高帅

摘 要：现如今，随着科学技术的快速发展，信息化技术已经被广泛应用到各个领域之中，为行业的发展提供了有效的路径。事业单位作为保障社会发展，为社会提供服务的核心力量，必须要及时结合信息技术来提高其工作质量。在信息技术的应用过程中，逐渐出现一些问题，对信息化档案管理工作的落实造成了一定的影响，事业单位必须及时找到相应的措施进行解决。基于此，对信息技术在事业单位档案管理工作中的应用进行分析探讨。

关键词：信息技术;事业单位;档案管理;应用

信息技术现如今已成为促进经济活动的进行，服务于社会生活的基本重要技能。该技术主要通过以微小的范畴内为称的微电子技术以及较强编程能力为主的软件技术来表现其应用作用，适用范围广泛，针对事业单位档案管理来说，信息技术的应用是单位必须掌握的技术，深入学习信息技术，顺应技术革新的变化，对于信息技术在事业单位中的应用来说具有良好的推动作用，使得档案管理更加高效化与系统化。

1 信息技术的优势

1.1 提高效率，节省时间

信息技术促进传统档案向电子档案转变，工作人员只需学习一些信息管理技术便可以独立进行操控，将纸质档案转成电子档案。而将纸质档案转换成电子档案能方便档案的管理，因为可以设置程序将电子档案自动分类别归纳、记录;也可以在搜索栏输入要找的文档名称，计算机会在全部档案中搜索并且自动调出符合结果的文档;还可以实现网上共享，这样就不用花费时间跑到别的事业单位拿档案，只需要在有网的环境下，利用计算机共享技术，将文档传送。这大大提高了事业单位的办事效率，节省了大量时间，满足群众的需求。同时，也就节省了大量金钱。

1.2 优化事业单位结构

传统事业单位职位众多，工作人员的数量也就十分庞大，于是造成事业单位结构臃肿，人员烦冗。这会增加事业单位的管理难度，同时也使得事业单位工作人员的工资在所有财政支出里所占比例最大，对财政造成很大压力。而将信息技术融入事业单位的管理尤其是档案管理有利于优化单位职业结构，因为计算机可以代替人工完成很大一部分琐碎的工作，如对档案的录入、分类、归纳、整理、识错等。把这些最需要耗费人力和时间的工作用计算机代替，能将很大一部分工作人员解放出来。这样事业单位的人员就能得到精简，机构也就不会显得臃肿。最后也能提高事业单位对群众的服务效率，真正做到一切从人民出发。

1.3 提高安全性

传统档案管理需要着重注意档案室的环境情况以及对档案的保护，档案室环境应该保持低温干燥，并且要注意防虫措施，以免档案被虫蛀，或是档案因潮湿而霉变，或是因高温而自燃，对档案安全性造成威胁。有时候事业单位搬迁，在这个过程中也很容易将档案丢失，导致泄密。但是将信息技术运用到档案管理中就可以很好地解决这个问题，因为信息技术将纸质档案转为电子档案，还可以进行云储存或者云备份，安全性得到了极大提高。只要有一台有网的计算机，就可以通过登录账号将所有的档案进行下载，不需要担心档案丢失问题，也不用担心档案因种种自然原因而被损坏的问题，档案的安全性得到了极大的保障。

2 信息技术在事业单位档案管理中应用存在的问题

2.1 缺乏正确的观念

由于信息化技术的发展速度较快，档案管理工作中应用信息技术的实践并没有太长，因此，在事业单位中的档案管理部门缺乏正确的观念，不能积极地使用先进的信息技术。由于事业单位中的档案管理人员年龄相对较大，对于新鲜事物的接受能力较弱，对于信息技术的理解并不到位，部分管理人员会误以为信息技术的普遍传播会对档案文件的安全性带来威胁，从而难以有效地落实相关制度。除此之外，由于相关领导人员对信息技術的重视程度不够，也无法充分发挥出信息技术的重要作用，降低档案管理工作的质量。

2.2 缺乏专业人才

档案管理工作的实施与工作人员的执行力度密不可分，如果只是探讨对事业单位档案管理信息化建设的加强，并不付出实际行动，即使有再充足的准备都是纸上谈兵。就目前我国事业单位档案管理工作来说，没有高素质并掌握信息技术专业知识的管理人员，事业单位档案管理人员多为退休人员，对档案管理工作有着很多经验，导致档案管理人员工作效率低，主要是由于应用信息技术过程中缺乏专业人才。很多事业单位没有培训过档案管理人员的专业知识，多为直接工作，所以不仅没有工作经验，在适应档案管理的过程中也需要一段时间，所以进行信息化建设也需要一个过渡阶段。

2.3 信息技术水平偏低

虽然信息技术的应用逐渐深入，但是在实际应用过程中，由于没有对信息技术的使用进行一定的创新，仅仅是照着模式生搬硬套。在这种情况下，也难以有效地实现信息资源的共享，并没有真正地将信息技术的作用及价值发挥出来，降低信息技术在档案管理工作中的使用效果。

3 信息技术在事业单位档案管理的应用策略

3.1 档案管理机制规范化

依据信息技术实际应用过程中展现出来的特征，编制一套完善的管理机制，提升档案管理工作的逻辑性，促使操作流程向着简化的方向发展，提升档案管理工作效率，促使档案管理体系向着标准化的方向发展，对网络电子文件的连续性形成较为深入的认识，以免在实际工作的过程当中，电子档案管理遭受到其他虚拟电子文档的影响，难以对档案的真实性与完整性做出保证。

3.2 提升管理人员专业素质水平

信息技术在事业单位档案管理领域中应用的时候，会对管理人员操作能力提出比较高的要求，需要管理人员操作系统完成档案管理工作，为了可以对信息技术在档案管理领域当中的实际应用效果做出保证，需要定期组织一定数量管理人员参与到专业素质培训当中，切实提升管理人员的系统操作能力，从而也就能够让档案管理人员的日常操作向着标准化的方向转变，对档案管理工作的效率及质量做出一定保证，也可以让管理队伍的专业性得到大幅度提升，专业管理团队实际运行的过程中，可以在发现问题之后及时使用适应性比较强的措施解决问题，将问题造成的负面影响控制在一定范围内，促使档案的安全性及完整性得到保证，从而促使事业单位逐渐走上一条稳定发展道路上，最终在我国社会经济发展进程向前推进的过程中，做出一定贡献。

3.3 提高信息技术的应用水平

由于信息技术的合理使用，使得档案管理工作更加方便快捷，更加现代化与智能化，因此必须提高信息技术的应用水平适应新时期不断发展的档案管理工作水平。学习并掌握信息技术的应用方法，从而使得档案管理团队的技术得以提高，培养出高水平的档案管理团队，促进信息技术在档案管理中的有效应用与发展。

4 结语

信息技术的快速发展，使其逐渐被广泛运用在不同领域中，为各行各业的发展创造了有利条件，事业单位档案管理是其在工作中的重要环节，在具体进行管理过程中，应该加强对信息技术的利用，促进管理工作的有效实施。使信息技术以合理的方式融入到事业单位档案管理中，实现档案管理的高效运作，推动信息技术在事业单位中的应用，实现经济效益与社会效益相结合的发展，同时大力推动国家信息技术的革新，在发展中进步，在进步中求新，共同致力于信息技术的繁荣。

参考文献

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