张功臣

摘要：当今时代，档案事业所面临的挑战也十分严峻，充分对档案这种信息资源进行开发，有助于最大限度的发挥其功能。只有不断加快档案管理现代化的步伐，才能够使档案工作真正的能够为国家改革服务，为社会发展服务为创设精神文明社会服务，因此也要不断加深对中国特色的档案管理现代化规律的认识。

关键词：档案管理;现代化建设;原理

档案是我国社会发展的重要信息资源，在一定程度下也体现着一个国家的文化软实力。作为一切工作的基础，档案工作必须要适应现代化的潮流，在原有管理方法的基础上，借助计算机技术打造全新的档案管理工作模式。现代档案的管理内容包括多媒体技术、档案管理多样化、档案管理自动化、计算机技术等。在档案管理现代化发展的情况下，应用档案管理原理管理档案是社会经济发展的要求，也符合当今时代发展特点。

首先，现代化档案管理模式要求体现信息化的特点，不断提高对档案工作质量方面的要求，实现档案管理的标准化、智能化以及自动化。其次，现代化的管理应该能够促进社会经济发展，通过档案管理工作的顺利进行，能够推动社会进步。再者，现代化的档案管理能够增强档案的保密性，现在档案管理工作通过一系列设置，能够使档案管理软件在完成信息录入筛选的过程中得到保护。档案管理工作和以往的不同，现代化档案管理要求最大程度上借助信息技术采取有效措施，从而使档案信息得到保证。

档案管理工作的顺利进行，需要工作人员有相应的责任心以及耐心，工作人员需要给予这份工作足够的重视，对具体操作认真负责，才能够使这项工作顺利进行。

虽然档案管理工作被划分为不同的阶段，但是各个阶段之间都存在着一定联系。档案管理的原理体现在以下几个方面，首先是标准化。档案管理原理包含着很多标准。基础标准是指在档案管理过程中应用最具现实意义的标准开展档案管理;工作技术标准是指应用电子信息技术进行档案管理;管理标准是指采用合理的方式进行工作。其次，统一化。档案管理统一化表现在按照一定的标准进行一定管理，对分段的档案要保证管理无偏颇。最后是简化档案管理，简化是指在不影响档案正常应用的情况下，将一些繁琐的流程简化处理，从而实现档案管理的简洁化条理化。

一、档案管理现代化的内涵

在不同时期，对档案管理现代化有不同的定义，档案管理也受多方面因素影响，其中影响因素，包括管理手段、管理技术以及管理思想。

档案技术与设备的现代化。主要是指在当前档案工作中，技术含量相比以前已经有所增加，比如相应的文件检测与保护技术等这些现代化的技术都需要用到现代化的设备来完成。

档案工作组织和管理也逐渐科学化，通过采用现代技术来为科学的组织工作打好基础，也为提高科学管理水平提供了相应的条件。档案管理业务与技术的标准化也逐渐凸显。所谓的标准化是为了让档案管理中信息资源具有通用性和互换性，不断提高各项业务工作的质量和效率，档案工作中需要制定和执行相应的标准主要包括有关技术和有关管理业务方面的标准。档案工作人员的专业化也有所提高，不仅要求工作人员掌握档案专业方面的基础知识，也应该具备多元的知识结构，对现代的科学技术与管理手段有一定了解。

二、档案管理现代化所面临的挑战

（一）管理模式滞后

由于管理的模式没有与时俱进，所以对当今档案利用的多样化需求很难满足。随着生产的发展以及科学技术的进步，档案的数量也随之有所增加，现行的以手工操作为主的档案管理模式，在档案的储存处理过程中都难以适应形势的发展。在未来的社会中，信息化会占据主导地位，人类的信息需求朝着多元化综合化发展，要使人类活动的真实记录得以继续，就需要不断加速档案管理的数字化与网络化。

（二）档案现代化建设的标准化程度低

当今我国法律并不是很完善，所以我国档案管理信息范围内的标准化程度比较低，缺少相应的协调机制。和档案有关工作的技术配置也比较落后，人才到位的情况不是很理想，这也导致在进行档案管理的过程中十分混乱，相关的法律滞后也是计算机档案管理系统，只能在原来的位置无法与时俱进的发展，这也是当今档案管理所面临的问题之一。

三、档案管理现代化的对策

（一）加强档案管理与电子技术的有机结合

信息时代下的档案管理工作具有一定的科学技术性，电子档案对科学技术具有相应的依赖性，这样的发展趋势就要求档案工作者要具备相应的技术知识，对档案工作有了解，熟悉计算机技术和电子信息技术，从而有效地应用计算机解决在档案管理过程中遇到的各种问题。档案管理部门也要注重对档案工作人员的培养，发挥他们的专业优势，调动工程技术人员的积极性，发挥电子技术优势，从而有效的解决在电子文件以及电子档案管理过程中所遇到的技术性问题。现代化档案管理的重要性在很大程度上，由档案所产生的影响而决定。因此，现代化档案管理需要对信息输出产生的经济效益和社会效益进行全面的考虑，从而从多方面来分析档案管理工作的重要作用。同时，通过档案管理工作的反馈，还能让工作人员发现在管理过程中存在的问题，从而有针对性的进行改善。

（二）加强档案管理的前端控制

传统的档案管理与如今电子档案管理有着很大的不同，因此也应该注意两者之间的差异，从而使之有机的结合，使电子信息档案工作发挥其优势。传统的文件档案管理过程中，以纸质材料为主，可以清晰的划分出文件与档案的两种概念文件转化成答案，必须经过收集整理分配等过程，且都是通过对材料实体的手工操作来完成其工作内容，具有很強的档案专业性，因此要求投入很多的档案工作人员的人力。电子文件是一种实时性的记录电子文件形式的初始阶段，大多是由各职能部门利用计算机编写而成电子文件档案归档形式，也仅仅是一个在电子文件上设置归档信息或标志的过程，没有以前那样专业性的要求。在电子文件形成初期，需要档案管理部门对其进行一定的监控，在没有明确归档操作加工过程时，需要保证电子文件符合档案管理的标准。电子档案也就是将传统纸质文件的归档过程变成了文件形式来完成，实质上加强了档案管理的前端控制，需要管理人员对文件具有一定的重视，不同部门密切配合避免出现问题，同时也提高了对文件形成过程的要求，提高了对技术人员的要求。

（三）加强档案的保护工作

正如大家所知，保存任何文件和档案，最终都是为了让人们更方便的利用。电子文件的档案保护也要追求让信息长期存在并且安全，对电子文件的保护工作主要分为载体的保护、技术的保护、以及数据安全的保护等方面。针对电子文件的特性，国家采取了一定的措施使电子文件与原来的软件和硬件环境脱离，从而实现长久保存的目的。

（四）加强电子文件的运作和管理

在档案管理过程中，工作人员也应该充分考虑电子文件的特点，在管理上积极研究对策吧，将档案管理的工作延伸到文件管理之中。首先可以指定专人负责电子文件的运作，对相应的数据进行记录，保证电子文件归档的质量。其次，对于已经归档的电子文件进行严格的管理，确保其的完整性与真实性，通过加盖电子章印或者是电子签名的方式进行签发处理。另外一个方面，作为档案长期保管电子文件应该在拷贝相同的一份作为备份。最后，还应该把符合归档条件的电子文件储存到长期保存的脱机载体上。对于有保密要求的文件，也应该给予相应的权限设置，防止有关信息泄露。

相对来说，纸质档案的管理难度更大，但是具有的价值也更加丰富，因此相关人员需要加强对现代化纸质档案管理资料的保护。首先，管理人员需要做好数字化录入操作，根据记载资料实现对档案内容的保护和管理。另外，现在档案管理的过程中，要注重完善纸质资料保护的原则，规范内容从而提高工作效率，纸质档案还需要做好细节上的监督工作。最后要加强对纸质管理工作的重视，减少外界的无关因素干扰。在对电子档案进行规划的过程中，要做好对档案的保存工作，定期清理档案光盘，提高光盘的实际使用性，在相应的电子档案光盘使用的时候应该注重对自己的保护，使用后放置在合理位置上，从而避免可能遇到的摩擦和划痕。再者，在计算机系统有关文件把资料设置上相应的密码，先进的密码管理，还可以应用最新的指纹方式来做好保护。最后电子档案管理单位还需要定期对电子档案的磁盘和光盘进行检查。

随着现代科学技术的不断发展，新型的档案管理模式逐渐取代传統纸质档案的档案管理中工作成为了发展的趋势。在电子档案与纸质档案发展的过程中，对于协调者之间的关系，使之相互依存、协同发展十分重要，时代赋予档案工作者新的历史使命，要求其去研究如何适应时代发展要求，完善档案管理措施。正如上述所说，有效的档案管理工作能够促进社会的发展，为了更好促进现代化档案管理需要对先进的管理进行借鉴改革。通过利用先进的工作理念，从而优化管理的方式，现在档案管理建设的过程中，还应该注重对档案资料的有效保护，减少外界因素对档案管理的不利影响，保证档案信息的安全有效，从而发挥档案信息对国家经济发展的重要促进作用。

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