靳永新

摘要：本文以大数据为背景，通过实践发现大数据时代背景下当前企业档案管理模式存在的问题并针对发现的问题提出解决方案，以提高档案管理水平，适应时代发展的需要，助推企业可持续发展。

关键词：大数据时代;档案管理;创新分析

随着“四个全面”战略布局，国家大数据发展战略和“互联网+”行动计划的逐步推进，档案工作范围更加广泛，内容更加丰富，需求更加多元。大数据是指大数据集，这些数据经过计算机分析以揭示与数据某个方面相关的模式和趋势。

一、大数据时代背景下档案管理工作的现状

随着大数据时代的到来，给企业档案管理工作带来了新的机遇与挑战，同时现有档案管理工作也难以与现状相适应，处于发展瓶颈期。

1.大数据时代背景下，现有档案管理制度与现状不适应。企业虽然根据档案相关法律法规及单位实际情况制定了文书、会计、科技等各门类档案管理办法、归档范围、保管期限等规范，但是，现有制度规范中收集类型相对单一，主要是以纸质档案为主，以少量的特殊载体、实物档案为辅，这些传统的档案类型很容易分类、归档。在大数据时代，企业在生产、经营、管理、科研过程中各类管理系统将产生大量的具有保存价值的数据信息，这些数据不及时收集、整理、归档，必将造成信息资源的浪费，也可能造成失密、泄密的嚴重后果，同时，不符合相关档案法规对于档案“应收尽收”的要求。

2.大数据时代背景下，档案管理模式急需更新。 传统的档案管理，以纯手工收集、整理、鉴定、保管、查阅，加上单机版或者局域网的档案管理系统。在大数据时代，档案管理人员需要将传统的档案管理模式与大数据时代信息化的新模式结合在一起，这对于管理工作人员来说就需要更新的管理知识，同时需要具备信息管理能力。因此，传统的档案管理模式，不能满足大数据时代企业档案管理的需求及企业发展的需要。

3.大数据时代背景下，对档案管理工作人员提出了新的更高的要求。大数据时代到来之前，档案管理人员只需要学习掌握档案专业知识即可胜任工作，不需要太多别的专业知识。大数据时代，不仅需要档案管理人员具有扎实的业务知识，而且要了解和掌握更多的数字档案管理的方法，还需要了解信息技术、信息系统、数据分析等专业知识。因此，就需要档案管理工作人员掌握更多、更全面的专业知识和技能，拥有更丰富的管理能力。

二、大数据时代背景下的档案管理创新思路

企业以盈利为目的，传统档案管理模式下档案为企业创造价值的机会少，档案的作用主要体现在凭证、查考的作用，档案管理人员在企业中普遍存在职级偏低、收入较少、流动性大的特征。在大数据背景下，利用信息技术，瞬间完成收集、整理、鉴定、查阅等工作，而且在实现准确、高效的档案服务的前提下，利用现有的档案资源根据公司热点问题收集形成参考资料，从而为公司的经营、管理、科研起到参考辅助作用，由被动服务向主动为企业创造价值发展，从而实现档案工作的有为有位。

1.与时俱进，完善档案管理工作制度

在大数据时代档案管理工作得以顺利开展的前提是加强档案管理体系建设，不断制定、修订相关的档案管理制度。首先，需要公司党政一把手重视，技术领导协助分管，党建、生产、安全、经营领导分工负责，具体工作人员认真负责。其次，根据企业的性质，结合企业实际情况完善相应的管理制度，由制度指导具体工作，用制度管理档案。第三，在各项管理制度中明确各级档案责任人，明确其职责与义务，细化归档范围和保管期限。第四，严格落实各项管理制度，对相关责任人进行考核。组织归档责任部门负责人及工作人员学习相关档案法律法规，强化法律法规的约束力，提升依法治档的能力。利用大数据分析各单位各部门的归档执行情况，形成图文并茂的考核报表，定期公布考核结果并与绩效工资挂钩。第五、制定工作计划，增加资金投入，改善档案馆软硬件设施建设。形成用制度指导、用制度管理、用制度约束、用制度促进的效果。

2.推陈出新，改变传统档案管理模式

在大数据时代，档案管理工作想要有更好的发展首先就是要改变传统的思想理念，创新出更多适应时代并利于发展的新模式。首先，我们可以利用大数据信息处理技术，实现档案的自动存储，将电子文件直接分类归档，通过大数据实现电子文件的鉴定和分类， 并提供档案智能检索服务、档案信息定制服务、档案信息决策服务、档案信息跟踪与推送服务等，所有的流程都不需要人工的干预，减少大量的人力物力。 其次，利用计算机、信息系统、数据库完成工作的准确率和效率都是人工无法比拟的，通过这些技术手段解决传统纸质档案在档案管理工作中所存在的弊端。第三，要加强与外部公司的深度合作， 借助他们已经成熟的技术和管理模式，打造档案管理大数据。合作的形式，既可以以外包的形式请科技公司直接介入档案工作，也可以以项目合作的方式， 共同运用档案中的数据实现各项服务。第四，为了更好地为档案用户提供服务，档案人员要利用大数据技术充分挖掘档案知识，提供深层次的知识服务，在实际执行过程还要注意克服数据的存储、管理和知识资源的共享、保密等问题。

3.广纳人才，建设高效档案管理团队

在大数据时代背景下，档案管理工作对于工作人员的要求也越来越高，仅靠档案部门的一己之力是无法实现现实的需要。档案管理是企业基础性管理工作，必须在培育专业精神、提升专业素养、增强专业能力上下功夫。高效率的档案管理团队不仅会赢得人们的尊敬，还能提高档案部门在企业的地位。首先，档案管理人员须具备扎实的档案基础理论，很强的责任心，在工作中不断学习，善于思考，提升业务本领，引导档案管理人员，把学习当作紧迫的任务、永恒的追求，加强政治学习、业务学习、技能学习，用心积累，深钻细研，使他们对新技术有一个全面的了解，有效提高业务水平。其次，鼓励新老档案管理工作者学习运用信息化技能，增强自信，勇于实践，干中学、学中干，掌握新时代“看家本领”争做岗位上的行家里手，推动档案信息化建设。第三，档案部门要引进专业型人才，特别是技术型人才和善于进行知识管理的人才的培养，培养出懂技术又懂档案的复合型人才。综上所述，企业只有建设出一支具有高效率和高素质的档案管理团队，才能使档案管理工作在大数据背景下走的越来越稳。

三、结论

本文针对大数据时代背景下的档案管理工作进行阐述。大数据时代下的信息技术在引领社会发展，成为档案发展的必然趋势。能推动档案管理由实体管理向数据、向知识管理发展，尤其在海量档案和非结构数据盛行的今天。档案管理工作人员应该抓住大数据时代发展的脚步，在档案管理工作中仍然需要不断的探索，我们应结合时代背景和企业需要，在实践中不断摸索前进。文中的观点较浅薄，希望能够抛砖引玉，将大数据背景下企业档案档案管理研究提升到崭新的高度。

参考文献：

[1]张新颜.新形势下事业单位档案管理与创新策略初探[J].办公室业务，2019（14）：121.

[2]郝晓旭.大数据时代档案管理工作创新探究[J].黑河学刊，2019（04）：179+192.

[3]谭明.试论信息时代档案管理工作的创新策略[J].才智，2019（15）：214+216.

[4]王德建.大数据时代档案管理新策略[J].科技传播，2019，11（05）：1-3.

[5]石春莉.浅议档案管理的重要性与创新策略[J].才智，2018（15）：204.