基于新一代统一资源管理系统Alma的文献清点实践研究

2020-05-20张慧琴北京师范大学图书馆

图书馆理论与实践 2020年3期

黄薇，于静，张慧琴（北京师范大学图书馆）

Alma统一资源管理系统，是以色列艾利贝斯集团为学术图书馆自动化而研发的支持电子型、数字型及印刷型各类资源一体化管理的现代化集成管理系统，Alma采用统一资源管理框架，支持图书馆全谱系资源的选择、采访、元数据管理、数字化及读者服务等完整业务流程，［1］基于云构架共享数据，提供扩展服务。Alma由Aleph 500升级而来，目前已在全球41个国家和地区的1,800多家机构运用。［2］北京师范大学图书馆（以下简称“我馆”）自2000年开始使用Aleph 500图书馆集成系统，实现了纸质馆藏的有效管理；2017年9月将其升级为Alma系统，实现了元数据管理、电子资源采购与管理、数字资源保存及读者服务等全流程管理，对各类资源的收藏、保存和利用起到了重要促进作用。

1 基于Alma系统的文献清点

1.1 Alma系统的在架报告功能

北京师范大学图书馆的本次文献清点是基于Alma系统在架报告功能实施的。该功能是Alma系统馆藏统计报告中的一种，属于资源管理模块中“管理纸本资源”的范畴，建立在系统单册管理的基础上，图书馆利用包含条码的Excel文件或txt文件与存储在Alma数据库中的信息进行比较，以识别纸本单册是否就位、不在架或丢失。

Alma 系统的在架报告功能运行简单，处理迅速，单次可处理5 万条条码数据。在架报告将运行结果分为6 类，即子表1“Items in place （单册在架）”、子表2“Missing items but marked in place （丢失但标记在架图书）”、子表3“Items on shelf but marked not in place （单册在架上却标记为不在架）”、子表4“Known items notin place （已知不在架的单册）”、子表5“Items on shelfbut out of range/set （单册在架但所在范围或集合错误）”、子表6“Barcodes with no matched item （条码未匹配的单册）”。

1.2 文献清点流程概述

本次清点是我馆自20世纪80年代以来一次较大规模的针对实体图书的清点，2018年12月至2019年6月集中完成了第一阶段清点任务，共清点闭架外借和开架外借图书27.5万册。本次清点从前期调研、制定方案、实施清点、过程监控到总结评价，环环相扣，既准备充分、组织严密，又关注细节、注重质量，根据发现的问题倒推原因，开展梳理总结，挖掘与读者服务相关联环节存在的问题，提出改进馆藏管理的办法，最大化地实现文献清点的价值。

在前期调研中，我馆对京津两地有代表性的高校图书馆进行了实地调研，借鉴了相关高校开展文献清点的流程和方法，获得了不少可供参考的一手资料。在此基础上，我馆起草并制定了《北京师范大学图书馆普通纸质文献清点方案》（以下简称《清点方案》），明确了文献清点业务的目标和任务、方式、范围、技术方案、问题图书处理、提交报告及文档、时间要求等内容，涵盖数据采集、在架报告运行、清点报告编制等流程与规范。本次清点特别注重过程监控，对清点工作中涉及的步骤环节和操作细节均有严格而清晰的规定。在清点之初，我馆先进行了小批量数据测试，主要针对盘点仪读取效果、数据上传是否准确、在架报告运行情况等，每个步骤都严格按流程进行操作（见下图），要求工作人员及时反馈遇到的问题并进行分析研判，争取最优方案和最佳效果。

图北京师范大学图书馆文献清点流程

1.3 文献清点实施步骤

（1）采集数据并提交。将所有文献分为有RFID标签的文献和无RFID标签的文献两类，以便分别通过采集RFID标签数据和条码数据的方式进行清点。采集数据时需要注意以下几点：① 及时保存或设置自动保存；② 集中力量尽快完成单个Excel表格的数据采集，并及时提交至主管，以减少因图书借还动态变化而造成的数据变动；③ 定位与盘点同时进行，每天盘点前先同步当天盘点区域书目数据，盘点后将新定位数据导出并上传。［3］

（2）运行在架报告。Alma系统运行在架报告要求上传Excel表格，且首行为“Barcode”（条码）。在运行在架报告时，需要提交当次采集的条码文件，同时选择匹配的起止索书号。此时应注意“到索书号”意味着匹配的索书号紧邻该索书号，但不包含该索书号，因此要确定较为精确的索书号范围，避免因所选索书号范围不准确导致某子表数据异常。在架报告运行后导出的文件按规范命名并保存，同时保存原始条码数据文件和系统运行文件，作为清点原始档案留存。

（3）过滤数据并打印清单。根据在架报告运行的结果，导出子表结果集（子表1和子表4除外），其余子表需要滤除从数据采集到数据处理时间区间中产生的正常数据，如在清点时间段内已归还的图书等。然后按子表类型分别打印需要查找的问题图书清单，交书库工作人员逐册查找并下架问题图书。为便于对问题图书进行分析，问题图书清单中保留在架报告提供的所有字段。在架报告中反映的问题图书类型、数量及过滤后需要查找的问题图书数量均需记录，便于后期处理问题图书时参考。

（4）查找并下架问题书。根据各子表反映的问题类型找到实体图书加以核对，并逐一修正错误，实现文献清点的目标。查找并下架问题书是文献清点至关重要的环节，关系到清点报告各核心指标及相应数据的真实性、可靠性，只有尽可能多地查找到问题书，才能保证文献清点的整体质量。如，有的实体书因被放到其他馆藏地导致系统馆藏址有误，工作人员就需要根据实际情况，分析它最有可能被错放的馆藏地并到相应馆藏地查找；又如，有些图书的书目数据被挂错到其他单册，就需要从馆藏号、索书号、架位号、单册历史记录等不同渠道进行分析，根据各种线索找出问题图书并进行下架处理。为保证查找效果，共进行了两轮查找：第一轮由书库工作人员查找，第二轮由学生助馆查找。两轮查找时间间隔一至两周，避免因查找时间间隔太短而造成疏漏。

（5）处理问题图书并分析错误类型。在问题图书处理环节，按照Alma系统在架报告给出的六种类型，分析各类问题产生的原因，并给出具体处理办法（见下表）。为保证实体图书与系统数据一一对应，在实体书在架时采集条码并形成Excel文件，依据实体书逐册处理，仅当某类问题集中呈现时才采取批处理方式。如有图书在文献清点阶段确未找到，那么将在后续半年内再进行两轮图书查找（不仅在本馆藏地找，还需要到关联的馆藏地查找），然后在Alma系统中再次进行数据过滤，确认图书无其他处理类型（如Missing、Loan、HoldShelf、Technical-Migration、Transit等）后，以批处理的方式设置“查找中”或“未在架”状态。需要注意的是，清点每个馆藏地时，都需要建立相应的问题图书处理汇总统计表，记录问题图书类型、问题情况、已处理数量、未处理数量、备注说明等。每完成一个馆藏地清点，需集中上报一次处理情况。

表文献清点问题图书处理

1.4 编制清点报告

本次文献清点规定以馆藏地为单位出具清点报告，全部馆藏清点一轮后，出具清点总报告。

在清点并处理完地下闭架外借书库和教育学分馆开架外借阅览区后，我馆出具了这两个馆藏地的清点报告，主要包括馆藏地概述、采集数据结果、Alma系统在架报告运行结果、Alma系统在架报告问题分析和问题图书处理情况，并对各馆藏地的代表性问题进行了分析和梳理，提出了改进文献管理和服务的积极建议和合理规划，较好地实现了文献清点的预期目的。清点报告的核心指标包括在架单册量、“未在架”单册量、有实体书但系统标记为“未在架”单册量、已知未在架的单册量、错架单册量、未匹配条码单册量等。根据以上核心指标计算出问题率、解决率、未处理率、丢失率等数值，并结合各馆藏地具体情况分析问题及原因，以便在今后的工作中避免同类情况发生。

本次文献清点的最终结果：开架外借提交了78,634条数据，问题率为5.75%，处理率为78.10%，丢失率为1.04%；闭架外借提交了196,316条数据，问题率为3.04%，处理率为98.42%，丢失率为0.05%。可见，对于实体图书管理来说，闭架外借模式要优于开架外借，但闭架外借模式不便于读者使用图书资源，仅适于保存本图书或管理特色文献，并不能作为图书馆文献管理的主要模式。

2 基于Alma系统的文献清点的特点与意义

基于Alma系统的文献清点在保证图书馆日常业务正常开展的前提下，实现了动态分区域、分批次清点，查清了图书在架数量，检查并纠正了书目数据和实际排架中存在的各种问题，使馆藏图书与系统数据保持一致。［4］

2.1 基于Alma系统的文献清点的特点

（1）运行简单，处理迅速。在Alma系统的统计分析模块，当提交的规范格式条码文件不超过5万条时，数据运行时间最长仅需十几分钟，在系统比对完成后就能形成一份包括6类子表的在架报告，可分别导出结果集清单，供工作人员判断和过滤。

（2）智能动态，反馈及时。Alma系统的在架报告功能实现了开架借阅管理模式下动态清点的可能，能及时给出各类子表的反馈，便于工作人员分析和处理。这是图书馆自动化管理系统最重要的功能之一，工作人员不再担心影响读者使用，即使是清点期间借出、归还、调拨的图书，Alma系统在架报告也会给出相应分类，在导出结果集清单中清楚标明不同处理类型，便于识别。

（3）分区分类，错因导向。Alma系统在架报告功能可以实现分区分类的局部清点，对于任一馆藏地、任一大类或相对完整的索书号区间，都可使用在架报告功能导出结果集清单，完成某一区域或某一类别图书的清点及问题呈现，有助于工作人员根据结果类型进行原因查找和判断分析。

2.2 基于Alma系统的文献清点的价值与意义

文献清点是图书馆建设中重要的一环，也是清产核资的一项重要工作，能够保证国有资产不流失，保障读者权益，因此，定期开展文献清点工作十分必要。

（1）核查馆藏数量。文献清点最直接、最首要的目的是核查馆藏数量。基于Alma系统的在架报告功能可以采集图书条码，将条码与系统数据相比对，从而判断出哪些图书实际在架、哪些已知不在架、哪些存在书目数据错误，既达到了核查实体馆藏的基本目的，也获得了实体馆藏的基础数据。

（2）发现并纠正错误。在本次文献清点中，基于Alma系统的在架报告发现有两类错误比较常见：书目数据错误和实体图书错架，集中体现在子表3和子表5中。① 书目数据错误。导致这类错误的原因包括：一些早期编目的图书采用简编格式，没有统一规范为现在通用的详编格式，导致Alma系统无法识别；在调整实体馆藏位置、变更系统馆藏地时，采用了批量修改方式，导致成批书目数据发生错误或单册链接错误；在批量粘贴或更换RFID标签时，出现单册信息错误或缺失的情况，导致Alma系统报错。［5］② 实体图书错架。本次文献清点中，实体图书错架现象比较普遍，导致这类现象的原因有：教育学分馆有两个阅览室都收藏同一大类（G类）图书，但具体区间不同，导致该类图书被读者无意混放或工作人员上错架；教育学分馆图书与主馆图书通借通还，两个馆藏地的图书容易出现相互放错的情况；教育学分馆部分图书外贴的色标脱落，无法从外观判断而被错放到其他馆藏地。

（3）优化图书管理。基于Alma系统的文献清点在优化图书管理上作用显著：① 发现并纠正了书目数据错误和实体图书错架的情况，使系统数据和实体图书一一对应，很大程度上避免了“有账无书”和“有书无账”；［6］② 促进了实体图书管理，提取各流通账户中的数据，通过筛选图书最近一次流通记录，及时查找不属于该馆藏地的图书，有助于降低图书错架率，方便读者使用；③ 便于分析导致实体图书状态异常的原因，如某部分图书由开架阅览区转至闭架服务时，数据转换与实体图书对应情况出现偏差，导致实体图书出现“永久位置”为“不服务图书”，“状态”为“单册未就位”等。为避免此类问题的产生，今后进行文献下架、开架转闭架等系统数据修改时，应尽量依据实体图书条码文件批量修改系统数据，从而保证系统数据与实体文献一一对应。

（4）改善服务质量。文献清点很好地实现了为读者找书的目的。基于Alma系统的文献清点通过技术手段方便快捷地完成系统数据与实体图书的匹配，显示图书状态、发现问题图书，使数以百万计的馆藏有了直观可视的结果，为读者找不到书或图书不在正确的架位提供了可供追踪的线索，有助于改善读者体验，提高服务质量。

3 基于Alma系统的文献清点的不足与改进

本次基于Alma系统在架报告功能的文献清点，基本达到了预期的效果，实现了实体馆藏与系统馆藏的匹配，也为今后定期开展文献清点积累了经验。但是，这一阶段的清点实践也反映出Alma系统在架报告功能的不完善性，需要在今后加以改进。

3.1 在架报告运行单次数量有限制

Alma系统在架报告运行的单次条码数量最多为5万条，对实际文献清点有所限制。如果为了加快文献进度，多人同时采集盘点数据，在合并上传前需将条码文件切分成单个不超过5万条数据的Excel表格，增加了文献清点工作量。

3.2 内设排架规范与实际不一致

Alma系统对于以《中国图书馆分类法（第五版）》为排架规则的图书给定的索书号排序并不能完全适应实际应用情况。根据Alma系统在架报告导出的问题图书清单，在对索书号进行排序时，会出现与实际排架规则不一致的情况。如Alma系统无法识别中图分类号中带“-”的索书号，导出的清单中问题图书会出现误报的情况，即本来属于该批次盘点区间范围的图书却因Alma系统判断错误而被认为“单册在架但所在范围或集合错误”，［7］为后期数据筛选造成困扰，增加数据过滤的工作量。

3.3 创建结果集备选字段有待增加

在Alma系统在架报告“创建单列式结果集”导出成员清单时，所提供的备选字段中缺少“最后还书时间”字段，导致在数据过滤时无法通过“Last Return Date”获取图书最后一次流通记录，从而判断是否需要查找实体书。同时，Alma系统中记录的最后更新时间为单册获得财产编号的时间，而不是图书调拨时间，这也导致在文献清点时无法直接过滤盘点区域的新调拨图书，增加了需查找图书的数量。