赵建平

档案工作是一项非常重要的工作，它对于总结经验、认识规律、延续历史、开创未来有着很重要的价值。近年来，太原市第四实验学校的档案管理工作做到了专人专管、持续规范，取得了很好的成效。在参与学校档案管理工作的过程中，我不断深化对档案管理工作的认识与理解，真正感受到了档案工作在学校管理与发展中的作用。

一、档案工作代表学校的形象

学校档案工作有一套非常严密的程序和规章，资料的积累、整理、分类和记录都会映射出学校的整体形象。资料齐全，查找迅速、准确，能够反映出一所学校稳健求实的精细化管理水平；档案管理人员的知识层次、对档案工作的认识和熟悉程度，以及他们待人接物的态度，能反映出学校的发展意识和规范化管理程度；档案资料的存放与布局，现代化技术手段在档案管理中的运用程度，反映出一所学校管理的全盘统筹能力和“学校无小事，处处是教育”的落实程度。

同时，档案室也是学校对外工作的门户，许多单位或部门做外调时会第一时间接触档案管理人员，档案管理人员的一言一行，代表的都不是个人，而是关系到外来人员对学校的整体印象。同时，来自各级各类单位的检查和验收都会涉及到近年工作的各项数据，查档案是必要环节，每当这个时候，检查人员关注的就不仅仅是档案中的具体数据，还有学校档案管理的规范化水平，高效的档案管理水准能有效增加检查人员对学校的美誉度。

由此可见，档案室就是学校整体形象的缩影，一间小小的档案室凝聚和集中了学校管理和运行的方方面面，必须要认真对待。

二、档案工作能营造教职工的爱校情怀

档案管理人员每天都在不间断地与教职工打交道。比如，每年的职称评定，都会核实教师档案；教师及其子女的社会化活动，也要来查对档案。另外，每次来查对档案都是临时和随机的，有些学校的档案管理人员不是专职人员，平时事情比较多，言谈举止必须非常注意，要尽量避免说“顾不上”“一会儿”之类的话语，而要代之以“您来吧，马上查”“麻烦您稍等一下”。因为老师们对档案工作的情绪会直接带到教学环节中去，如果在这里碰了“钉子”，很可能会把怨气带给学生。反之，如果档案管理人员让教师顺利、愉快地完成查对，教师也会觉得学校管理很规范，事无巨细，无形中产生的愉悦感、认同感会生发出爱校如家的情怀。

因此，做档案工作的人，虽然身处小小的档案室，但是要心系一个大学校。这不仅是爱岗敬业的真实写照，还能体现出大局意识，更是学校管理不可忽略的重要环节。

三、档案工作对学校文化建设至关重要

档案的积累，可以清楚地看到学校每一段历史发展的足迹，没有档案记录，就失去了学校发展的歷史。

从学校历任校长提出的办学理念，到将这些理念转变为广大教职工自觉行动的具体实践；从各个时期学校全方位的制度建设，到实际执行制度的有效性；从学校提出的发展目标，到社会各界对学校的认可程度；从本校教师历次大赛获奖，到他们在学科教学中的知名度……这些都会在档案中有所体现。因此，只要对档案资料进行认真研究和总结，就能肯定成绩，发扬长处和优势，同时准确发现每一个办学阶段和每项决策的不足，力求克服和纠正，进一步提炼出适合社会要求和本校实际情况的学校发展观、价值观，逐步形成能够时时激励教职工恪尽职守、努力工作的学校文化。

让档案资料发挥其应有的作用，这对于学校的规范管理和风气引导至关重要。因为在档案室里留存的很多资料，都凝结着学校几代甚至十几代人的智慧和经验，是不同时期的教职工在当时的历史环境下苦苦探索出来的。认真翻阅学校的历史档案，对于校园文化的延续很有必要。然而在现实中，有些校长任职以后，往往只是凭借自己的工作经验提出一系列办学理念，并对学校原来的制度进行大量修改，却没有通过档案研究学校的发展历程，很容易造成学校文化建设断档。所以，要让学校文化得以传承，重视档案工作必不可少。

四、学校档案为教学评估提供准确的数据资料

教学评估是一项政策性很强的工作，对学校的建设、改革和管理有着至关重要的促进作用，不仅能有效提高学校教育教学质量，而且会给学校管理注入生机和活力。通过评估，使学校的办学思路更加清晰，教学工作的中心地位更加突出，教学投入得到增加，办学条件得以改善，管理更加规范科学。

教学评估需要以大量的原始档案资料为基础。学校教学档案来源广泛、内容丰富、门类多样，往往真实反映了教学的客观规律，体现了一个学校的教学水平。在教学评估中，从档案中得到的信息是最基本、最准确和最有依据性的。因此，学校档案在教学评估中所发挥的作用是别的东西所无法替代的，它直接影响着教学评估的结果和学校的办学水平，这就给学校教学档案工作提出了更高的要求，必须从各个方面完整落实相关制度。

教学档案要保存完整。齐全的教学档案是准确反映教学情况的基本要素。有的学校不太重视教学档案的完整保存，总觉得这些东西可有可无，虽然把各项教学档案都进行了留存，但是因为缺少必要的归档整理，需要寻找的时候可能要翻遍所有的资料柜才能找得到，甚至有的学校档案资料都没有完整保存，这样会给教学评估工作带来很多障碍。因此，要做好教学评估工作，必须要保证资料的完整性。

教学档案要管理规范。有些学校对档案没有学校层面的集中统筹，没有健全的档案管理规章制度和有效考核。这样就难免造成档案管理的随意性比较突出，有的兼职人员多年不参加培训，管理工作信息不通、缺少新意。事实上，要想做好学校的档案管理工作，制定完善的规章制度必不可少，它可以很好地规范档案管理人员的行为，促使他们严格要求自己，不断提升工作能力。

教学档案要实事求是。这项工作要求档案管理人员有较强的原则性、不打折扣的细致程度和高度的责任心。有的学校为了在检查验收和评估中拿到高分，临时拼凑教学档案，甚至把不符合验收指标的部分进行修改，这本身就严重违反了职业道德，以这样的档案资料为依据的学校教学评估根本没有意义，所以必须从源头上加以遏制。

总之，学校档案工作并不像许多人想象的那么简单，它是学校管理工作中一个不容忽视的领域和环节，必须从各个方面规范管理、严格落实，使其有效推动学校各项工作的稳步开展。

（作者单位：太原市第四实验中学）