摘 要：在现代企业管理中，公文规范化管理显得越来越重要。做好企业公文规范化管理，建立健全公文管理制度，可以解决企业上通下达问题，规范企业运作秩序，统一企业管理语言，提高企业管理效率，让企业运行更加通畅，信息传递更加准确。

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关键词：企业公文;规范化;管理

公文是国家行政机关在行政管理的过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。企业在自身的建设和经营管理活动中也得使用这个工具，它不但承载了企业的各种规章制度，还记录了企业生产经营过程中产生的各种信息、资料和数据，对企业发展历程和经营决策都具有非常重要的价值。在现代企业管理中，公文规范化管理显得越来越重要。

一、企业公文规范化管理的价值

随着公司规模的发展，在生产经营过程中不可避免要产生一些管理需要的文件和资料，这些文件和资料往往以企业公文的形式呈现，如何对这些文件和资料进行规范化管理成为现代企业必须面临的问题，做好企业公文规范化管理，可以理顺企业运作秩序，解决企业上通下达问题，让企业运行更加通畅，信息传递更加准确。

1、规范企业运作秩序。企业公文规范化管理是企业管理的一部分，通过建立公文规范化管理规章制度，可以让企业内部公文处理流程化、标准化，规范企业运作秩序，做到工作有章可循，文件处理有法可依，避免企业管理秩序混乱，让企业管理模板化、规范化。

2、统一企业管理语言。公文要求言简意赅，避免歧义。加强企业公文管理，尤其是对企业公文处理进行规范化要求，相当于统一企业内部的管理语言，让大家按照标准的方法输出内容，用简洁的方式进行表达，让企业内部各部门之间沟通无障碍，企业管理信息在传递过程中不产生失真现象，可以有效减少企业内部之间的推诿扯皮和相互抱怨问题。

3、提高企业管理效率。作为企业管理的有效工具，企业公文规范化管理可以提高企业生产效率。首先是企业的各种规章制度可以通过企业公文的形式有效传达给全体员工，这是企业管理的基础，也是员工工作必须遵循的基本章程;其次是企业公文规范化可以提高信息传递效率，让信息内容更准确，信息处理更规范，信息反馈更及时;第三是各种不同的公文形式可以保证公司上下互通，不同的公文形式对应不同的管理要求;第四是公文规范化管理可以为实行办公系统自动化奠定基础。

二、企业公文管理规范化要点

企业公文涉及到企业管理的方方面面，既有公司内部的各种规章、制度、决定、公告、通知、通报、会议纪要，也包括公司和其他外部组织之间的文件往来和函件，因此企业公文管理规范化内容繁杂，我们主要从企业内部公文管理的角度来谈一下公文规范化管理的要点。

1、明确企业组织机构和职责。企业公文作为企业日常管理的一部分，贯穿于企业组织的方方面面，要规范企业公文管理，就要明确企业内部机构设置和工作分工，把公文管理职责落实到相关部门，在部门设置专兼职公文处理岗位，定期对相关人员进行培训、监督和考核。

2、建立健全公文管理制度。要想对企业公文进行规范化管理，就必须要建立健全公文管理制度，明确各类公文的功能和属性，对公文进行有效鉴别，根据重要性、紧急程度、保密要求等多个维度对公文进行分类，重要文件必须传达到位，紧急文件必须限时处理，保密文件要控制知悉范围，这些都需要通过制定公文管理制度进行规范、固化，明确处理人员和时限，做好相关记录和留痕，确保文件能够有效传达、执行和落实，并在文件归档时确认。

3、规范公文处理流程。公文处理一般包括签发、分送、阅处、反馈、归档等多个环节，既要保证环环相扣，还要做到并行和串行相结合，要按文件要求传达和落实到执行部门。不同的文件要求也不一样，比如有的文件需要单线阅处，有的文件需要多部门并行办理，只有对文件处理流程进行规范，才能保证文件处理效率，避免因为一个环节中断造成文件流转不畅，或者因为一个部门出现问题导致整个企业效率降低。

4、进行公文规范写作培训。企业公文种类繁多，每种公文的格式要求也不一样，工作中的使用频度差异较大，比如红头文件主要用于印发制度、规定、组织机构设置、干部人事任免等等;会议纪要主要用于记录企业经营与重要工作会议的内容和决议;工作报告适用于下级机构向上级机构进行工作情况和工作计划建议的汇报。要做好公文规范化管理，就需要相關人员熟悉各类公文的格式和写作规范，对公司文秘人员进行定期培训。

5、明确公文处理时限。任何公文都有时效性要求，因此公文处理过程中必须要重视公文处理时限。通常要根据公文时限要求把公文分为平件，急件，特急三个类别。对于一般平件来说，可在1--3个工作日内处理，对于急件文件来说，处理时限通常要限定在一个工作日内，特急文件则要求要在4个小时内进行处理。当然，不同企业可以根据自己的管理规模进行修改，但是必须要明确处理时限要求，确保公文传递的信息有效传达。

三、企业公文规范化管理过程中常见问题和解决办法

企业公文规范化管理过程中，由于大家的理解存在偏差，在执行时候往往会出现一些问题。比如文件分发不到位造成信息传达失误，文件传递过程中出现漏洞造成企业重要信息泄露等等，甚至有的管理者认为只要做好公文管理就不用进行企业管理，这些都是规范化管理过程中常见的，需要注意并加以纠正。

1、避免规范化管理造成公文不能上通下达。公文规范化管理主要目的是为了让公文传递更有效率，而不是限制公文的传递范围，更不是把公文作为企业权力的进行控制，所以在规范化过程中必须要以公文传递效率为主线，注意文件处理过程中的分发范围和时限要求，在规定的时间传递到规定的范围，确保公文能够上通下达，尽量做到传递流程可视，传递范围可知，传递过程可控，处理结果可追溯。

2、避免规范化管理不当造成企业秘密泄露。由于企业公文包含了企业管理的重要信息和内容，是企业市场竞争中的重要资料，具有非常高的价值。在公文规范化管理过程中，如果处置不当有可能会造成企业秘密泄露，让企业蒙受重大经济损失。由于公文流转环节多，泄露之后往往很难进行追溯，因此要加强企业密级文件的管理，文件分发要进行编号，重要文件不允许复印或打印，密级文件阅后要立即收回，通过办公自动化处理的文件要添加处理者的水印。

3、避免用文件取代管理。虽然公文管理也是企业管理的重要组成部分，对企业公文管理规范化可以提高企业运作效率，在一定程度上可以替代管理者履行管理职责，但是绝不能把公文管理当做企业管理。在企业管理过程中会形成各种文件、决议、信息和经验，这些会以公文的形式进行总结和固化，可以用来指导企业当前的工作，但是这些内容是一些静态的，也是已经过去的，管理者不能停留在以往的文件上，用文件取代管理，而是要创造性地开展工作，通过公文规范化协助自己进行管理创新。

总之，企业公文管理是企业生产经营管理过程中重要的组成部分，企业的公文既包含了企业运行的基本规章制度和生产技术标准，也有企业生产经营过程中产生的信息、数据和资源，还有涉及到员工切身利益的职级晋升和薪酬福利政策。每个企业，每个部门，甚至每名员工都应该了解企业公文的处理基本常识，只有对企业公文进行规范化管理，才能够统一企业内部的交流语言，规范员工的行为标准，增强企业的向心力和凝聚力，建设优秀的企业文化，让企业发展再上新台阶。

参考文献

[1] 裴显生.公文写作概论[M].南京：南京大学出版社，1991

[2] 张保忠.公文写作格式与技巧[M].广东：广东经济出版社2002

作者简介：狄燕：女（1970——），汉族，山东济南人，莱芜职业技术学院副教授，硕士学位，研究方向汉语言文学教学。