石磬

摘要：企业档案年度归档工作是企业各项档案管理工作的基础，只有首先做好了年度归档工作，才能做好档案管理后续的档案统计、档案电子化、档案宣传、档案安全、档案利用、档案编研、档案处置、档案科研成果等一系列工作。本文针对企业档案工作的基础性工作——档案年度归档工作，从归档过程中提炼出关键环节进行研究总结，为企业做好档案年度归档工作提供些许经验与思路。

关键词：归档通知;统一标准;周报制度;订立档号

一、制定归档范围  印发归档通知

企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分，凡属于企业档案归档范围的文件材料均应归档，任何个人不得将应归档的文件材料据为已有或拒绝归档。为了做好企业年度档案归档工作，企业档案部门首先需要制定企业各部门文件材料的归档范围及保管期限，并且印发归档通知，以通知形式正式告知企业各个部门启动年度归档工作。

归档工作开始之前，首先应当根据各个部门的职能划分，制定本企业的《文件材料归档范围和档案保管期限表》，使得各个部门的不同文件，均可对照该表判断出是否在归档范围之内，并可通过对照获知不同文件的不同保管期限。

企业的年度归档工作，所归档的文件范围及保管期限划分，按照《文件材料归档范围和档案保管期限表》执行。需要注意的是，随着企业的发展与变革，企业各个部门的职能会发生变化，会不断有新的部门形成，还会有部门合并或分裂。每年的归档工作，都需要将这些变化考虑在其中，要按照企业的实际情况及时调整《文件材料归档范围和档案保管期限表》。

为了明确归档责任，提升归档工作质效，企业在起草归档通知时，需要明确以下内容：按照“谁形成、谁负责”的原则，企业各部门负责本部门文件材料的形成与积累，各部门负责人应对本部门归档文件的完整和系统负责;文件形成人应负责积累、整理文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责;各部门兼职档案员应负责收集、整理各文件形成人应归档的文件，对归档文件的整理质量负责，并按时向企业档案部门移交归档文件。

企业的年度归档通知还需要将归档工作相关文件逐一作为附件与归档通知同步印发。可作为附件印发的文件为：

1.企业各部门兼职档案员名单

2.企业文件材料归档范围和档案保管期限表

3.归档文件清单（填写模版）

4.各部门必归文件清单及数量一览表

5.归档年度具有归档责任的各部门名单

二、加强人员培训  统一归档标准

企业年度归档工作面向企业各部门收集归档文件，因此，各部门归档文件的统一标准至关重要。企业可以通过培训，将归档文件的统一标准宣贯给各部门兼职档案员，并要求兼职档案员按照统一标准移交归档文件。对企业档案部门保证归档文件质量、提升归档工作效率行之有效的统一标准有以下五个方面：

（一）整理文件材料时，要按照文件自然形成规律，保持相互间的有机联系及完整性，确保文件的周期闭环性;两个以上部门联合办理的文件材料由主办部门归档。

（二）归档文件材料必须是原件，因工作需要确需留存的，在不违反保密制度的前提下，主办部门或经办人可保留复印件。为保证归档文件的完整性，如原件确实缺失，应使用复印件并在加盖部门公章以代替原件，并在归档文件清单上由文件形成人注明原件缺失原因。

（三）文件形成人在积累和整理各类文件时，应对照本人公文处理系统中所有已办公文、本人电脑储存文件等逐一核对，避免遗漏。多人承办的文件，由承办该文件的牵头人进行积累和整理。各类公文归档时均应包括：公文审批单、正文、附件。

各类会议纪要由起草人或会议承办人积累和整理，按照每次会议召开的时间先后顺序排列。会议纪要所有相关文件均需按照一件文件积累和整理，包括：会议预通知、会议通知、各项议题、会议纪要、表决票、会议决议等。各项议题均应包括：议题审批单、签报、议题材料等，按会议纪要中的顺序排列。

文件形成人的各份合同、协议、备忘录、收文、发文、签报、签到表、所属单位的线下来件、线下向上级单位的上报件等，如果是关于同一件工作，应当将其归为一件文件。归档文件按保管期限为永久、30年、10年进行分类，每类文件均按照时间先后顺序排列和移交。

（四）文件形成人对各类归档文件进行积累和整理时，应同时整理与纸质文件内容、格式、相关说明及描述完全一致的电子版文件（可以扫描），且二者排序应一致。

“件号”按照文件产生时间顺序从1开始排列。“责任者”填写部门全称。“文号”填写合同号、收文号、发文号、签报号。“题名”要将文件名称填写完整、准确。“页数”按文件实际页数填写，正反面文件算2页。“日期”为文件的签发日期或签收日期。“备注”填写特殊情况的原因，并由文件形成人签字。

由合同、协议、收文等多个子文件所构成的文件，应将其所属各文件逐一分行列明，并按文件形成时间排序。为保证归档文件的环保和妥善保存，归档文件宜采用彩色、正反面打印，使用回形针和长尾夹（不使用订书针）。

（五）归档文件整理完成后，移交手续必须完备。档案移交前可联系档案部门进行初审，初审通过后再找部门负责人在归档文件清单上签字。档案人员须检查各部门归档文件清单是否填写完整、正确;对照移交目录逐一检查、清点、核对各类文件及其电子版本;核对各部门公文清单是否齐全无遗漏。确认无误后移交双方履行签字手续。

三、建立周报制度  跟踪归档进度

为保证在年度归档工作中企业各部门迅速落实归档工作、按时完成、不拖沓，企业年度归档工作可以建立“档案归档周报制”，定期跟踪企业各部门的归档进度。

建立周报制度，可以由档案部门牵头成立“档案归档微信工作群”，各部门兼职档案员每周在群里填报档案归档进度情况，积极讨论和解决归档过程中遇到的困难和问题。

档案部门及时汇总档案归档周报情况，在档案工作群内定期公布，并抄送企业相关领导，以进一步在归档过程中及时向企业领导汇报归档进度，并借助领导的权威不断推动企业年度归档工作的保质、保量、按时完成。

四、根据企业实际  订立归档档号

归档档号的订立，大致分为三种：

第一种：全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页（张）号

第二种：全宗号——类别号——案卷号——件、页（张）号

第三种：类别号——项目号——案卷号——件、页（张号）

企业可以根据自身的实际情况，选择适合自身的归档档号。笔者认为，企業的归档档号可以订立的更为详细一些，具体如下：

全宗号——年度——保管期限——类别号（可按部门分类）——职能号（可按各部门不同职能分类）——案卷号（件号）——页（张号）。

企业的年度归档工作牵涉面广、综合反映企业各项工作进展情况和企业各方面工作的发展变化，企业档案部门应积极调动好各部门主要负责人、兼职档案员、部门其他文件形成人的工作积极性，共同以对企业负责、对历史负责的态度，认真开展年度归档工作;并利用年度归档契机，系统梳理企业各部门归档文件，为企业档案事业的可持续性发展打好基础，为企业的高质量发展保驾护航、添瓦增砖！