付文伟　刘秀忠

一、通过线上开展档案工作的必要性

“线上”就是指依托网上进行的各种行为，它主要是采用网上营销工具进行产品信息、公司信息的推广。原来主要针对对企业营销，现已为社会广泛利用，线上办公也是其中的一种。线上办公，主要依托互联网进行，对于高科技有较高依赖。现在高科技的快速发展，为我们实现线上办公提供了方便和可能，特别是在疫情期间，档案部门实现线上办公是十分必要的，我们要充分利用高科技带给我们的福利，确保工作创新发展、有序推进，满足新形势下档案工作的要求。

1.特殊时期档案工作正常运转的需要。以往，档案部门，在线上办公方面虽然也做了很多尝试，取得了一些成果，但线下办公还是主流。这次疫情，对我们的理念自然会带来一些改变、一些冲击，对线上办公的重要性认识也会更加深刻。在疫情面前，线下办公受到很大地限制，线上办公这个高科技产物自然得到了更高的重视，线上办公成为档案部门的必然选择。这样，我们既能积极参与、主动配合疫情防控，又能保证档案工作正常运转，一举两得。

2.“互联网+”时代档案工作高质量发展的需要。在疫情面前，我们更感到利用先进技术手段实现档案工作提档升级的迫切性。实际上，不管有没有疫情，利用互联网技术，实现线上办公，都是发展方向，也是未来的大势所趋。线上办公在今后必然占据越来越大的份额，成为档案工作的主导力量。互联网技术创造了这个条件和可能，应该很好地为我所用，顺应“互联网+”时代发展的趋势。疫情的到来，使我们更加认识到“互联网+”技术的重要性，也必然会加快我们档案工作实现线上办公的步伐和进程。

3.提高档案工作效率和水平的需要。在疫情期间，各项档案工作都很紧迫，但又受限，要保证各项档案工作顺利开展，提高效率和水平很必要，它可以把疫情耽误的时间抢回来，把疫情耽误的工作做到位。要做到这一点就离不开科学技术，离不开线上办公。线上办公使我们档案工作提高效率和水平成为可能，也成为我们应对疫情的重要法宝。线上办公的效率和水平是传统的线下办公所不能比拟的，传统的线下办公也到了寻求改变的时候了。传统的线下办公虽然有它的优点，但存在效率和水平相对低下的问题。而线上办公则克服了这些不足，是提高档案工作效率和水平的正确选择。

4.档案工作线上线下融合共生的需要。线上线下是一个什么样的关系，这个问题过去我们也思考过，但相对考虑的较少。这次疫情给我们提供了深入思考这个问题的机会。严格来说，尽管线上办公是一个长期的发展趋势，但从相当长一个时期来看，线下办公也不可能很快消失，现在还存在互相融合的关系。就如这次疫情的到来，虽然使我们更多地使用线上办公这个手段，但线下办公还在一定程度上存在，甚至在疫情得到有效防控后还会成为主要的办公手段。对这个问题要有清醒的认识。线上线下应是互相促进的关系，而不是谁完全取代谁的关系。我们在这里强调发展线上办公，也是档案工作线上线下融合发展的需要。但一定不能重视了线下办公，忽视了线上办公，而应融合发展，这已被疫情期间档案工作发展所充分证明。

二、如何通过线上开展档案工作

1.为疫情防控工作提供有效服务。首先，要在网上开展疫情防控档案收集工作。疫情防控档案很重要，它是疫情的原始记录，我们一定要及时把这些珍贵档案收集上来，确保这些档案材料不散失、不失落，确保齐全完整。疫情期间，直接上门收集不方便也不现实，这个时候采取网上收集也是一个可行的选择，既能保证疫情期间所形成的材料都及时收集上来，又能留下这段珍贵的历史记忆。当然，保存档案不是目的，更好地为疫情防控工作服务才是目的。在这方面，在为利用者提供实体档案的同时，在疫情期间通过线上为利用者提供档案信息服务更是一种可行的选择。各地通过线上向有关单位和部门提供新冠肺炎疫情档案信息、非典等时期的编研成果，都收到了很好的效果，也得到了有关方面的肯定。这也是档案部门顺应时势主动为中心为大局服务的成功案例。

2.利用视频电话的方式召开各种工作会议。疫情期间要严格控制人员聚集，这就给召开常规的各种会议带来了难度，但会议又不能不开，当然在“互联网+”时代我们仍有有效的解决之策，那就是召开视频会议、电话会议等。档案部门在疫情期间也应充分利用好这种有效形式，解决好一些急待解决的问题。视频会议、电话会议等，在过去可能要想开展还是有一定的难度，因为科技水平所限，但近些年科技的飞速发展，已使不可能变成了可能。所以档案部门要充分利用高科技带来的便利，通过视频、网络等召开各种会议，研究部署各项工作任务，不使常规会议无法召开而影响工作的正常开展。许多档案部门在这方面都进行了有益的尝试，无论是党建、业务工作、防控疫情等方面都采用了这种做法，并没有因为常规会议无法召开影响各项活动的推进。今后，无论有没有疫情，都应从提高工作效率、节省办公经费的角度出发，把视频会议、电话会议等加以常态化，以推动工作的更好发展。

3.适时发布档案工作消息、动态。疫情期间，办公方式也出现了一些改变，出现了居家办公、网上办公等，这个时候，由于单位同事之间不经常见面，彼此之间交流信息、动态、消息等自然不会像以往那样方便快捷，信息不畅，自然会影响工作的开展。而要保持信息、动态畅通，线上传播必然是一种行之有效的形式。档案工作者在这个特殊时期，了解档案部门、档案行业的最新消息，最快捷的方式就是通过线上去获取。许多档案部门也充分利用自媒体这种方式传播各自的最新工作动态、业务进展等，自身的工作情况并没有因为疫情而无法有效传播，甚至有的档案部门还通过创新，采用了以往所没有的传播手段，走出了一条档案宣传工作的新路径，使档案工作为社会上更多的人所了解和熟悉。这个过程中形成的成功经验，在今后也应该发扬光大。

4.實现档案信息网上查阅利用。更好地做好查阅利用工作，向社会各方面提供档案信息是我们的重要职责。档案部门的一项很重要的任务就是提供利用，这也是发挥档案作用的一个重要渠道，更是社会沟通的一个重要桥梁。疫情期间，档案部门的查阅利用工作也是大受影响，查档接待室也是时开时停，导致查阅利用工作无法有效开展，而有些查阅利用工作又是刚需，急需查阅利用，不提供不行，那怎么办？只有网上查阅利用这条路可走，既不影响工作，又满足查阅利用档案的需要。网上查阅利用，一是把已经公开的现行文件、利用率比较高的档案材料等上传到档案网站或档案部门指定网站上，供利用者查阅利用，另一种就是针对特定利用者，他们可联系档案部门，提供他们的利用线索，档案部门代为查找，把查找到的档案材料通过网上传送给利用者。无论是哪种方式，都是通过网络实现的，在疫情期间把过去作为补充的一种利用方式，变为一种主要利用方式，这不能不说相较于过去的利用方式也是很大的一种改变。现在，许多档案部门都接受了这种方式，纷纷加以利用，有关网上查阅档案的消息很容易找到。这充分表明档案部门在疫情期间，档案查阅利用工作虽然面临困难，但同样不落位、不失位，仍在发挥着档案部门应有的作用，力求使疫情不会影响社会各方面正常的利用需求。而且，作为档案利用的更高形式——档案编研，也采用了网上编研的方式。档案部门把经过系统加工的档案材料，通过编研成果的形式在网上发布，使读者、利用者足不出户就可以阅读到内容丰富、形式多样的高水平文化产品。