文/张雪霏

风电工程是集塔筒、风机、变电站、集电线路等为主的综合性建设项目，涉及专业范围广，人员多。只有加强全员档案意识，广泛收集工程文件，主动融入项目建设，建立健全档案检索功能，采用多种方式提供档案利用，并做好档案的整理、立卷工作，才能全面提高工程档案的管理水平

风电工程档案是在风电工程中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同形式的原始记录，是一种独有、不可替代的信息资源，是工程实体的有力凭证。

一、加强项目文件的收集工作，确保项目建设有文可查

风电工程档案从项目立项到设计再到施工和竣工，文件收集时间跨度长，文件的归档范围面广，涉及部门和人员多。项目全过程中形成的有保存价值的各种载体形式的文件材料均应及时收集，如何做到文件收集齐全，确保项目有文可查，是考察档案工程基础工作做得好不好的重要环节。

1.树立全员档案意识，制定风电工程档案制度。每年以“国际档案日”为抓手加大宣传《档案法》等档案相关知识，并根据风电企业工程建设特点，结合工作实际工作，编制工程档案管理制度、风电工程归档范围，通过这些措施使得各业务部门、参建单位树立档案意识，及时向档案部门移交工程资料。

2.掌握风电工程特点，提前介入档案管理。档案管理人员熟悉项目文件形成的流程和形成文件的管理部门，在项目成立之初就密切关注项目进展情况，提前介入项目档案管理，在招投标和合同阶段，设置项目档案管理相关条款加以约束。在项目开工前，建立覆盖项目各类文件、档案的管理制度和业务规范体系。

3.由于风电工程档案是特定的形成者在当时当地直接使用的有保存价值的文件，不是事后编写或随意收集的材料，因而具有原始性的特点，它真实地反映了工程的全貌，记录了工程建设的全过程、全方位。因而在施工过程中要保持工程进度与工程文件的收集同步，主动融入项目建设，做好“三纳入”，并在参建单位中推进项目文件预立卷制度，从而确保工程文件的真实性和原始性。

通过一系列有效管理手段，确保风电工程档案收集处在可控、在控状态，从而做到风电档案的收集齐全、完整、准确、系统、规范和安全，满足项目建设期和运营期证据、责任和信息等方面的利用需要。

二、工程档案整理注重“讲故事”，为今后提高查阅速度及利用率打下基础

风电工程档案在经过文件收集、价值鉴定后，进入整理环节。零散形成的文件经过归档整理，建立文件之间的联系，才能成为真正的档案，才能为企业今后在提高利用率方面起到关键性作用。

工程档案整理过程中要树立“讲故事”的整体思维模式，注重档案的整体性。遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持案卷内文件的有机联系和案卷的成套、系统；法律性文件手续齐备，做到组卷合理，符合档案管理规范标准的要求，使文件形成完整的闭环，便于今后企业档案的管理和利用。

通过案卷、卷内目录、文件顺序整理，使若干互有联系的文件组成一个有机整体，最大程度上保持文件之间的原始关系。由于风电工程档案量大面广，涉及到项目立项、设计、项目准备、项目管理、施工、监理、试运调试、竣工、设备仪器等方面，因此在分类整理过程中要分具体问题来整理。

针对具体项目的管理性文件应放入所针对的项目文件中组卷；建设项目、设备仪器等方面的文件，应按其项目、结构阶段等分别组卷；成册、成套的文件宜保持其原有形态。案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件内容，避免文件名过长，拟写的准确与否，也直接影响到今后档案利用的查找速度。

管理性文件一般按问题结合时间（阶段）或问题重要程度顺序排列；工程文件应按前期、设计、施工、监理、竣工、验收及后评估等工程阶段排列；设备仪器应按立项审批、外购设备仪器开箱验收、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。

风电工程档案按照问题（机构）、保管期限等标准进行分类组合、系统排列、逐页编号、拟写案卷题名、编制案卷和卷内文件目录，从而实现对文件的系统化，为查询利用提供检索途径。

三、建立风电工程档案数字化，提高档案查阅速度和利用率

传统的案卷上架后，查阅文件时需对文件内容进行检索并收集相应数据和信息才能查到，完全依靠人工完成。这种工作模式，费时费力，当需要查阅的文件数量很大时，人工检索的准确性和效率都会降低。

迅速发展的信息化建设，为工程档案管理带来了极大的便利。应用档案管理等信息化软件，将各阶段产生的归档文件按照一定的规律梳理，建立一套指标完备的参照系统，依据风电档案分类规则、档案主题词表等相关内容，并结合档案整理的实践，形成树状结构的标准化信息。

在风电工程的各个阶段，实时将形成纸质工程档案、照片等扫描成电子文件，录入到信息系统里，将归档文件的正文和相关检索信息同时输入计算机，以多种检索途径实现档案的排列与组合，简化了传统人工分类、组卷时考虑的逻辑联系等方法，直接用计算机来解决人脑对海量文件记忆与检索的难题。通过企业局域网络，工程部门、生产部门可以在自己的电脑上查阅权限范围内的工程档案、图纸资料等，减少了借阅环节，缩短了查询时间，提高了档案的查阅效率。

风电工程档案管理的最终目的是满足各个部门对信息资源的需求和利用，因此在工作中始终围绕提高工程档案的查阅速度和利用率是工程档案人员的必修课。高质量的档案服务必须有丰厚的工程档案资源来支撑，广泛收集工程档案，不断强化风电工程档案整理、立卷的基本功，不断完善档案电子化，提高档案的电子挂接率，确保信息资源的齐全、完整、清晰和高效，是打造优质风电工程建设、风电场安全营运、又快又好提供档案服务、发挥档案建设性作用的重要保障。