孙晨亮

【摘要】探讨在新型冠状病毒肺炎疫情（以下简称“新冠肺炎疫情”）发生的背景下，档案管理工作在突发公共卫生事件中发挥的重要作用。在突发公共卫生事件发生时，档案科学管理对公共卫生事业发展起到了的支撑作用。

【关键词】突发公共卫生事件;档案;管理

2020年1月，武汉新型冠状病毒肺炎疫情牵动人心，全市卫生健康系统都在加紧做好防控工作，保障城市安全及市民健康。面对疫情的发生，上海市静安区疾病预防控制中心（以下简称“静安疾控”）多措并举，全力做好防控工作。疾病预防控制中心（CDC）作为一线防疫单位，在新冠肺炎疫情防控工作中主要负责疫情监测、流行病学调查、密切接触者追踪调查、网络直报、实验室检测和疫源地消毒等工作，在防疫工作期间形成了大量具有重大现实意义和科学价值的档案资料。这些档案是疾病预防控制中心抗击新冠肺炎疫情的真实记录，也是科学、有效防控新冠肺炎疫情的重要依据。做好这些突发公共卫生事件档案的科学管理工作，对于疾病预防控制中心来说至关重要。

一、突发公共卫生事件档案产生的背景

（一）突发公共卫生事件的定义。突发公共卫生事件，是指突然发生，造成或者可能造成社会公众健康严重损害的重大传染病疫情、群体性不明原因疾病、重大食物和职业中毒以及其他严重影响公众健康的事件。突发公共卫生事件的处置有其自身的规律，存在着事件发生的突发性、处置时间的紧迫性、指挥决策的随机性、人员技术的综合性等特点。

（二）突发公共卫生事件档案的产生。应对突发公共卫生事件处置过程中形成的各类文字、照片、录音、录像、电子和实物等材料，这些珍贵的材料是党和政府领导人民抗击疫情的真实记录，是具有永久保存价值的突发公共卫生事件档案，也是国家档案的重要组成部分。

二、开展及时有效的收集工作

（一）收集工作的特殊性。新冠肺炎疫情属于重大突发公共卫生事件。突发公共卫生事件的处置有其自身的规律。因此，这类档案的收集整理也不能按部就班、循规蹈矩。在收集方法上，不能以固定的组织机构为主，而必须要随着事件的发展，以各个阶段的应急组织为主体进行收集。同时，根据国务院发布的《突发公共卫生事件应急条例》中严格规定了报告与信息发布的主体，所以疾控档案工作者在收集材料过程中要严格落实各项档案保密制度，严防涉密、涉敏档案信息泄露。

（二）收集工作的重要性。针对防控新冠肺炎疫情中产生的文件材料收集工作是做好突发公共卫生事件档案管理的重要环节和基础手段。这些在新冠肺炎疫情防控工作中形成的各類文字、照片、录音、录像、电子和实物等材料是各级党委和政府领导广大人民群众在抗击新冠肺炎疫情中最真实、最全面的记录，也是国家档案资源的重要组成部分。通过系统、科学地收集才能全面、完整地将文件材料做到集中统一管理，提高突发公共卫生事件档案的管理质量。静安疾控结合自身疫情防控工作的特点与实际，明确新冠肺炎疫情防控文件材料收集内容，优化接收流程，做到随办随收、应收尽收。

三、明确归档的范围

（一）有针对性地开展新冠病毒肺炎疫情防控文件材料归档工作。静安疾控结合疫情防控工作实际，制定归档范围，具体包括：（1）各级党委和政府及其他有关部门下发的关于疫情防控工作的文件材料。（2）各级党委和政府领导同志关于本区疫情防控工作的重要批示、指示以及到基层调研等文件材料。（3）区及卫生健康系统建立疫情防控工作机构、协调机制形成的文件材料。（4）市、区有关领导督导本区疫情防控工作等文件材料。（5）召开疫情防控工作会议的会议记录、纪要、决定、领导讲话等文件材料。（6）有关疫情防控工作的规定、办法、意见、通知、应急预案等文件材料。（7）有关疫情防控工作的请示、报告、批复、批示、函和复函等文件材料。（8）有关疫情防控工作的计划、安排、措施、报表、形势研判、统计分析、总结、大事记等文件材料。（9）有关疫情防控预案、监测方案及治疗技术操作规程等文件材料。（10）反映本单位组织对新冠肺炎确诊、疑似病例及密切接触者开展卫生应急处置中形成的文件材料。（11）组织对新冠肺炎开展医学、科学研究形成的文件材料。（12）疫情防控工作其他相关物资保障、生产和生活保障等工作形成的文件材料。（13）社会救助、捐赠及相关资金、物资调拨、分配和使用形成的文件材料。（14）新闻媒体及相关单位关于疫情防控工作的宣传材料。（15）有关疫情防控工作的公告、信息、专报、简报、快报等。（16）其他与疫情防控工作相关的文件材料。

（二）明确新冠肺炎疫情防控档案归档工作重点。静安疾控在归档档案材料时特别重视：1.做好新冠肺炎疫情防控前期的收集、归档工作。档案部门归口负责，本单位各防控小组共同参与的档案工作机制确保分工明确、专人负责、各司其职、明确职责、依法管理，强化档案意识及规范化管理的自觉性。认真做好本单位在疫情防控工作中各类文书档案、音像档案、电子档案等按照国家和本市的有关规范和标准进行整理归档。2.加强中后期材料的收集、归档工作。在抗击新冠肺炎疫情过程中，产生大量数据材料，归档文件以件为单位进行整理，文书类文件以一文一件形式归档，按照《静安区归档文件整理操作细则》要求进行操作。照片档案整理归档按照《静安区照片档案管理办法》要求进行管理，实物档案整理归档按照《静安区实物档案管理办法》要求进行归档。音像档案、电子档案等其他门类按照国家和本市的有关规范和标准进行整理归档。严格按照相关法律法规进行分门别类管理，并加强档案整理中的保护。3.确保归档过程中档案信息绝对安全。重视档案信息安全与档案实体安全同等重要，切实完善各项管理技术和管理措施，建立档案信息系统安全保密防护体系，确保疫情防控资料收集、归档过程中信息绝对安全，严防涉密、涉敏档案信息泄露。

四、加强突发公共卫生事件档案的开发利用，做好事毕移交工作

（一）开发利用。新冠肺炎疫情是重大突发公共卫生事件，疫情的发生对于每个地区、单位、个人都是非常难以预见的，疫情发生以后充分利用形成的档案资料进行数据分析、经验总结、资料汇编、学术研究、论文撰写等，对于疾病预防控制部门在今后应对突发公共卫生事件的相关能力提升有着重要意义，对于本部门卫生应急人员在今后应对突发公共卫生事件时处置能力和个人业务水平的提升有很大帮助。采取多种形式，对重点病例、处置案例准确地进行数据分析、信息反馈、分类统计汇总，为今后制定卫生应急预案、技术方案、传染病防控策略及措施、编写案例汇编。提供可靠的依据和数据支持。利用档案信息，分析传染病流行趋势、分布情况，全面掌握本区域传染病流行趋势，最大限度预防和控制各类风险因素，有效降低本区域传染病发病率。

（二）移交进馆。突发公共卫生事件档案属于重大活动档案，根据《中华人民共和国档案法》《上海市档案条例》，在重大活动结束后应将规范整理的重大活动档案移交上级档案馆。做好档案及时移交进馆能够充分发挥档案的利用价值，对于今后专业机构开展工作思考、历史研究、经验借鉴具有十分重要的价值。静安疾控严格落实各项法律法规，根据静安区档案局的工作要求于新冠肺炎疫情宣告结束后按规定期限向静安区档案馆移交整理完毕的档案。对于重要的或常用的材料，利用信息化手段提前做好备份留存。

五、结束语

在抗击新冠肺炎疫情的背景下，有计划、有步骤地做好突发公共卫生事件档案的科学管理，对于疾病预防控制中心的档案工作者来说尤为重要。疾控档案人员要与医务人员紧密团结在一起，始终工作在防疫第一线，深入各工作组，及时收集信息，立足本职，有效开展收集归档工作。突发公共卫生事件档案是疾控档案事业必不可少的组成部分，疾控档案管理的水平反映了本地区公共卫生发展水平的高低。