夏琮

摘 要：车辆管理系统的设计与实现，对企业而言大致具备以下几个方面的重要现实意义：降低企业的支出成本;提高企业信息化的管理水平;简化企业的工作流程等等。同时，该系统的设计与实现恰恰也是反映和提升企业领导层的绩效和管理水平的一条非常聪明而又人性化的捷径。本文首先介绍了系统的总体设计，主要内容包括系统功能分析;系统功能模块设计。其次阐述了系统的详细设计与实现，主要内容包括车辆信息、记账、车辆查询、负责人查询模块。然后论述了系统应用效果分析和评估，主要内容包括日期、车牌号、自动生成字段。最后进行了总结与展望，主要内容包括系统带来的便利及今后改进和努力的方向。

关键词：车辆管理系统;数据库;信息化管理;EXCEL

1 引言

在现代数据库及信息技术发展越来越快的今天，人们对于信息化数据的质量要求变得越来越高，这就促使企业要提高工作效率及质量，改变原有的管理模式以满足人们的需求，在这样的情况下就必须要借助于现代化的信息化管理技术来达到目的。本文将借助EXCEL进行车辆管理系统的设计从而说明其在工作中的实际运用。

2 车辆管理系统的总体设计

2.1 系统功能分析

作为一个适合笔者部门自身特点的系统，不可能面向一个大型的管理系统，也没必要面面俱到地解剖一个“小麻雀”。本文只针对需求分析中的要点，设计出一个能够反映系统特点的原型系统。系统的功能结构划分为：车辆信息、记账、车辆自动、手动查询、负责人手动查询五大模块。

2.2 系统功能模块设计

2.2.1 车辆信息子模块

该模块包括了车辆的一些基本字段：车牌号、性质、所在区域、额度、负责人、备注。该模块的数据信息是其他模块操作的基础。

2.2.2 记账子模块

该模块的主要功能是对车辆发生的费用进行记账，其数据信息的准确性直接影响到其余模块数据信息统计汇总的准确性。

2.2.3 车辆自动查询子模块

该模块的主要功能是根据参数设置（年和月）显示所有车辆的剩余额度并做出必要的提示。

2.2.4 车辆手动查询子模块

该模块的主要功能是根据输入的车牌号及参数设置（年和月）显示该车辆的已用额度并做出必要的提示。

2.2.5 负责人手动查询子模块

该模块的主要功能是根据输入的负责人姓名及参数设置（年和月）显示该负责人名下所有车辆的数量、已用总额度并做出必要的提示。

3 车辆管理系统的详细设计与实现

字段单元格的底纹颜色约定为：黄色-计算生成;蓝色-列表框选择或者手动输入;红色-强调警示。

3.1 车辆信息模块

车辆的基本字段输入步骤为：输入车牌号;选择性质;输入所在区域;输入月额度，自动计算生成出季额度和年额度;输入负责人及备注，如图2-1。

需要说明的是：底纹为红色的车牌号单元格表示车辆由于某种原因（负责人辞职）已经停止记账，但是该车辆的基本信息仍然保留以便日后进行追溯查询，笔者将该类车辆单独保存在废弃车辆模块中，如图2-2。

3.2 记账模块

车辆发生的费用进行记账步骤为：输入记账日期和车牌号;根据车辆号从车辆信息模块中自动导入性质、所在区域、额度、负责人信息;输入记账金额及备注，[4]如图2-3。

需要说明的是：该模块对于记账日期这个字段进行了拆分、转换与组合预处理操作，具体过程为：先将其拆分为年、月、日三个子字段，再将其转化为对应的季度子字段，最后将车牌号字段与这些子字段进行组合从而生成出车牌号&年&月、车牌号&年&季、车牌号&年;负责人&年&月、负责人&年&季、负责人&年共六个组合字段。前三个组合字段是为了便于在车辆自动和手动查询模块中分别进行剩余额度和已用额度计算的准确定位，后三个组合字段是为了便于在负责人手动查询模块中进行已用总额度计算的准确定位，[3]如图2-4和图2-5。

3.3 车辆自动查询模块

先根据车辆号从车辆信息模块中自动导入性质、所在区域、额度、负责人信息。再根据参数设置（年和月）从记账模块中计算生成出所有在用车辆的剩余额度，其中：剩余额度>=设定额度*30%，状态提示为“余额充足！”;0<剩余额度<设定额度*30%，状态提示为“即将用完！”并且底纹为橘黄色;剩余额度=0，状态提示为“已经用完！”并且底纹为红色;剩余額度<0，状态提示为“已经透支！”并且底纹为红色，[4]如图2-6。

3.4 车辆手动查询模块

该模块的详细设计与实现与上述车牌号自动查询模块类似，区别在于：该模块是按照用户的主观需求有选择地按照车牌号查询，例如：可以查询车牌号A在2020年1月发生的已用额度，也可以查询车牌号B在2019年2月发生的已用额度……，而不像在车牌号自动查询模块中那样所有的车辆只能按照同一个参数设置（年和月）对发生的已用额度进行查询，如图2-7。

3.5 负责人手动查询模块

具体步骤为：输入负责人姓名，根据负责人姓名从车辆信息模块中计算生成出该负责人名下所有车辆的数量及其总额度;输入年和月，根据参数设置（年和月）从记账模块中计算生成出已用总额度，如图2-8。

4 系统应用效果分析和评估

在系统开发的过程中，已经准备了许多不同类型的数据进行运行和调试以验证系统的可行性、正确性和有效性，当然，系统的后续分析和评估也是至关重要的。用户在操作系统的过程中，可能会出现误操作，为了使用户输入的数据信息保持正确性，所以对其进行校验是一项十分有必要的工作。

4.1 日期字段

如果用户输入的日期发生错误（例如2020/13/27），系统会发出出错警告并且提示用户重新输入正确的日期。因此，在数据-数据工具-数据有效性-设置中，将所有模块中日期字段的有效范围设置为EXCEL支持的日期范围（1900/01/01至9999/12/31）内，[2]如图3-1。

同样，在数据-数据工具-数据有效性-设置中，将所有模块参数设置中年的文本长度设置为四位，月的输入范围设置为1至12的整数，如图3-2和图3-3。

4.2 车牌号字段

第2.1节（车辆信息模块）已经所述，底纹为红色车牌号单元格表示车辆由于某种原因（负责人辞职）已经停止记账，但是该车辆的基本信息仍然保留以便将来进行追溯查询。所以，多数模块中用户选择这些车辆的时候，其车牌号单元格底纹应自动变成红色以强调警示。例如：在开始-样式-条件格式-管理规则-新建规则中，将车牌号为晋A XXXXX的单元格底纹设置为红色，如图3-4。

另外，在多数模块中用户需要经常输入车牌号，如果直接手工输入，那么对于用户来说体验会很差，即耗时又容易出错。所以，在车辆信息模块中可以将整个车牌号字段设置为一个备选列表，而其他模块中的车牌号字段可以引用该备选列表从而让用户进行选择操作，这样不仅加快了输入的速度而且保证了数据信息的准确性。步骤：先在公式—定義的名称—名称管理器-新建中，将车辆信息模块中整个车牌号字段（B列）新建为一个名称为车牌号的备选列表;再在数据-数据工具-数据有效性-设置中，将其他模块中的车牌号字段引用来源设置为刚才新建的名称为车牌号的备选列表，[2]如图3-5和图3-6。

4.3 自动生成字段

第2节（车辆管理系统的详细设计与实现）已经所述，底纹为黄色字段单元格数值表示从其他模块中计算生成。例如：在车牌号手动查询模块中，月已用额度字段单元格代码为：=IF（OR（B2=""，I2=""，J2=""），""，SUMIF（记账！G：G，O2，记账！V：V）），[1]具体解释为：如果B2（车牌号）、I2（年）、J2（月）三者中有一个为空，那么P2（月已用额度）为空;否则根据O2（车牌号&年&月）在记账模块中筛选出G列（车牌号&年&月）符合条件的车辆并统计汇总其V列（记账金额）并将结果显示在P2（月已用额度）。季已用额度和年已用额度字段单元格代码的具体解释与此类似，此处不再具体论述。

既然底纹为黄色字段单元格数值是计算生成的，那么该类字段单元格应该设置为保护及隐藏属性，一来可以保护该类字段单元格代码不被用户误删除，二来可以隐藏该类字段单元格代码以免影响用户正常操作。步骤：在设置单元格格式-自定义序列-保护中，勾选锁定和隐藏复选框，[3]如图3-7。

5 总结与展望

总体来说，车辆管理系统为笔者部门带来了极大的便利。首先，在车辆信息管理方面更加便捷;其次，各个查询模块极大方便了用户进行精确查询相关额度并获得必要的提示;最后，该系统让企业取得更大的经济利益和挖掘更高的经济价值，达成企业与用户之间的双赢局面，使得企业的车辆管理正在成为企业赢得新经济时代竞争优势的关键，最终它将改变企业传统的管理模式、策略和规律，同时它也代表着今后一定时期内企业信息化发展的重要方向。

随着今后系统的运行和需求的进一步增加，笔者会密切与用户取得联系和沟通，及时获取反馈信息，及时修正系统自身不完善及有待改进的地方，从而使系统的功能越来越全面，适用面更广。同时，在实际工作中要充分运用数据库及信息技术，深入分析信息化数据所蕴含的实际价值，尽可能提炼出有助于企业长远发展的有效信息从而为企业健康及长远发展打下扎实的信息化管理基础。

参考文献：

[1]黄照鹤.Excel函数速查手册[M].1.化学工业出版社，2011.

[2]王国胜.Excel数据透视表实战技巧精粹词典[M].1.中国青年出版社，2015.

[3]Excel Home.Excel函数与公式实战技巧精粹[M].1.人民邮电出版社，2008.

[4]神龙工作室.Excel2007在会计与财务管理日常工作中的应用[M].1.人民邮电出版社，2014.