陈欣

摘要：核工业理化研究院是我国唯一的铀同位素分离的技术研究院，本文针对我院固定资产投资项目建设周期长、投入资金多、涉及建设部门多的特点，根据项目实际情况，灵活运用来源原则进行项目档案收集、整理分类，既符合国家项目档案管理要求，又有效地保证了整个项目档案的有效性、完整性、齐全性。本文阐述了如何在项目中应用来源原则进行收集、整理分类的方法，以及如何建立电子档案的元数据。通过来源原则进行项目归档，从而保证了档案之间的有机联系，为后续的档案利用、检索提供了有力的支持保障。

关键词：固定资产投资项目;来源原则;设备档案;电子文件;元数据

一、前言

固定资产投资项目档案（5）（以下简称项目档案）一般界定为项目由论证、立项、建设直至验收的全部过程中生成的文字、图表、声像等不同表现形式并具有查考保存价值的原始记录。未经项目档案验收亦或验收不合格的，不得进行或通过项目竣工验收。由此足见国家对项目档案的重视程度，所以做好项目档案的管理工作尤为重要。怎样运用科学的档案管理方法，确保该项目产生的各类文件收集完整、分类准确，便于日后利用是当今档案管理人员面临的问题。

本文以我院的固定资产投资项目一期工程为例（以下简称项目档案），灵活运用基于来源原则的档案管理方法，对项目档案的收集、整理、分类的管理上进行实践应用。

二、来源原则的形成过程及定义

（一）来源原则的形成过程

来源原则（7）起源于法国，成熟于荷兰，经实践证明，随着档案工作者的不断实践与应用，所谓同一“来源”原则已不仅仅包括形成机关来源相同，还包括事由来源相同，并作为档案学的核心理论进行广泛推广应用，取得了显著的效果。

（二）来源原则的定义

“来源”即档案的形成者，从而依据形成者来确定档案的分类标准，即同一来源的档案必须归属一处，并尊重档案形成的原有次序并保持其相互关联性，不可将不同来源档案的档案混淆归类。

三、来源原则核心思想在我院项目档案收集工作的应用

针对我院该项目档案而言，工程期间所形成的文件材料复杂，按照来源原则收集，分为对内、对外两方面产生的档案，对内指本院产生的档案，首先该项目对内产生的管理性文件存在跨多个部门产生的文件，比如：立项批复文件多个部门都存在归档问题，但原件只有一份。所以在归档复印件上要注明出处，采用“互见号”的方式以保证其关联性。对外产生的文件指由总包、监理等单位产生的文件，该项目共有12个子项，按照来源原则，把每个单位工程的分部分项档案逐一进行收集。

四、基于来源原则对项目档案整理分类的应用

（一）分类应用

档案分类（8）的基础要求通常为：依据全宗内档案的具体情况以及便于操作与管理的需求来进行分类，分类的方法应遵循一定的逻辑性。

我院档案的分类设置类目层级设置了二级类目。二级类目对于工程涉及类别不多，工程量不大的项目而言是可行的，但该项目涉及档案内容庞杂、跨周期长、档案门类多，以来源原则为基础（4），依据《建设项目档案管理规范》（T28/2018）档案部门研究决定按其机构来源、内容来源进行科学、合理的分类，该项目代号定为6.1-44，在一级、二级、三级类目下设立四级类目，分为八大类，分别为综合管理类（00）、合同、招投标文件（01）、施工文件（02）、监理文件（03）、设备文件（04）、电子文件（05）、照片（06）、竣工验收文件（07）。

（二）来源原则在项目档案整理方面的实践应用

在一个项目中，档案整理（6）工作也尤为重要。针对项目中的设备档案，应该以设备“来源”为准则，围绕单项工程、单台套设备做系统的资料整理，为之后的档案利用做好准备，分部工程产生的设备档案文件进行整理，既可以反映出项目在建设过程中的流程与规律，同时也能方便文件的快速查找。

在该项目中，对于施工文件的整理，也要依据“来源”原则，产生于一个单位工程的组成一卷，每个子项会产生多个分部分项及多种工艺。在施工文件中，按照其施工文件的施工顺序，尊重其原有次序进行整理，每个单位工程的档案自成一卷，不与其它单位工程项目相混淆，保持文件的自然形成规律（9），而这也正符合来源原则的核心思想（2）。

五、来源原则在项目档案电子文件管理中的应用

（一）电子文件的定义

电子文件（3）一般指借助一些如硬盘、磁带等媒介载体，通过代码来书写并需要借助计算机等硬件设备来对信息进行读取、存取、传输操作的这类文件。

一个项目中的电子文件也要以来源原则为核心，即文件是由谁、于什么条件中、采用什么方式、为了什么目的、采取什么样的结构形成等方面的一系列背景信息。

（二）来源原则在项目档案电子文件收集中的应用

该项目电子文件来源于各不相同的部门，该项目的电子文件的来源形成部门主要有：核理化院主要职能管理部门、总承包单位、监理。

（三）来源原则下项目档案中电子文件元数据的确立

冯惠玲教授曾这样表述：认为元数据是根据电子文件系统自动记录的关于文件形成的时间、地点、人物、事件、文件的结构和内容方面的数据。作为档案人员认为元数据就是“著录信息”， 通过著录信息，可以清楚地看出文件的形成来源，电子文件是由谁、在什么条件下，采取什么方式怎样形成的全部过程的捕捉。

（四）来源原则下项目档案电子文件检索应用

为了保证日后电子文件的检索应用，需按照来源原则对此项目档案的著录项进行整理。来源元数据（1）由实体和元素构成，记录了文件从生成至归档这期间的来源信息。

目前我院已使用档案信息系统，所以在形成电子文件后就涉及线上条目归档问题。所以确定电子文件的著录信息，对于保证该项目的完整性和今后的档案检索、利用尤为重要。以该项目为例，根据修改后的电子文件的著录信息，可以清楚地分清归属于哪个项目，保证该项目的有机联系性。电子文件的著录信息是依据“来源”原则确立的，可以使利用者从多个角度检索出所需的档案，更有利于档案信息的利用。

六、结论

从该项目档案的整体效果分析，“来源”原则在档案整理的作用上，起到了“分类的规范”和“遵循的依据”的作用。保证其档案的完整性。 我们意识到“来源”原则对于项目档案管理工作的重要性与价值性，我们将把来源原则作为档案管理的重要基本原则，在针对适用这一原则的档案管理工作中好好地加以利用，提高我院科研檔案的管理水平。

参考文献：

[1] 唐长乐，张晓娟.来源原则的核心价值及其元数据实现：以政务信息管理为例[J].信息资源管理学报，2018（3）：37-44.

[2]冯惠玲.档案信息资源在国家经济社会发中的综合贡献力，档案学研究，2006，（3）：13-16

[3]李曙光.论电子文件时代档案管理的核心原则——来源原则[J].《湘潭大学社会科学学报》（B05期）：209-211.

[4]郝纪维.来源原则与档案管理[ J ]，档案学通讯，2000 （ 2 ）： 7-9.

[5]杜泽平.如何确保企业固定资产投资项目档案的完整与准确[J].机电兵船档案，2007（01）：18-19.

[6]郭雪梅.来源原则在十三陵蓄能电站工程档案中的应用[J].兰台内外，2007（01）：31-33.