文/高利娟

在工程档案的管理工作中，发现许多工程档案存在编写不完整、不规范情形，造成工程档案不能顺利地接收。本文结合工程档案管理多年的实际工作经验，针对造成工程档案资料不完整和不规范的因素，提出了一些可行的建议，希望能为广大工程档案编写者提供借鉴

工程档案是指从工程项目提出、立项、审批、勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、表格、声像、图纸等各种载体材料。它是基本建设项目管理工作的重要组成部分，也是档案管理者工作的重要内容。

一、工程档案编写的重要性

因为，工程档案是工程设计、建设、监理、验收等重要环节和过程的真实记录与反映。工程档案为该项工程提供了一个书面的记录，即可以通过工程档案来反映工程质量，也可以通过工程档案为后期运行中出现的问题提供查询维护的依据，它是工程质量好坏的重要依据资料。所以，工程档案对工程项目具有重要的作用。

工程档案的编写必须真实、准确、完整、详细，翻开工程档案就能将该项工程重新再现出来，这才是完整的工程档案。完整的工程档案对工程的后期运行、其他工程建设技术的借鉴都有很重要的作用。作为档案管理者，在工程档案的管理过程中，发现有许多工程档案编写或多或少地存在问题，尤其是编写不规范和完整性问题，不能全面地反映整个工程的审批、建设、验收的过程，这主要是大多数工程建设单位重建设、轻档案资料收集造成的，这种行为也严重地影响了工程档案编写的质量。

二、工程档案编写存在的问题

在工程档案管理工作中，工程资料的完整性和规范性决定了工程档案的质量。那么影响工程档案质量的因素主要为工程档案的完整性和规范性，而影响完整性和规范性的因素又有好多，主要包括以下几点。

1.工程档案编写的不完整

工程档案的完整性要求工程档案内容的全面性，要能展现整个工程从头到尾的全过程。在工程档案管理中影响工程档案完整性的因素主要有：

⑴工程管理制度不完善和制度执行力不到位，导致工程档案不完整

在工程建设中，一直存在着“重建设，轻记录”的做法，工程管理制度的制定对工程档案的编写没有严格要求，即使有相关形式的制度，但是在工程项目建设中，也执行不到位，监督不到位，忽视了工程档案的重要性，导致了工程档案的不完整。

⑵工程建设中的调整内容不能及时、如实、准确地反映在工程档案中。

在工程建设中，由于工程设计不能满足实际需要或者由于其他原因使得最初的工程设计有所改变，从而导致工程建设一系列的变化，但是在实际操作过程中，只在建设过程中执行，而没有在工程档案中展现这部分内容，或者缺乏详细记录这部分内容的档案资料，这也是造成工程档案不完整的一个原因。其次，工程建设中，遇到突发不可预期的状况，造成施工条件和技术变更时，不能够同步及时收集、补充变更资料的情况也是导致工程档案不完整的一个原因。再者，工程建设单位人员流动性大，由于人员变动未能及时认真做好工程资料的衔接工作，致使工程资料遗漏、缺失，这也导致了工程档案编写的不完整。最后，工程建设各部门缺乏有效沟通，使得工程变更的资料没得到及时地传递，导致工程档案的不完整。

2.工程档案编写的不规范

在工程档案编写工作中，不规范的问题主要表现在以下两个方面。一是在工程档案的编写中，工程建设单位对国家出台的《建设工程质量条例》《建设工程文件归档规范》等规则法律法规了解不够、掌握不够透彻，对工程档案的归档各项文件要求和内容不了解，这是工程档案编写不规范的首要原因。二是工程档案资料编写人员的业务水平和工作能力不能满足工程档案编写规范性的要求。

三、提供工程档案高质量编写的几点建议

针对工程档案编写存在的以上问题，本人结合从事档案管理工作的实际，提出了以下相应的解决办法：

1.档案管理单位要主动为工程建设单位做好档案编写宣传工作

作为档案管理单位，很明确工程档案相关的法律法规，而工程建设单位，在这方面相对欠缺，掌握不够透彻。因此，就需要档案管理单位主动出击，从项目建设开始，就定期为工程建设单位提供培训学习，让工程建设单位从法律法规层面端正做好工程档案的态度，认识到工程档案在工程建设中的重要地位，为下一步做好工程档案编写工作奠定基础。

2.工程建设单位应制定严格可行的档案管理制度

工程建设单位要制定严格可行的档案管理制度，包括制定严格的奖罚制度，确保工程档案管理工作严格执行落到实处，要让档案管理工作与实际操作切实可行，切勿造成制度与操作两张皮。在制度制定时，要有明确的责任机制，将责任层层落实到位，落实到人，形成谁出错谁负责的奖惩机制，禁止发生有问题相互推诿无人承担的现象。这样，即便是出现工程人员变动、工程临时变更，也能保证工程资料的及时、准确收集、移交，避免工程资料的缺失遗漏。

3.档案管理单位应主动为工程建设单位提供业务指导

档案管理单位为保证工程档案完整、规范的编写，档案管理单位首先应该在工程开始实施时，向工程建设单位的档案管理人员进行业务培训，培训内容包括档案管理的基本知识、档案管理的业务标准、工程档案编写的依据、工程档案编写技术标准、工程档案编写的文件要求、工程档案编写文件内容等等。通过培训学习，提高工程建设单位工程档案编写相关人员的业务水平，这是保障工程档案编写规范性、高质量的有力法宝。其次应该定期或不定期地深入工程建设单位，采取一对一或一对多的服务方式，主动到工程建设单位开展档案管理相关业务跟踪指导工作，做到有问题随时及时纠正。

4.建立有效的工程档案监督管理机制

在工程项目建设过程中，要充分发挥项目监理单位的作用。让项目监理单位在做好对工程建设、施工过程进行有效监督的同时，还要对工程项目档案资料的收集、移交进行有效监督，确保工程的实际操作过程与收集、移交的档案资料数据相一致，杜绝项目建设单位在工程档案资料收集、移交、编写过程中弄虚作假，保证工程档案资料的真实性。

5.工程档案编写人员要统一认识和操作方式

在工程档案资料编写的过程中，工程档案编写人员要先统一认识，什么样的资料需要什么样的收集方式，即什么样的资料以文字、表格、声像或其他方式编写。再者，编写人员要用统一的操作方式，不要因为不同的操作方式而导致最终生成的资料有所差异。

随着工程技术水平的提升和国家法规的不断完善，工程档案的编写也在不断地变更和提高要求。因此，追求高质量工程档案编写成果不仅仅是工程建设单位的目标，也是工程档案管理人员的终极目的。