赖德江

【摘  要】信息技术服务外包是一种战略性的商业创新方案。技术复杂性的提高、对高可用性系统及分布式系统支持的需求，使得各类医疗机构越来越难以实现既达到专业医疗任务目标，又控制机会成本的愿望。医疗档案系统委托第三方专业机构管理，可以提高医院信息管理的水平。论文探究了医疗档案系统委托第三方专业机构管理的可行性，以期为专业医疗机构档案系统信息化托管提供启发。

【Abstract】Information technology service outsourcing is a strategic business innovation program. The improvement of technical complexity and the demand for supporting high availability system and distributed system make it more and more difficult for all kinds of medical institutions to achieve the goal of both achieving professional medical tasks and objectives and controlling opportunity cost. It can improve the level of hospital information management by entrusting the medical archives system to the third party professional organization for management. This paper explores the feasibility of entrusting the medical archives system to the third party professional organization for management， so as to provide inspiration for the informatization trusteeship of the archives system of professional medical institutions.

【关键词】医疗档案系统;委托;第三方;专业机构

【Keywords】 medical archives system; entrustment; third party; professional organization

【中图分类号】R197.324                               【文献标志码】A                                   【文章编号】1673-1069（2020）04-0017-02

1 引言

随着社会分工的细化和企业经营压力的加大，越来越多的医疗机构开始“减负”，将人事、财务、行政等后勤事务外包给相应的专业企业，医疗机构只留下核心医疗部门，以节省精力，全力以赴提高医疗水平。医疗档案系统外包专业机构是指医院作为主体，向专业的档案信息化管理机构采购全部或部分医疗档案管理信息系统的运行维护服务。医疗档案系统委托专业的第三方档案信息管理公司可以选择整体打捆方式，也可以选择性地外包部分管理护养工作。纵观医疗机构选择外包策略的内外部推动因素，主要为外包可以带来成本优势，使医院保持长期的竞争优势。医院实行档案管理系统维护服务外包托管，利用专业公司的信息技术，提高医院信息管理水平，缩短维护服务周期，降低维护成本，实现医院和医疗档案系统服务专业公司的共同发展，还可以使医院信息科管理工作简单化，信息科人员可以减少到最低，服务托管的费用甚至可以低于医院自行维护管理档案管理系统的费用支出。

2 创新性探究

2010年以来，华北某儿童医院为了促进医院更好地利用外部专业力量，加快医疗档案信息化建设，创造性探究了医疗档案系统委托專业的第三方档案信息管理公司开展日常管理维护的路径。

2.1 合作方的遴选

从医疗档案信息系统提升改造顶层设计入手，一并研究外包托管服务第三方专业合作机构的基本要求。同步招标筛选医疗档案数字化建设的供应商，以及负责医疗档案系统日常管理维护专业机构。负责系统日常管理维护的专业第三方机构，必须拥有行业领先的开发、管护医疗信息化软件系统的可靠实力，拥有熟悉医院管理知识的专家支持体系，拥有成熟的档案信息管理系统，可独立攻关医院历史档案数字化录入，具备胜任医疗档案系统日常管理维护工作的能力。

2.2 对外包项目的具体要求

全天候不间断管理维护医疗档案系统，使档案管理系统获得长期稳定运行的客观保障。一旦医疗档案系统产生故障，合作方须第一时间检查、研判，拿出切实可行的处置办法，迅速发现问题，排除隐患。合作方须时刻对医疗档案进行不间断备份，涵盖自运行备份及周期性备份。合作方需提供医疗档案系统安全的运行环境，及时开展系统使用的专业技术培训，在医院技术人员变动情形下开展动态业务培训，随医院业务重点变化、系统升级改造进行技术协同指导。制定医疗档案系统提升改造的阶段性及长远规划，对系统运行随程跟踪监测评估。

2.3 对发包方的具体要求

医院必须以公开招标形式确定合作方，并以合同形式确立外包关系。合同签订必须遵循权责明确、互利共赢、严格贯彻招标公告各项要求的原则。成立专业部门，抽调技术骨干，专人对接，全程跟踪负责，做到专业周密、严谨科学。及时建立健全医疗档案系统对外管理制度体系。

3 项目实施

因前期系统提升改造优势，华北某儿童医院（以下简称“采购方”）经公开招标，向天津某软件公司（以下简称“供应方”）采购医疗档案系统日常管理维护服务。项目实施情况如下。

3.1 恪守原则

3.1.1 明确主体责任

服务周期内，严格执行《医疗档案系统委托管理制度》的各项内容，清晰落实日常管理维护工作的职责。委托與被委托双方实行“采购方监督，供应方执行”的原则，双方签字确认程序贯穿重要环节授权、款项往来及项目落实等各环节。

3.1.2 科学严谨管理

服务周期内，双方应严格按照合作协议各项内容执行，保质保量开展科学化、制度化管理工作。在运行过程中，对合同空白内容，双方可采取协商一致方式及时填补管理空白。

3.1.3 严格风险管控

服务周期内，双方应通力合作，有效预警和规避各类风险，把档案管理系统的安全高效运行放在首位。

3.1.4 搭建沟通桥梁

服务周期内，双方应建立及时沟通机制，确保各类信息往来及时、畅通。

3.1.5 落实保密制度

采购方应确保供应方的技术和商业秘密安全。供应方应保守采购方的机要信息、相关隐私和业务秘密。

3.2 双方机构构架

3.2.1 合作工作机制建设

采购方及时组建对接监管部门，安排专人负责指导、对接、服务、监管、协调各项工作。供应方应安排专门技术团队入驻机房，给予充分的现场技术支持。

3.2.2 对接服务部职能

负责监督采购方档案管理系统的管理制度执行情况，实时动态管理考核，提出整改意见。对供应方提出的合理要求争取最大的工作便利。开展不定期项目抽查验收，监测评估系统运行的风险系数，研究风险管控预警处置方案，跟踪文档等备案备份质量，进行严格的资产管理。

3.2.3 技术支持部职能

直接落实采购协议各项条款内容，按照采购方对接监管人员的要求落实工作职责，负责采购方被托管的档案管理系统的日常运行管理及专业保障。确保全天候动态跟踪服务落地，扎实推进被托管档案管理系统数据链完整、数据调阅顺畅、备份及时有序。保障档案管理系统运行环境安全，及时更新病毒查杀信息库。对于可能出现的故障风险状况及时预警、演练，避免工作陷入被动局面。

3.3 周密筹备

3.3.1 采购方

编制委托第三方管理的总体方案，组织专家及时研判，调整修订。周密部署、精确制定各项管理制度体系，依法合规按照总体方案，由采购方决策层推动，协调采购方各部门做好硬件设施、系统构架升级、历史档案电子化等工作。

3.3.2 供应方

与采购方及时对接合同细节，按要求完成人员配备、设备调试、技术培训、操作流程手册等各项准备工作。及时提出采购方需提供的工作条件，提前进场适应。成立技术服务组，提前熟悉托管工作职责及工作流程，准备好交接清单等书面资料。

3.4 对接确认

3.4.1 总体对接确认

双方工作组人员加强沟通，系统管理制度对接确认，工作要求及细节相互熟悉和确认。

3.4.2 软硬件对接确认

包括系统硬件设备逐一核查移交，软件运行试用，数据备份和对接确认，密码对接确认，专业说明书对接确认，操作流程对接确认，系统安全监测结果对接确认。

3.4.3 制度流程对接确认

首先，采购方监督服务组应熟悉供应方要求明确的档案管理系统的操作调阅使用规程。开展岗前培训，避免错误操作导致的数据丢失、系统故障、软硬件受损等事故。其次，供应方技术服务组必须熟悉采购方的采购需求、各项管理制度和保密制度。工作流程统一标准、统一步调、统一效果。最后，构建信息联络沟通机制，采取系统使用管理事项登记制度，建立处置台账。阶段性梳理共性故障，查找故障发生的根本原因，开展全面细致评估，主动及时提出有针对性的调整和升级方案，及时安装系统补丁，升级管控。注重预警工作风险，及时通过服务监督人员，将调整信息辐射采购方所有终端用户。

4 实践效应

医疗档案系统是医院正常运营和管控的历史中枢系统，是医院既有信息管理的重中之重，可以为医学研究提供实践支撑。该院实施近十年的委托第三方专业机构外包服务的模式，取得了优异的实践效果。不仅提高了医疗档案系统的信息化管理水准及系统设备日常运行的保障水平，同时，还有效管控了专项运行成本，使全院走在了全国信息化建设的前列，为其他兄弟医院的医疗档案系统专业化管理提供了有益借鉴。