文/王向利

人事档案在日常工作中占据着重要的位置，干部的个人档案数据是反映干部个人资料的基本证明，是领导工作、人事工作的关键资料，也是上级部门选拔任用领导干部的关键参考。做好人事档案管理工作，可以更好地为领导干部管理与部门事务管理等方面工作打下坚实基础，有利于各项工作的有序推进

一、人事档案管理工作的重要性

人事档案一般都是以文件或者资料等形式呈现给人们，随着国家的发展以及时间的改变，人事档案的数量及种类逐渐增多，这些人事档案中，一部分由于采取了科学化的管理模式使得档案能够保存完好，而另一部分档案则由于管理模式的缺陷而导致档案的损坏甚至遗失。

人事档案所包含的内容比较广泛，比如说公司人事任免以及人员基本情况等，这些基本资料都将作为公司员工晋升以及奖惩的判断依据，通过提高人事档案的管理模式将有助于提高公司的人事管理能力以及人事管理的质量。通过对人员的人事档案进行分析，管理人员能够及时客观地掌握员工的基本情况，为公司人才选择提供有价值的参考，确保公司人力资源对员工进行科学合理的安排。

目前，我国人事档案在管理过程中依然存在缺陷，比如档案纸张褪色和老化现象，使得档案字迹模糊；有些单位由于受到管理条件的限制，人事档案材料出现被虫蛀的现象，导致档案部分信息的遗失；档案保管室不符合实际的需求标准，档案打印设备较为落后，无法满足人事档案的打印需求。

二、企业人事档案管理过程中存在的问题

1.档案内容质量较低

2.档案利用效率低，更新速度较慢

人事档案在管理过程中具有较严格的时效性，但是目前大多数单位的档案管理部门对时效性的把控不够严格，导致人员信息更新速度太慢，最终降低了人事档案的利用率。

3.档案管理工作者专业素质水平有待提高

企业人事档案管理工作是一项非常繁琐复杂的工作，并且对档案管理员的专业素养有严格的要求。但是，目前我国大多数企业人事档案管理员的专业水平较低，加之档案管理方式较为落后、档案管理室的设备不齐全、防蛀防潮能力无法达到规定的要求，只是将人事档案袋保存在柜子里，因此无法最大限度地发挥人事档案的作用。怎样提高档案管理人员的专业能力成为目前档案管理工作需要解决的问题。

4.档案管理手段落后

公司任免体制变革与部门重组的时候，一般都会发生人员流动情况，所产生的人员资料数据量增大，明显加大了资料管理人员的工作任务。但由于大多数公司没有投入专门的资金去购买档案管理的有关设备，仍然使用人工管理的办法，工作缺乏成效，不能满足公司档案管理工作的现实状况。与此同时，虽说一些公司使用电脑管理档案资料，但是没有好的工作软件，外加档案管理人员没有很好地掌握电脑使用的各个程序，使得档案管理没有显著地增加效率，未能实现人事档案管理的现代化与信息化。

三、人事档案管理模式的发展方向

1.人事档案管理内容越来越向现代化发展

传统人事档案管理的内容都是以文字的形式进行记录，这种记录方法虽然很详细，但同时也需要消耗大量的劳动力，并且这种记录方式的效率非常低。如今档案的管理内容都是采用大数据的方法进行记录，可以快速地将需要保存的档案资料通过简单的计算机操作保存起来，并且还可以根据需要插入相关的图片以及影像资料，使档案管理方式多样化。采取大数据的记录方法，不但有效地将人员信息进行保存，而且减少了档案信息的遗失，可有效解决传统文字记录方式由于时间太长而导致的字迹模糊等问题。大数据的记录方法最大的优点在检索过程中能够有效地体现出来，只需要输入关键词便可以查询到相关的信息。

2.管理机制现代化

使用先进的互联网设备，通过信息共享，人员资料管理机构能够极大地总结好的经验去开展机构管理体制的建立，也能够使用便捷的软件，在软件中搜索公司的有关状况，找到适当的管理方式，依据公司的现实状况，开展详细的规划设计，在软件提供的管理方案中加入核心要素，为公司建立出一套最为完善的管理体系。

3.人事档案管理队伍的素质要求越来越高

针对优秀人才的标准提升和需求的发展状况，公司的人员资料管理部门所要录用的管理人才的素质能力要求也越发严格。管理团队中的人员一定要有过硬的信息技术掌控能力，可以快速高效地解决公司内部发生的状况；要与时俱进适应时代的发展，学习先进的信息技术处置方法；要政治思想过关，将公司的发展放在首位，积极维护公司利益。

4.人事档案管理中越来越渗透以人为本的理念

人事档案管理工作是为人民服务的，要注重以人为本观念的渗透，采取以人为本的管理方式做好人事档案管理工作。

5.加强档案管理规范化建设

对归档资料严格审查。接收领导职位变动、奖惩、学历等资料的时候，需要报送人和接收人共同对接收资料单签字确认，对资料不全的不予接收，对未按时报送的要及时提醒，以保证领导人事档案的准确与连续。做好检查验收工作。档案整理结束，开展自查、互查、抽查，发现问题及时改正，实行签字责任制，做到“谁签名，谁负责”，做到归整结束后的档案能够追溯管理。设立数字档案系统。对于陈旧的纸质档案不便存放、不便查阅、易修改的缺点，有效地进行人事档案数字化，对干部人事资料开展信息化管理。通过架设监控系统及防火墙，达到对人事档案的安全、科学、方便的管理。