陈丽娜

摘 要：随着信息技术的发展，博物馆藏品库房管理越来越多地使用信息化技术优化管理模式，提高管理效率，使库房的藏品管理变得更加规范化、科学化。区县级综合性博物馆的藏品库房有着规模虽小但藏品种类复杂多样等特点。传统的藏品管理方法因效率低下、程序烦琐等缺点给库房的日常工作造成诸多不便，根据自身库房的特性建立藏品综合管理系统是区县级博物馆现代化发展、信息化革命的重点方向。文章选取区县级综合性博物馆为背景，简要介绍了上海市青浦区博物馆库房现使用的藏品综合管理系统的组成，并对系统建立完成投入使用后的实际情况进行了分析、探讨。

关键词：博物馆;藏品库房;管理系统

区县级博物馆承担全区（县）文物古迹的收集、保存、修护、研究、展览、教育、娱乐等职能，作为展示地方历史和文化的窗口单位，在地区的文化事业建设中有着极为重要的地位。博物馆藏品库房管理是一项看似简单实则复杂、烦琐的工作，从事藏品保管工作要经常、及时地进行藏品的登记、分类、编目、保养和修复等一系列工作，还需要把有关藏品的信息快速且准确地提供给利用者。传统的纸质账本使用起来显然十分不便。要提高藏品保管工作的效率，达到现代化的科学管理，使用计算机软件系统进行管理是必然的发展趋势。我国博物馆在信息化建设方面起步较晚，但普及率较高，各地区县级综合性博物馆都根据自身场馆的经济及人才条件，逐步使用计算机软件系统管理藏品库房。

1 藏品综合管理系统简介

以上海市青浦区博物馆为例，藏品综合管理系统的模块包括：征集接收、藏品管理、库房管理、出入库管理、综合管理、综合查询、统计报表等。

征集接收模块提供了对征集藏品信息的录入、查询等功能。它包括藏品征集、藏品接收两部分，可以对未征集、有征集意向、已征集等信息进行登记与保存，经过专家鉴定、领导审核后，相关业务部门可以进行数据资源共享，确保征集流程的可靠性和稳定性。

藏品管理模块由藏品信息、藏品卡、藏品大事记和藏品资源库这4部分构成。藏品信息的功能主要是对藏品的各项信息进行录入，包括登记号、分类号、名称、年代、质地、尺寸、级别、数量、入藏日期、保存状态等，同时支持详细的条目式录入和列表式批量导入功能。藏品卡功能是将纸质藏品卡片进行数字化的转换。藏品大事记是将发生在文物上的事情进行简洁明了的概括、总结。藏品资源库是对藏品的信息进行更加多元化的登记和保存，支持文本、图像、音频、视频各类各式多媒体资料的保存，并且不限制存储数量，可实时查看各种历史图片、经历录影等资料。

库房管理和出入库管理模块主要是将藏品库房的日常业务工作进行数字化管理，实时反馈库房人员情况以及对藏品情况进行管理和统计。库房管理主要是对出入库房的人员进行登记和查询，包括出入登记、库房设置、库房日志、库房安防检查等功能。其中库房设置可以完全模拟实际库房的方式管理藏品柜以及其所属的各层藏品格。

出入库管理主要是管理藏品的出入库情况，分为藏品移动、藏品提借、藏品出库、藏品归还等子模块，利用藏品移动的功能可以改变藏品在库房中的位置并将此过程记录下来，藏品提借、藏品出库、藏品归还三个步骤将藏品出库以及入库的情况统一管理。

综合管理模块由藏品展览、藏品鉴定、藏品修复、藏品损坏、藏品注销、专家管理、著述信息构成，将藏品信息更加详细地记录下来。

綜合查询模块，该功能主要满足业务人员研究和利用藏品信息的需要。该模块包括全部藏品查询和藏品级别查询。支持模糊查询和同义词查询等新的技术，支持查询保存和打印功能，检索的结果不仅是标本清单，还可以显示检索出来的信息的统计结果。

统计报表模块提供对各种藏品信息的统计功能，使用者以最简单、直接的方式了解藏品情况，包含藏品数据动态统计、藏品数据年度统计，统计结果均可通过输出、打印、邮件等方式导出。

2 藏品综合管理系统的应用

区县级博物馆建立博物馆藏品的管理系统后，借管理系统充分地利用计算机处理信息的优势性，以网络化信息资源的共享和信息的实时处理优势，规范了库房的管理，简化了办公流程，加强了馆内、馆外的交流合作，使博物馆藏品部门的管理变得更加高效、可靠。虽然应用藏品综合管理系统给博物馆带来了许多好处，但在实际运用藏品综合管理系统的过程中会碰到不同的问题，如何在使用软件的过程中不断优化软件的使用便捷性，需要博物馆工作人员在系统的实际应用中发现问题、提出问题，软件公司根据实际情况进行修改和调整。

2.1 存在问题

理论和实际总是存在一定偏差，藏品综合管理系统也存在相关问题。同样以上海市青浦区博物馆的藏品综合管理系统为例，在信息化系统投入实际使用后，大部分功能模块都能发挥正常作用，如征集接收、藏品管理、综合查询、统计报表等，均有效地提高博物馆运营的水平和效率，但存在一些问题。

一是库房管理的功能使用方面存在问题，系统的设计与库房管理的日常工作并不完全相符。统一设计的系统模块为通用模块，没有根据各个区进行属地化、个性化优化，较为死板，不够灵活。尤其是其中的出入库登记模块，在藏品综合管理系统中进行出入库登记统一为藏品提借申请、藏品出库、藏品归还入库三个步骤。但馆藏品在日常出入库使用时情况比较多变，有临展调用、宣教活动借用、业务研究时临时查看、馆外借调等。如其中比较复杂的馆外借调，不仅需要提出申请，还需要双方拟定合同，藏品出库和归还时还要进行点交工作。不同藏品归还时间的不同导致入库登记的时间也不尽相同，不能笼统地用这三个步骤来对藏品进行出入库登记。再如涉及学术研究时想要临时把某一件藏品拿出库房进行查看、拍照后归还。查看、拍照都是在藏品部门工作人员的监督下进行，用完后也会及时归还。这种情况一般可简化藏品提借申请，出入库登记也相对便捷。同时，提借申请需要以表格的形式打印出来，经过手写签名归入档案，出入库登记模块使用起来并不方便。软件系统投入使用后利用率不高，需要根据实际情况对此模块进行升级和改造。

二是系统软硬件相关方面存在滞后。此信息化系统为2010年左右建设，按照信息化软件开发周期，其已经到了亟须更新换代的时间，然而由于各种原因，未进行更新换代。一方面不符合安全管理要求，安全补丁没有维护，因此信息安全漏洞等情况虽未发现，但是是客观存在的。操作平台搭载较老旧，操作终端甚至使用Windows XP操作系统，Windows XP系统早已无安全更新功能，有被WannaCry等勒索病毒及其变种病毒攻击的风险。另一方面，按照相关文件要求，公共信息化系统必须要进行GCH替代，并在2022年底前完成，服务器、终端、交换机、防火墙、操作系统、架构平台、管理软件应用等本身也应全体更换为GCH设备，一直沿用旧系统不符合文件规定。此外，软件应用本身平台、架构也无法跟上潮流。触摸屏软件操作以图像模块化为主，用键鼠进行操作，密码也以数字商用密码为主，不但加密性不够，更是较为滞后，完全与现在触摸·声控模式脱节，未加入指紋、瞳孔等符合目前趋势的先进认证技术，文物数据也仅在自身服务器上存储，形成了“信息孤岛”，未接入全市大数据信息库、数据云端，与信息化项目建设理念相悖离。

2.2 升级与改造方向

正如上文所述，为了使系统的功能更加贴合库房管理的日常工作流程，需要对藏品综合管理系统进行一些升级和改造。

2.2.1 业务功能模块拓展

比如在网上填写提借申请后可以生成表格形式打印、增加点交单的功能、入库登记时可以根据藏品而不是申请单等。

2.2.2 安全软硬件更新

包括操作系统升级、防火墙策略升级、杀毒软件升级、补丁升级与更新、全套软硬件GCH替代、远程策略升级、密码生物特征化等。

2.2.3 操作功能模块升级

包括指纹识别系统、触摸屏操控、模块化界面、可视代码框架后台、可变（自定义）模块、流程自编程序、云计算云存储云数据、移动应用式远程管理（含实施调取监控摄像头图像）等。

3 总结与展望

藏品综合管理系统的宗旨是在藏品管理信息化的基础上，实现藏品管理业务流程的自动化和规范化，对藏品管理、藏品数据实现馆内共享和使用，但归根结底是要把藏品综合管理系统应用到日常库房管理的工作中去，在日常应用中不断发现问题，解决问题，完善系统，为观众提供更好的服务，实现博物馆的综合性发展。