裴双武

【摘要】随着我国经济的飞速发展，信息技术有了很大提高，传统的办公室档案管理工作已经不能满足于当前高效率的要求。企业能否提高效率以及发展壮大，办公室档案的管理水平非常重要，所以如何提高办公室档案的管理工作效率是当下企业最关注的问题之一。本文先概述了办公室档案管理工作及其意义，进而分析了目前存在于办公室档案管理中的问题，最后提出提升办公室档案管理工作效率的途径。

【关键词】办公室;档案管理;工作效率;途径

档案管理工作在办公室工作中占据着重要地位。在经济全球化的今天，只有对办公室档案管理工作不断改革和创新，才能适应竞争激烈的市场经济。要想提高工作效率，需要对工作人员在查考利用信息过程中的边界性和舒适度做出良性调整，从而确保企业自身的核心竞争力。如果想提高工作效率，就需要对工作中存在的问题进行深入分析，对症下药才能从原则上解决问题。

一、辦公室档案管理工作概述

当今时代的显著特点之一是信息技术的飞速发展。所以，企业要适应新时代的新要求来科学合理地管理办公室档案工作，并对相关从业人员进行及时培训，强化制度建设，重视档案管理工作，积极引入新技术，进而提高整个管理效率。

二、办公室档案管理工作至关重要的意义

（一）辅助领导决策。做好档案管理不仅可以领导规范化水平和科学决策起到提高作用，还能够使参谋助手充分发挥作用，为企业在修改和制定相关的规章与制度问题上提供合理的参考依据，也能够提高企业的工作效率，以及对企业的信息进行真实记忆。因为企业在历史中某一时间阶段发生的问题和事件对于企业的运营都极具参考价值，都应该详细记录在企业档案中。

（二）提供凭证。档案是历史记录者和对现实的反映者，其也明确着企业和员工的责任义务以及双方的合法权益，为企业和员工之间避免诸多无足轻重的纠纷;传承文化的价值，采用查找档案管理的方式，不仅能够了解国家以及单位以往的辉煌成绩，同时探索历史发展历程中的轨迹以及规律，对传统精华和历史文脉进行有效继承。与此同时，对企业文化的重塑与发展，以及增强企业员工的向心力和凝聚力方面可以起到有利影响，并可以增加对我国文化的自豪感和民族凝聚力，也是珍贵的教育资源。档案记录是指客观出现的实际反映，同时也是真实的事件，因此具备说服力以及感染力，可以应用于参考资料和教材，最后应用于员工培训和单位团建中，从而对培训的效果和效率起到推进的作用。

三、目前办公室档案管理工作中存在的问题

假如针对档案的管理的质量和效率进行有效提高，则可以为企业在日常管理中提供一定程度的借鉴信息和参考性的价值。但在企业的实际运营中，出于各种原因，档案管理工作的效率仍然不高，具体有以下几个方面：

（一）不够重视。目前很多企业都没有从根本上提高对档案管理工作的认识，大多数企业认为档案管理不过是日常工作中的附属品和衍生品，进而发生轻视会计档案和文书档案，过度关注人事档案和项目合同问题的出现。且企业在安排工作岗位时，多由办公室人员来兼职管理档案，又因为办公室人员缺乏专业素养，知识也有较大的局限性，企业的档案又较为复杂，就导致在分类管理上出现问题，且利用查考功能也不完善，从而使得档案资料无法体现出其价值以及作用。

（二）管理制度不完善。想要为目前奠定良好基础，就需要拟定相关的规章制度，同时有利于后续的工作。为了提升档案管理的工作效率，不仅需要建设完善的档案管理制度，还需要严格的遵循制度实行。然而档案的管理制度主要有收集资料、整理资料和分类等步骤，则要求分类存储媒介、规范收集整理、借阅查阅等环节。但在具体的工作过程中，诸多企业并未制定有关对于档案管理的制度，或是制定了制度，但是没有严格执行。同时没有建设专业的档案室，进而使得档案管理工作的效率得不到提升。

（三）专业素质不高。虽然当前很多企业越来越意识到档案管理的重要性，但缺乏专业的档案管理人才，或者现有的档案管理人员专业素质不高，从而不能使档案管理发挥其价值。具体表现为：一是认识偏差。部分人员觉得档案管理只是打杂的工作，没有使命感和荣誉感，在日常的档案管理工作中积极性不高，从而很大地影响了工作质量和效率。二是缺乏专业知识。在进行档案管理工作的过程中，因为能够熟悉专业的档案管理内容，同时没有合理地将档案进行分门别类，进而致使保密档案和公开档案没有严格分类。还有的档案管理人员年龄较大，不能熟练操作电脑，从而使档案信息不能被合理利用，发挥不了其应有的价值。

（四）管理手段较为落后。当前企业大多引入了先进的办公手段，但在进行档案管理时，还在采用以往的人工管理方法，因人工管理档案易产生错误，并且难以纠正错误，因此，人工管理档案的方式已不适合现代化的管理方式。然而先进的信息技术更加精准与方便快捷以及高效，进而能够迅速地备份以及恢复资料。也可以这样讲，如果管理手段落后，不仅会降低工作的效率，而且还会浪费大量的人力以及物力。

四、提升办公室档案管理工作效率的有效途径

（一）从思想上高度重视档案管理工作。全面提高企业领导对于档案管理工作的认识程度，将档案管理与企业利益挂钩，切实做好实施与谋划档案管理的全部进程，并且提升档案的管理工作，同时企业也需要改善自身的有关激励体系。与此同时，不仅需要针对档案管理工作人员进行主人翁意识的培养，还要定期考核其业务能力和水平，根据考核结果对管理人员做出相应的奖惩，以期达到提升其重视档案管理工作的目的，如此一来，能激发管理人员的积极性和创造性，从而全面提高工作效率。

（二）强化培训业务。企业方面要注意储备优秀的人才，做好人力资源工作，引进高素质的档案管理方面的专业人才，只有专业的人做专业的工作，才能保证工作能够顺利进行，省时又省力。另外可按照员工的长处，对其能力进行充分发掘，再进行分类施策。提高自身的能力和信息化水平;传授给年轻员工专业的理论知识，夯实其专业基础。

（三）不斷完善制度。企业方面要重视制度建设工作，用优越的制度来管理人才和工作。一方面，采取集思广益的方式来制定和修正相关制度，发扬好的管理办法，及时纠正错误的管理措施，不仅需要第一时间弥补管理档案中出现的漏洞，而且还需提升档案管理的管理型质量以及解决针对性的问题;另一方面，单位也需主动采用反馈的体制来建立健全档案，在利用档案时企业员工一旦发现问题，需要及时安排专人对问题进行汇总，再根据问题点来制定解决措施，最后划分给企业的管理层，这样才能提高档案管理的效率。

（四）采用双套制管理模式。在技术上逐步提高只有采用双套制管理模式，才能够使得计算机档案管理以及实物档案管理之间相互配合。积极主动提升档案信息化管理的过程，使档案信息资源更加规范化以及便捷化。与此同时，主动应用云技术以及大数据等新一代的技术方式开发以及灵活的运用信息资源。只有仔细开展数据解析以及认真的研究，才能够找出内在的联系性以及规律性。同时开展深度的开发以及资料的整理，并且在全方位工作过程中，提高档案管理的工作的话语权以及重要性。

五、结束语

综上所述，单位在开展办公室工作的过程中，档案的管理工作为关键的组成部分之一，档案的管理工作与进行其他工作有着密不可分的联系，只有提高企业的档案管理工作，才能对办公室其他工作的查找信息与利用数据起到促进作用，从而对整个办公室的高效运行和顺利开展工作起到推动作用。所以，档案管理这一项工作责任重大，企业要高度重视，不断强化培训档案管理人员，完善管理制度，以及提升管理技术，促进档案管理工作的水平和效率得到有效提高，使得办公室整体工作水涨船高、行稳致远。

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