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推动高校档案管理高质量发展SWOT分析与建议

2020-05-26王宁

新丝路(下旬) 2020年5期
关键词:高校档案管理SWOT分析高质量

摘 要:采用SWOT分析法,从优势、劣势、机会、威胁四个方面,对高校档案管理现状进行分析,并提出有针对性的措施,推动高校档案管理高质量发展。

关键词:高校档案管理;SWOT分析;高质量

新时代是高质量发展时代,管理工作必须与时俱进,实现高质量发展。本文运用SWOT分析法(Strengths优势、Weaknesses劣势、Opportunities机会、Threats威胁),探讨高校档案管理工作的现状,并提出相关建议,进一步加强和改善档案管理工作,推动高质量发展。

一、SWOT分析法

SWOT分析法是把与研究对象密切相关的主要内部优势、劣势和外部机会、威胁等列举出来,构建SWOT矩阵。然后用系统分析思维,即S-O(优势-机会策略)、S-T(优势-威胁)、W-O(劣势-机会)、W-T(劣势-威胁)策略,得出最佳策略。

1.Strengths(优势)

(1)构建了较为科学的管理工作机制。普遍构建了由校长领导,校级领导主管,档案馆集中统一管理、各二级单位密切配合的档案工作格局。组建了档案工作委员会、档案鉴定销毁工作领导小组等非常设机构,定期研究解决档案管理工作中的重大问题。建设了一支专职档案员与二级单位档案员相结合的档案员工作队伍,实现了档案馆和归档单位直接对接,档案员和二级单位档案员直接对接,构建了较为科学的管理体制和运行机制。

(2)硬件建设较为完善。档案馆普遍实现了办公区、阅档区、库房区“三分开”;建设了符合“八防”要求的库房。配备了必需的打印机、复印机、碎纸机、电脑、防磁柜、摄像机等办公设施设备。适应信息化建设需要,建设了局域网,使用专业档案管理系统进行档案管理。

2.Weaknesses(劣势)

(1)专业人才不足。档案系列职称职务晋升困难,导致高层次人才严重不足;工作边缘化明显,岗位吸引力小。岗位设置为管理岗居多,一般以校内调剂为主,具有专业知识背景的人才严重不足,特别是既有档案学,又能熟练掌握现代信息技术,又有一定文字功底和编纂开发能力的综合人才更是缺乏。

(2)制度建设不够健全。制度建设存在一定缺项,有的高校没有制定牵头管总的学校档案管理办法,有的没有制定电子档案、公务电子邮件等收集、管理办法。由于工作整体不够重视,还存在一定的执行不严、落实不够的现象。

3.Opportunities(机会)

(1)党和国家高度重视档案工作。党和国家高度重视档案工作。2014年,中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(中办发[2014]15号),包括5大部分23条内容,成为新时代做好档案管理工作的指导性文件。2019年1月1日起施行的《机关档案管理规定》(国家档案局第13号令)等,对进一步做好高校档案管理工作,同样具有很强的针对性和指导性。除此之外,还有其他国家、部门和地方性的政策法规和档案标准。这些对于进一步规范高校档案管理工作,提高高校档案管理工作科学化水平,发挥着至关重要作用。

(2)现代信息技术的迅猛发展。随着现代信息技术的迅猛,必将深刻改变高校档案管理面貌,互联网+档案必然是高校档案管理的新模式新选择。要加大信息技术在档案管理工作中的广泛运用,优化管理模式,提高管理效率。

4.Threats(威胁)

(1)高校档案开放管理。高校档案不仅仅满足自己,还要满足社会需求。不仅仅要在校内进行档案开放,还要对社会进行档案开放,以满足社会对高校档案需求。处理好保密与公布,开放与严管关系,对高校档案管理工作提出了新的挑战。

(2)校外合作单位档案管理工作。随着高校服务社会职能的不断扩大,校地合作、校企合作、校际合作日益增多,必然会产生档案文件资料,这些档案文件资料也是高校档案的重要组成部分,必须加强管理。

二、进一步加强高校档案管理工作的SWOT策略

1.S-O策略(优势-机会策略)

(1)顺应国家形势,进一步重视档案管理工作。高校要主动顺应国家形势,要站在讲政治的高度,加强档案工作领导,为党管档,为校守史,为民服务。把档案工作纳入学校整体规划,同部署,同检查,同考核。

(2)切实加强信息技术在档案管理工作中的运用。更加重视信息技术在档案管理中的运用。在档案征集环节,可以广泛运用“互联网+”、移动互联技术,实现档案的在线归档和近线归档。建设使用专门的档案管理系统,切实加强档案全生命流程管理。运用大数据技术,加强档案开发利用工作。

2.W-O策略(劣势-机会策略)

(1)切实加强专业人才队伍建设。根据高校档案事业发展需要,更加注重档案专业人才队伍建设。转变岗位性质,把档案岗位由管理岗变为专技岗,增强现有档案管理人员的专业意识。坚持专业人办专业事,加强档案学、计算机、自动化、历史学、信息管理等学科专业人才引进。

(2)切实加强制度建设。要切实按照上位法要求,建设与学校实际相适应的档案管理办法。要注重制度的前后衔接和成套管总,注重制度建设的成套性,建设一整套务实管用有效的制度体系。

3.S-T策略(优势-威胁策略)

(1)加强审查,做好档案开放管理工作。要切实加强档案审查、鉴定,从年代、价值等方面确定什么档案內容能开放、什么档案内容不能开放。开放过程中,要注意方式方法,加强全程监管,做好复印、复制等各项具体工作。

(2)密切合作,做好校外合作单位管理工作。合作过程中形成的档案,要定期沟通,及时把与学校有关的档案征集归档。构建校内档案部门与合作机构档案部门联动机制,定期沟通协商机制,如有必要,还要赴国际合作高校进行实地走访,切实做到应归尽管,应管尽管。

4.W-T(弱势-威胁策略)

要切实加强工作参与,针对学校对外合作交流比较多的部门如教务、科技、外事等部门,要在合作之初参与进来,提出归档要求。要做好检查指导,随着合作进程,随时指导相关人员做好归档资料的收集整理工作,把工作做在平时,尽量避免事后补充资料。合作结束后,要及时跟进,及时归档。要构建工作机制,与合作单位或高校就档案管理,加强沟通交流。

三、结语

不断加强高校档案管理工作是推动档案事业发展的基础行工作,没有科学高效的管理工作,就不可能推动高校档案事业高质量发展。因此,通过以上分析,并提出相应策略,以进一步开展好高校档案管理工作,推动档案事业高质量发展,建设与高校事业发展相匹配的高校档案事业。

参考文献:

[1]毛献峰、李子白.行业特色型大学科研档案管理的SWOT分析与建议[J].江苏科技信息,2018(5):24-27

作者简介:

王宁(1976--),河南商丘人,武汉轻工大学档案馆馆员,硕士研究生。

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