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财务共享模式下的会计档案管理探析

2020-07-12黄春英北部湾大学

消费导刊 2020年47期
关键词:档案管理财务质量

黄春英 北部湾大学

一、财务共享模式对会计档案管理的意义

从财务共享模式的意义上看,主要有三大意义,一是有利于规范会计档案管理。在财务共享模式下,利用信息技术把原始单据电子化,细分会计档案管理内容,分门别类生成编号,使会计档案管理目标更加明确,管理工作更为具体和详实,从而规范了会计档案管理工作。二是有利于提高会计档案管理质量。质量问题至关重要,财务共享模式建立在信息技术之上,管理更为系统化,对会计档案管理的精准性更高,其相应的管理质量也得到了提升。三是有利于提高会计档案管理效率。高效率是会计档案管理追求的目标,财务共享模式下对会计档案信息进行统一管理,信息储存、信息传递更为便捷,会计档案信息可以实现动态更新,无形中提高了档案管理效率。因此,具有十分重要的现实意义。

二、财务共享模式下的会计档案管理策略

信息化时代,对会计档案管理工作提出了一定的要求,要求不仅要学会应用财务共享模式,还要考虑到会计档案管理的可持续发展,具体应用策略可以从以下几个方面入手:

(一)建立数据信息处理系统

数据信息处理系统是应用财务共享模式的关键,财务共享模式离不开系统支持,建立数据信息处理系统,就是要将会计档案管理进行统筹规划,用信息化技术辅助会计档案管理。在具体做法上,一方面要聘请专业技术人员做好数据信息处理系统工作,提高会计档案管理的专业度。另一方面,为确保会计档案管理系统的稳定运行,还应做好维护和管理。

(二)健全电子档案管理体系

财务共享模式,对会计档案的革新,突出表现为以电子文档的形式呈现会计档案,这样相应的电子档案管理体系也应健全,通过建章建制的方式,完善会计档案管理体系,才能确保工作实效。如会计档案分类管理可以体现在档案管理内容之中,标准化、规范化、精细化的分类管理,便于会计档案管理工作的有序开展。还可以是专门针对突发情况和紧急情况的应急预案,避免会计档案电子档案管理无章可循。此外,对电子档案管理的质量监督,也非常有必要,可以确保电子档案管理的质量。

(三)及时做好档案数据更新

将会计信息以数据化的形式进行查阅和传输,对档案数据的更新至关重要,会计档案管理中会计档案数据的动态更新,以便管理者科学决策。在具体做法上,可以利用计算机云端技术,云端处理数据,对新数据进行电子扫描,生成报表,自动生成连续编号,提高会计档案工作效率,减少复核的工作量,对会计信息相关信息采取自动实时更新的方式,确保会计档案数据的真实可靠。

(四)加强会计档案风险防范

会计档案管理在财务共享模式下,还应加强风险防范,通过对会计档案风险的防范,可以起到安全管理的作用。在会计档案管理中,造成档案管理风险的因素,主要包括人为因素和非人为因素两大类,其中对会计档案风险人为因素的防范,如操作失误,处理不当等,可以通过加强对档案管理人员的管理,提高信息化处理能力来实现。对非人为因素造成的会计档案风险防范,如木马、病毒、黑客造成的对会计档案系统的攻击和破坏,可以通过提高硬件和软件水平,构建网络安全环境的形式。此外,对会计档案定期备份,也能降低会计档案管理风险。

(五)提升档案管理人员水平

管理人员自身的水平决定着会计档案管理工作质量。财务共享模式增加了管理的难度,档案管理人员也应与时俱进提升自己,不仅要求具备专业的会计档案管理知识,还应具备信息化技术处理能力,提升档案管理人员水平,尤其要加强对会计档案管理人员综合能力的培养,使之具备现代化管理手段,才能在实际工作中游刃有余为会计档案管理工作提质增效。

结语:总之,财务共享模式下的会计档案管理任重道远,对会计档案管理工作而言,应注重财务共享模式的作用,从建立数据信息处理系统、健全电子档案管理体系、及时做好档案数据更新、加强会计档案风险防范、提升档案管理人员水平等方面,多措并举采取策略,只有这样,才能促进二者的有机融合,进而促进会计档案管理现代化发展。

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