摘 要：随着信息技术的持续突破，硬件和软件技术都进入了更新换代时期，为社会各行各业实现信息化发展提供了有力的支持。基于此，本文以企业档案管理信息化建设为对象进行分析，通过介绍其内涵、重要性以及实践的挑战、存在的问题等，综合探讨有效的实践措施。

关键词：企业档案管理;信息化;有效措施

简单来说，企业档案管理信息化建设就是以当前先进的信息技术为载体，构建符合本企业实际的档案管理体系，旨在通过系统组织档案信息资源，进一步实现企业档案信息管理的安全、高效，省时省力，在促进企业更高效地开展管理工作的同时，在一定程度上提高企业的核心竞争力。

一、企业档案管理信息化建设的重要性

（一）使文件归档高效便捷

传统的手工档案管理方式不仅耗时耗力，而且繁琐的文件信息需要档案管理人员相当的细心，否则归档过程中极易出现失误，而对错误的纠正又会引起相关 信息的大面积修改，不仅增加了工作量，而且错误纠正不及时，也会给企业造成一定程度的损失。实现信息化之后，虽然也需要进行纸质归档，但还是使文件归档变得简便易操作，档案管理人员利用计算机进行一系列操作即可完成归档任务，智能化系统也能自动检索可能存在错误的地方并提醒纠正，非常高效便捷。

（二）档案检索自动化

传统的档案多存放在档案室中，企业越大档案资料就越多，查找起来就越 慢，工作量就越大。档案管理工作实现信息化，能够基于计算机通过在检索框输入关键词或序号进行查询，速度快、效率高，同时支持多角度搜索，全面保证信息查找的完整性和准确性，档案管理的效率也可以得到极大的提升，而需要人工操作的工作量则会大大降低。

（三）增强档案的安全保密度

企业尤其是大型企业的档案信息关乎企业的整体生存和长期发展，一旦泄露就会给企业乃至国家社会造成重大损失，甚至是不可挽回的损失。档案管理实现信息化之后，其保密性和安全性要远远高于纸质文件，加密设置、权限设置等，都能将档案资料信息的查阅范围限制在特定人群中，配合对企业员工管理意识 的强化，能够降低档案信息遭窃或外泄的风险。

二、企业档案管理信息化建设面临的问题

（一）档案信息量大、种类繁多且持续成倍增长

企业档案信息涉及企业生产、经营和管理各个方面，且除了传统的文字形式之外，运用信息技术，增加了图片、网页、音视频等多种结构化、半结构化和非 结构化的呈现方式，因此可以说企业档案包含大量不同价值的信息和复杂的数据类型。同时，随着企业规模的扩大、业务的拓展，企业档案中的信息也从内部延伸到外部，进一步囊括了社会化信息资源，且必须支持图片、网页以及音视频等相结合的呈现方式。这就要求企业必须扩大数据存储空间、优化资源整合和利用方式，以应对不断增长的档案信息管理的需求。

（二）信息化建设停留在表面

目前，不少企业的档案信息化建设仅引起高层的重视，且大多数工作人员认为这是技术部门或档案管理部门、人事部门的工作，档案管理工作虽然实现了信息化，但是因为内部人员的配合度较低而很难向更深层次发展。另外，不少企业的档案管理信息化，只是简单地将收集的信息录入电脑系统，将档案管理信息化等同于简单的信息存储，而没有深入发掘和充分利用其功能。同时，在查阅档案 信息时，仍然习惯通过管理人员的人工查找来完成，而不是第一时间通过计算机进行搜索、调用。企业整体利用率低，导致档案管理信息化水平始终不高，信息化建设仅停留在表层，这并不是真正意义上的档案管理信息化。

（三）缺乏相应的技术投入和专业管理人员

企业档案信息化建设对于信息互联网技术的依赖性较强，传统纸质档案资料的管理要求不高，无论是技术还是专业人员，只要能进行简单的分类归档就都能胜任管理工作。但实现信息化之后，档案管理形成了数字体系，且需依赖相关设施设备的支持，但不少企业考虑到技术的使用和专业管理人员的聘用或培训都需要更高的投入，或是认为信息化管理没有必要，从而导致相应的技术人员和管理人员不到位，由此延缓了档案管理信息化建设的进程。

三、實现企业档案管理信息化建设的有效措施

（一）普及和强化企业全体人员的管理意识

企业档案管理信息化建设需要企业各个部门的配合，所以企业从高层到一 线工作人员，必须转变自身观念，参与到档案管理信息化建设中去。企业可通过经常对档案管理人员进行相关培训和在全公司进行信息化宣传的方式，首先要让工作人员加深对网络时代企业开展档案管理信息化建设的背景和优势的认识，尤其是让档案管理人员认识到信息化建设能够减轻工作量、提高工作效率，也能够优化企业档案信息资源和利用水平，进而提高企业服务于内外部人员的能力，有效凸显资源价值较大的信息并对其进行充分利用，构建档案信息资源共享的科学平台。

（二）完善企业档案管理信息化建设的硬件、软件技术设施

硬件技术和设施的完善，需要企业根据自身功能需求，购置和安装配套的计算机、扫描仪、路由器、大型高速交换机等信息处理设备。软件技术和设施的完善，则需要企业立足现实管理状况，围绕企业档案管理资源，构建档案管理系统，进一步开发和利用更多的功能，争取使档案管理信息化向智能化方向发展。企业档案网站系统是现实中档案管理部门的线上模式，在档案管理系统构建过程中，要注重档案工作的细化，根据需求查询相关档案信息以及关键功能服务的开发利用等。同时也要根据企业档案信息的实际调整和改变，不断更新系统中的档案信息，以便员工在需要时可以及时查询档案信息。

（三）培养或外聘专业的档案管理信息化建设人才

针对企业档案管理人员进行相关技术培训，或根据企业需要聘请专门的信息化建设人才，培养档案管理人员对企业档案信息保密的职业素质，使他们能够不断提升研发企业档案管理优化相关信息技术的能力。此外，还需要培养档案管理人员过硬的专业能力，熟练掌握档案管理的内容及流程;具备较强的信息化技能，能够应对网络维护、软件开发等高难度工作，如此才能有效地完成企业档案管理信息化建设任务。

总之，企业档案管理信息化建设是时代发展的必然趋势，也是企业档案管理的必由之路。为此，企业必须辩证地看待信息化建设面临的机遇和挑战，发现存在的问题并逐一有效解决，优化档案信息资源的管理和利用，为企业管理工作和企业运作奠定基础。

参考文献

[1] 论企业档案信息的知识管理[J].孙瑞宁.就业与保障.2020（04）

[2] 试论企业档案信息化建设中的安全管控[J].李岱.兰台内外.2020（15）

[3] 企业档案信息化建设的思考[J].骆违颖，魏东.山东档案.2016（01）

作者简介：吕婧（1993.9—），女，汉族，云南省昆明市人，职务：昆明地铁运营有限公司档案管理员，职称：助理馆员，学历：本科双学位，研究方向：企业档案管理