出席学校，制定奖励措施，鼓励档案管理员获得新知识，提高计算机技能，并满足工作需要。改进数字档案信息资源的收集和开发，数据一体化应首先确定传输和存档中应包括的数据，以便区分基本数据和专利数据，确保数据的准确性和一致性，并促进联合档案库信息资源的合理以及计算机化管理。数字档案信息资源管理的最终目标是开发其用途，高等学校的档案管理必须充分利用广泛的数据提取技术，开发和利用档案中的信息资源。

总结：综上所述，智慧校园背景下，大数据技术提高管理效率，智慧校园的发展经历了三个阶段，包括基础设施建设联网的初始阶段、计算机建设数字校园的全面启动阶段、信息服务升级阶段。为发展高校档案管理，提高档案利用率，应加强管理档案人才队伍建设，重视网络信息安全维护。

参考文献：

[1]张根水.面向智慧校园建设的高校档案信息资源管理研究[J].兰台内外，2020（28）：7-9.

[2]莫文珍.智慧校园语境下高校档案管理探析[J].黑龙江档案，2020（03）：39-40.

[3]侯明.智慧校园背景下高校办公室档案管理工作优化措施[J].办公室业务，2020（08）：164.