摘要：档案管理是机关事业单位重要组成部分，当前机关事业单位档案管理工作量与日俱增，人工整理、保管、管理档案模式难以适应新时代发展需求，基于此，积极推进机关事业单位数字化建设速度，实现档案无纸化转化，成为当前重要的研究课题。本文就优化机关事业单位档案管理工作的重要性及创新管理办法进行探究。

关键词：事业单位;档案管理;数字化档案;管理水平

引言：现代化信息技术发展下，数字化档案管理系统应运而生，具体应用在机关事业单位档案管理工作中，便于档案保存、不易丢失和损坏，便于档案信息的补录和查找，大大提升了机关事业单位的工作效率，因此，相关机关事业单位要充分认识到档案信息化建设的重要性。

一、优化机关事业单位档案管理工作的重要性

就当前机关事业单位档案管理工作现状来看，仍继续沿用传统人工管理方式，严重影响工作效率，增加了档案查找的难度，优化机关事业单位档案管理工作模式，可有效提升档案管理质量，推动机关事业单位档案管理工作向规范化、无纸化方向发展，有效提升机关事业单位档案管理工作的信息化程度，促进档案管理工作更加专业化、标准化和信息化，有效助推机关事业单位可持续发展。通常，在机关事业单位中，档案具有一定的机密性，所有保存的档案均是对历史资料的记录，在档案无纸化、数字化技术支持下，机关事业单位逐渐改变传统的档案管理模式，与时俱进、紧跟信息化时代发展，提升档案资料管理水平，不断优化档案管理手段，提升机关事业单位办公效率。

将数字化档案管理系统引入到机关事业单位中，最大程度上优化了资源配置，将大量的人员从繁重的档案整理、收纳工作中解放出来，以无纸化的形式进行档案存储，便于人员随时进行调用，保证档案利用率，为各部门调取档案，提供了参考依据，实现不同时间、地点对档案信息的查阅和浏览，方便快捷;在信息化档案管理系统的支持下，方便档案信息录入和归档，简化操作手续，提升档案管理时效，促进管理手段的升级，为推动机关事业单位发展提供良好的契机[1]。同时，在数字化档案系统的影响下，相关人员软件操作能力不断提升，自身的综合素养得到提高，更好借助机关事业单位先进的管理设备，发挥数字化档案管理的作用优势。

二、创新机关事业单位档案管理工作模式的有效途径

（一）转变档案管理理念，优化人员配置

机关事业单位应当设立专门的档案室，安排专人负责管理，强化相关人员对档案管理工作的重视程度，不断突破传统的档案管理意识，紧跟新时代发展理念，建立档案监督管理机制，加快引进先进的数字化档案管理系统，按照具体岗位设置，分配档案管理工作职责，并将具体的责任落实到个人，尤其对于机密性的档案资料，确保在监督机制管理下，提升档案管理的安全性[2]。另外，机关事业单位要建立完善的档案管理制度，加强对相关人员行为的约束，要求相关人员严格按照信息化档案管理流程和程序进行，在实际将进行档案录入过程中，要不断创新档案管理方法，加快推进档案数字化建设。

（二）加快档案管理数字化建设步伐

数字化档案管理系统在机关事业单位运用，可避免档案丢失和损毁，便于档案查找，同时，在互联网的依托下，实现档案共享和传输，提升工作效率，强化机关事业单位档案管理工作水平。同时，为提升档案管理水平，有部分机关事业单位在档案室安装监控系统等，便于相关管理人员进行动态化的监管，节省档案存储空间的同时，实现档案异地传输，提高档案查找效率，为后续的档案管理工作开展夯实了基础。同时，机关事业单位要加大资金的投入，积极引进先进的技术设备，不断优化档案管理工作，逐渐建立起档案信息管理系统，加快资源共享确保机关事业单位业务发展与档案管理同步进行，确保利用档案信息管理系统，发挥计算机网络平台优势，實现机关事业单位档案专业化管理水平。机关事业单位要加快构建本单位信息化档案数据库，指定专人负责管理，确保通过创新档案管理办法，为机关事业单位提供可行性、真实性的数据资料依据。并且机关事业单位需要严格规划档案编写要求，包括编号、页码等，保证档案信息的准确性，为后续的查找、补录提供便利;通过建立完善档案管理体系，将互联网碎片化的交通档案信息资源进行整合，编制检索工具、汇编文件资料，做好档案利用工作，提升机关事业单位工作成效，减少人为操作失误因素的发生，避免档案管理漏洞，进而为机关事业单位可持续发展提供了便利条件。

（三）加强对相关人员的培训

要想全面保障机关事业单位档案管理工作成效，需要定期组织和开展人员专业培训，强化人员档案管理方面的专业知识，并在人员选拔上，选聘与档案管理专业相匹配的人员，并在培训中，培养人员的信息化素养，加强对相关人员的考核，确保档案在无纸化转换过程中，最大程度上发挥数字化档案的价值和功能。机关事业单位要针对新员工，做好岗前培训工作，管理和引导相关人员进行经验交流，取长补短，不断完善自我，更好在档案管理工作中贡献力量。

另外，机关事业单位要做好档案信息化建设的宣传工作，不断优化线上档案管理水平，提高机关事业单位服务质量。机关事业单位提升对档案信息化建设的重要性认识的同时，要加大普及力度，强化人员的认知，建立激励机制，提升人员参与档案管理工作的积极性，点燃相关人员的工作热情，并配合机关事业单位做好档案管理工作。

（四）提升档案传输的安全性

互联网+时代发展下，海量的信息数据高速传播，人们更加重视各项信息传输的安全性，基于此，加强机关事业单位档案信息传输的安全性，是优化档案管理的有效手段。机关事业单位要安排专业的安全技术人员，进行软件更新，安装防火墙等杀毒软件，避免黑客等不法分子的入侵，进而造成信息泄露，增加机关事业单位经济损失和名誉损失;同时，在系统登录界面设置访问权限，最大程度上保障机关事业单位档案信息管理的安全性。

三、结论

综上所述，机关事业单位加快档案管理工作的信息化建设步伐，可有效提升机关事业单位的正面形象、树立良好的口碑、提升服务质量，更好优化档案管理模式，提升档案管理水平，塑造高素质的服务形象，为推动机关事业单位发展夯实基础。

参考文献：

[1]孙树清.事业单位档案管理信息化建设有效策略分析[J].中国新通信，2020，22（11）：105.

[2]黄娜.事业单位档案管理信息化建设有效策略研究[J].办公室业务，2019（19）：77-78.

作者简介：

孙来杰（1977.02.09—）男，汉族，籍贯：山东省日照市五莲县，职称：助理馆员，学历：本科，研究方向：档案管理。