许亮

摘 要 数字化时代的来临在很大程度上支撑着档案管理以及其高效利用，新时期的档案管理方式与人们的需要更要匹配。本文从数字化时代的档案信息管理入手，首先探讨了构建档案管理信息化模式的必要性以及重要意义，并深入研究了数字化时代档案管理信息化的建设策略，以期促进档案管理的发展。

关键词 数字化时代;档案管理;信息化;建设策略

随着数字化时代的不断发展，很多行业的管理方式逐渐发生了变化[1]。在档案管理当中，通过构建信息化的管理模式，将原先管理工作当中任务繁忙、问题频发的状况大大扭转，并且极大地提升业务工作水平，与此同时，为有关工作者归并档案类别、查找以及核对带来很大便利，逐步成为提升档案管理水平的重要途径。

1数字化时代档案管理信息化建设简介

档案管理信息化建设的含义相对而言比较抽象，把原先的档案管理模式逐步转变为信息化管理模式[2]。其转变的实际要求是促进档案信息的数字化以及信息化，构建将档案信息接收、传输以及储存等集于一体的高度共享模式。简单来说，借助用最少的数码来表示信号的技术以及数据库技术等，满足一般信息化社会的逐步发展，当代信息技术已经慢慢渗透在各个行业之中，促进人们管理方式的重大转变。信息化管理模式的推广使得管理工作效率极大地提高，为人们带来各种各样的便利，与人们的工作和生活密切相关。纸质、声音图像等信息的存档，储存在崭新的系统化的数据库之中，方便于使用信息[3]。该种管理模式在一定程度上冲击着原先的管理模式，使得原先的档案管理模式逐步朝着信息化的趋势发展，慢慢转变为档案管理信息化模式，使档案管理部门的服务水平大大地提高。构建信息化档案管理模式的重要性主要有两点：①促进档案管理的信息化，实现对电子信息的高效管理，满足当前新时期对档案管理的要求。数字化新时期下，人们通过运用计算机设备以及互联网极大地提升工作效率，在这一过程中会生成许多电子文件与信息。依靠信息的方式储存以及管理档案，不仅能够为用户检索以及查找带来便利，还能够减小不必要的资源浪费并大幅提高工作效率。②档案管理信息化建设是促进知识资产管理的必然要求[4]。档案是一个公司或组织发展的宝贵资产，并且知识资产很大程度上影响着档案的管理水平，有关管理者唯有对知识资产的重要性有着深刻地认识，提升关注度，才可以很好地开展档案管理工作。运用信息化手段推动档案管理的速度，能够提高管理的效率，推动档案管理工作良好发展。

2数字化时代档案管理信息化建设策略

2.1 优化档案信息管理基础设施

要想确保档案管理信息化建设的科学性以及高效性，应当不断优化其基础设施，保证具有配套的软硬件设备[5]。而且因为档案管理过程比较繁杂，与输入、搜索以及更新与互享等功能有着密切的关系，这就必须使得开展档案管理的电脑设施应当达到基本的使用需求，并有着对应地档案管理系统程序。与此同时，为确保可以实现各种功能，还应当配备照相设备、扫描仪、录像设备等辅助设备。除此之外，还应当增加投入的资金，不断优化各种软件与硬件设备，为档案管理信息化建设提供扎实的基础，有力地支撑着信息化管理模式的构建。

2.2 搭建数字化档案管理平台

构建数字化档案信息管理平台，不仅是确保档案管理有条不紊地进行的平台，还是满足社会以及信息化发展的需要。因而，应当充分重视信息化档案管理平台的建设。在搭建的过程中，应当对档案管理的内容不断进行丰富，以最快的速度把纸质以及声音、图像文件信息运用数字化的方式进行类别的划分，进而优化档案管理的结构，形成数字化的档案目录，提高档案管理的便利度，还可采用档案系统和其他办公、办文OA系统对接，实现数字化自动归档。另一方面，如若想不断实现使用者的查找需求，还应当运用扫描仪扫描与记载原文件，保证可以实现全篇文字的閱览，并依照档案管理信息化模式的构建状况实行数字化储存。适当地提供自助查询档案服务，也就是在行政服务大厅以及图书馆等人流较为集中的地方配备相关档案自助查询终端设备，例如打印机、摄像头以及操作机、触控屏等，查询档案的用户可以在相关设备上刷身份证，设备对用户的人脸进行自动照相并且识别，依照申请用户的需求提供相应的档案信息查找服务，并且可以选择自行打印查找结果。

2.3 强化对档案管理的安全建设

互联网的飞速发展不仅极大地便利了人们的生活，还对人们产生一些不良影响[6]。而互联网对档案管理产生的主要不良影响来源于网络安全问题。网络安全问题在一定程度上影响着档案管理的质量以及效率，还有可能使档案信息丢失，使得有关部门遭受较为严重的损失。这就要求有关档案管理工作人员在依托网络开展管理工作时[7]，应当提升自己的安全意识，运用各种网络保护技术，提高档案管理各个流程的安全系数，减小内部以及外部因素的影响。在对一些档案进行数字化时，应当运用电子签章以及水印等防伪劣技术，对一些重要的档案信息运用验证码验证的办法，避免有人随意下载并且传播。

3结束语

综上所述，档案信息化管理模式的构建是一个逐步优化的过程，不是一步可以完成的。在实际构建的过程中，有关工作人员应当对档案管理信息化过程加强了解，深刻地领悟其重要意义。通过深入地观察与研究，运用高效科学地方式促进档案管理信息化建设，进而很好地促进档案管理的发展。

参考文献

[1] 孙亚红.浅谈数字化时代下如何加强企业档案信息化建设[J].兰台世界（上旬），2013（S2）：61.

[2] 叶李芳.数字化时代档案管理信息化建设途径探讨[J].城建档案，2017（3）：28-29.

[3] 梁小兰.基于数字化时代的高校档案管理信息化建设优化路径分析[J].课程教育研究：外语学法教法研究，2018（8）：5.

[4] 徐焱.加强档案管理信息化建设的几点思考[J]. 黑龙江科技信息， 2012（26）：115.

[5] 胡予哲.对数字化时代高校档案管理信息化建设的几点探讨[J].教育，2016（9）：202.

[6] 张江华.数字化时代下加强企业档案信息化建设的措施研究[J].中国科技博览，2014（8）： 249.

[7] 张玉娥.档案数字化建设问题研究[J].漯河职业技术学院学报，2014，13（4）：195-196.