朱康奥

摘   要：环境监测档案的有效管理对于快速识别环境问题、制定相应管理措施和有效治理环境污染具有重要现实意义。针对目前传统环境监测档案管理模式存在整理繁琐、耗时长、成本高、效率低，以及档案成果易被破坏等不足，本文通过对比分析基于LIMS系统的管理方式和传统模式，分析其在环境监测档案管理中的优势及可能存在的问题，并提出了相应改进方向，可为环境监测档案的高效管理和使用提供借鉴和参考。

关键词：环境监测  档案管理  LIMS系统

中图分类号：X830                                  文献标识码：A                       文章编号：1674-098X（2020）06（b）-0124-02

环境监测是环境保护工作的基础，是环境立法、环境规划和环境决策的依据，而环境监测档案是指在各种环境监测活动中直接形成具有保存价值的数据、文字、图表、音像、照片等的各种形式和载体的文件材料[1]。高效的管理环境监测档案，合理的利用环境监测相关数据和资料，能充分地提高环境监测工作效率，保证环境保护工作有序推进。目前，传统模式下的档案管理存在着各种问题与掣肘，已无法匹配日益更新的环境工作要求，因此，必须寻找一种更便捷、更高效的档案管理方法。本文就传统模式的档案管理的问题予以介绍，并提出基于LIMS系统的档案网络化管理的相关办法。

1  传统模式下档案管理的问题

1.1 档案整理繁琐，需耗费大量时间与成本

传统模式的档案管理是基于纸质文件的管理。纸质档案管理存在着规模大、种类杂、数目多的困难。在以往的档案整理中，往往有以下几个步骤：档案分类与归集、编目录、装订、打印页码。档案工作人员需根据以上步骤，一步一步地完成档案整理、排序等工作，每一个步骤都存在着大量的工作量，同时，需要耗费大量时间，成本巨大。

1.2 档案使用效率低下

对于传统模式下档案的查阅、利用也存在各种问题。虽然已经对档案进行了整理归集，但是当需要对某一种属性或者类型进行查找时，有时需要翻阅一年甚至几年的档案，查阅繁琐、效率低下。在提取某些关键信息时，还要利用逐页复印、扫描等手段，有时甚至需要手工将数据录入电子表格再进行分析，这严重影响了工作效率。而一旦提取到错误信息，一般也难以发现纠正，这也将影响到環境管理与决策的准确性。

1.3 档案的成果易破坏

纸质档案的局限性在于长期保存的方法不当，则易发生档案潮湿、虫蛀、腐烂等情况。而且后期工作人员查阅、参考这些资料时，案卷调度频繁，造成磨损严重[2]，尤其是一次性翻阅、复印大量档案文件的时候，会使档案产生破损、沾污甚至丢失的情况。

2  基于LIMS系统的档案管理的优势和存在问题

相较于传统模式，基于LIMS系统的档案整理是一个比较新颖的管理方式。本文在以下三个方面对基于LIMS系统的档案管理的优势进行了分析。

2.1 档案归档整理方便有序

在日常的档案整理中，不难发现大量的档案都是监测报告及其原始记录。而在LIMS系统的使用过程中，随着监测任务在系统中流转，原始记录和监测报告均已在系统中生成。为了保证监测报告的整齐有序，可根据要求对报告进行分类，包括时间、报告类型等。只需要把分类规则在系统中维护好，系统自然将报告按要求进行排列顺序，不需要人工再进行整理。当然，监测档案不仅仅是监测报告，还包括了其他类型的文件。这些文件均可以通过扫描成电子文件的形式，最后将电子文件导入到LIMS系统中。

2.2 档案查阅效率快捷

基于LIMS系统的档案管理中一个最大的特点就是档案数据便于查阅，而且LIMS系统可以进行精准查询，这个在传统的档案查阅中是难以做到的。精准查询是指对某一个细节进行遍历式的查询。如查询近两年所有地表水报告中氨氮的分析结果，或者查询某一个企业历史以来所有的分析报告，又或者查询某一个断面一年内所有的超标数据。通过LIMS系统可以快速得到相关成果并导出为表格，这极大地提高了查询的效率，并缩短了时间，节省了大量的人力物力。

2.3 档案不易丢失、转移方便

相较于传统档案查询时的各种问题，基于LIMS系统的查阅并不会使档案产生丢失、破损、纸面变脏模糊等问题。LIMS系统的档案调阅均是对于数据库的读取操作，只要做好数据库的定期备份，档案并不会因为数据频繁存取、系统网络波动等原因而产生损失。

同时，由于档案的保存是一个长期的过程，很多档案甚至是永久保存。因此在保存的过程中，难免会产生保存场地更换的情况。这时，传统模式的档案由于档案量大、分类专业，不仅需要大量的人力物力进行档案转移，还需要档案管理专业人士在转移过程中按要求进行分类。LIMS系统相比起来，则省时省力很多。一是体积减轻了许多，LIMS系统档案的载体并不大，减少了大量人力物力的支出。二是由于是对载体的转移，只需要维护人员保证载体的安全，并不需要档案管理人员对内部档案进行整理。

当然，基于LIMS系统的档案管理目前还并不成熟，具体管理中也存在以下问题。

2.4 基于LIMS系统的档案管理缺少完整规范

LIMS系统是一个基于B/S架构，建立在计算机局域网上的一个实验室信息管理系统。建立LIMS系统的主要目的是将实验室的分析仪器通过计算机网络连起来，采用科学的管理思想和先进的数据库技术，实现以实验室为核心的整体环境的全方位管理[3]，而这里面的功能并不包含档案管理这一模块。LIMS系统中档案管理其实是作为使用者额外附加的一个需求，并不是系统自带的功能模块。因此目前虽然可以提高档案的整理查询分析的效率，然而由于缺少必要的文件制度，档案管理的规范性无法在系统中体现。

2.5 电子载体保存时限短，易损坏

LIMS系统中的所有数据均保存在数据库中，数据库存在电子载体也就是硬件设备中。传统模式下的档案管理，纸质文件若是保管得当，可以保存千年不损毁，但是电子硬件设备并不能达到这一要求。随着科技日新月异的发展，设备的更新换代是非常快的，基本5～10年就要淘汰一批旧的电子设备。因此，数据库不仅要随时备份，还应定期将数据迁移至新载体。而一旦载体损坏，找回载体内部数据会非常的困难，成本也会非常高，如果载体损坏严重，甚至会导致数据的丢失，这个代价是无法承受的。

2.6 系统存在病毒感染泄露信息的可能

虽然LIMS是基于计算机局域网的系统，理论上并不存在数据向互联网泄露的可能，但是由于目前各监测站的网络管理并不统一，往往存在着内部网络与外部网络混用的情况。这极易导致LIMS服务器感染病毒，从而导致数据泄露。同时，使用人员的移动存储设备使用不规范，也易使系统终端感染病毒。

3  基于LIMS系统的档案管理改进方向

3.1 制度保障，依规管理

在环境监测档案管理及应用中，相应的管理制度是重要的基础与保障，对于环境监测档案管理工作的开展有重要的意义[4]。建立完善的档案管理制度，对基于LIMS系统档案管理有着重要的作用。当然，档案管理还应配备相应的专业档案管理人员。管理人员的专业与素质，是制度落实到具体的关键。定期对人员进行培训与学习，丰富其档案专业知识，提高工作能力，确保档案工作能依规管理、有据可循。

3.2 定期备份、定时维护

LIMS系统的档案管理是一个不断使用、不断收集的过程，这和传统模式的档案管理区别很大。在日常的流程中，每时每刻都在產生新的数据，按照理论来说，每一份新数据都需要进行备份保存。然而实际上LIMS系统并不能做到这一点，时时备份不仅对系统服务器的压力过大，而且也无法有足够的空间存储如此多的备份。因此设定一个合适的期限，定期备份是保证数据安全的关键。

电子产品中软件的问题往往可以用技术解决，但是硬件的损毁则是一个不可逆的过程。系统服务器与存储设备的完好，也是数据安全的基础保障。为保证硬件的长久稳定运行，必须配备专业的维护人员，定时定点进行维护。同时随着设备的更新换代，也要及时更换新的硬件设备。

3.3 规范网络，正确使用

互联网发展到今天，信息安全问题也逐渐引起人们的重视，基于LIMS系统的档案数据安全也是如此。应建立信息安全保护制度，加强对基层员工的网络安全培训，规范LIMS系统以及电脑终端的使用。只有将档案的信息安全工作做好了，才能保证基于LIMS系统的档案管理工作顺利进行。

4  结语

环境监测是环境保护的重要工作之一，环境档案则是环境监测的所有成果的整合。高效的环境档案管理能提高环境数据的利用效率，而数据的精准利用则是治理环境污染，解决环境问题的依据。随着环境问题越来越重视，环境监测档案也比以前复杂的多。传统模式的档案利用效率已无法匹配如今的环境保护要求。LIMS系统目前在国内监测站应用范围较广，基于LIMS系统的档案管理是一种更高效、更便捷的管理方式。最终的目的都是为了更好地服务于环境决策，解决环境问题。

参考文献

[1] HJ /T 78.1-8.5-1994，环境保护部环境保护行业标准《环境保护档案管理规范》[S].

[2] 洪瑶.信息时代环境监测档案规范化管理思考——以四川省环境监测总站为例[J].四川环境，2014（2）：120-122.

[3] 易敏.环境监测实验室信息系统建设探索与思考[J].环境科学与技术，2016，39（S2）：388-393.

[4] 张珊娜.环境监测档案管理存在问题分析及对策[J].中国资源整合利用，2017（8）：94-95.