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三级甲等医院应用PDCA循环提升考勤管理的创新

2020-05-07薛梅郑晨刘泽君李璐璐

办公室业务 2020年3期
关键词:汇总考勤管理员

薛梅 郑晨 刘泽君 李璐璐

考勤管理是医院管理职能中的重要环节,是医院人力资源部门的核心工作之一,是考核评优、薪资绩效、职称晋升的重要依据,也是各岗位人力资源配置的基本依据之一。建立一套系统科学的考勤管理体系,既是医院组织机构改革和定编定岗新形势下的要求,也是医院人事改革和分配制度改革的要求。PDCA循环法是一套科学的质量管理方法,是完善落实“事前有计划、事中有监督、事后有总结和改进”的有力抓手。笔者所在的三级甲等医院考勤管理曾存在诸多问题,如何把PDCA循环法应用在医院考勤管理工作中,形成全新的考勤管理模式,对医院的管理创新有重大意义。

一、医院考勤管理

医院考勤管理是医院对员工出勤进行考察管理的一种管理制度,包括是否迟到早退,有无旷工请假等。包括排班管理、请假管理(带薪年假管理)、加班申请管理、日出勤管理、月出勤报表汇总等等。医院考勤管理具有特异性强、复杂性高等特点。以笔者所在的三级甲等综合医院为例,现有职工3900余人,不同岗位人员工作排班制度相差甚远,弹性排班制度让考勤管理很难做到单一化,医院的工作特点决定了考勤管理的难度和复杂性。医院在2017年以前一直延用传统电子邮件报送、人工统计汇总的方式,科室设立专门考勤管理员(常由继教秘书担任),每月月初发送电子邮件至人力资源部邮箱,并提交主任签字的纸质考勤报表。人力资源部考勤统计员再汇总电子邮箱内容,收集整理纸质报表。此模式耗时耗力,工作效率低,错误率高。

二、PDCA循环法

PDCA循环的含义是将质量管理分为四个阶段,即计划(Plan)、执行(Do)、检查(Check)、调整(Action)。在质量管理活动中,要求把各项工作按照作出计划、计划实施、检查实施效果,然后将成功的纳入标准,不成功的留待下一循环去解决。PDCA循环是质量管理的重要依据,应用PDCA循环提升医院考勤管理是做到事前有计划、事中有监督、事后有总结和改进的重要支撑依据,具体见“表1”。

三、以PDCA循环法实施考勤管理计划、考评及反馈

(一)医院绩效计划的制订(P阶段)。笔者所在的三级甲等医院共有3900多名员工,29个行政科室,18个医技科室,42个临床科室。从2016年7月起,笔者设计提纲用个人深入访谈的方法,调查全院69个科室的考勤员、部分科室负责人和院领导,就医院考勤管理存在的问题进行访谈和征集意见,并将反馈意见进行归类,具体来说,主要存在以下问题:1.统计周期长。医院共有3900多名员工,29个行政科室,18个医技科室,42个临床科室。每个临床科室医疗和护理单独提报,然而护理病区较多,且医疗、护理各自报考勤,考勤统计需要从邮箱收集各个格式发来的考勤,进行粘贴汇总。因此对于考勤统计者来说费时、费力,统计周期长。且临床科室工作较忙,考勤管理员常常出现“忘报”的情况,需要考勤统计员电话催促,反复催促,等待考勤员提报,考勤统计时间较长,大约在10天左右。2.错误率高。因为临床科室中规培的医生需要“转科”,这样刚入新科考勤员常常出现忘报、漏报,错误率高,返工比例高。在医院,还有国内进修、出国进修、外出培训、第一书记、对口支援等特殊情况,有时会错报,且不易发现,甚至有些直到绩效核算时才发现考勤出现错误,后续修改审批,大大降低工作效率。因为请假不规范等原因,常常是已经修完假后,再补报考勤,错误率高,反复修改,费时费力。3.权责不清晰。原先的考勤管理模式并没有固定的考勤管理员,而是科室继教秘书统一报考勤,而继教秘书会定期更换,且没有复审机制,因缺少明确的责权归属,考勤管理员有时丢三落四、反复修改。且没有考勤队伍的常态化建设,培训不到位,权责不清晰,不利于形成高效的考勤管理。

总结成鱼骨图问题清晰可见:

为了解决上述问题,提高办公效率,经医院研究,决定运用PDCA循环,通过与研发公司合作,运用新型考勤管理系统。具体如下图:

(二)医院考勤管理改革实施(D阶段)。1.通过与研发公司合作,运用新型考勤管理系统。(1)工欲善其事,必先利其器,医院与研发公司合作,将考勤系统成功嵌入医院原有OA系统,报考勤线上系统操作。以医院原有的OA系统为依托,嵌入考勤管理系统,考勤管理员可以用单独的账号登录系统,进行系统填报。这样便明确了权责分属。更加高效便捷,简单易行。(2)科室人员全部罗列,批量调节。人力资源部会汇总各科室通知,考勤统计人员会提前将请假、规培、进修等人员的时间通过考勤系统后台设置,考勤报送员只需要登录账号,简单核对,修改有问题的考勤即可,直观清晰,防止漏报。以工号为识别码,杜绝重名的辨识难度。只需要简单的操作,便可在考勤管理界面最上方选择考勤类别,简易明了,方便操作。(3)双重审核机制。考勤管理员在提报科室考勤后,考勤会自动轮转到科室负责人界面,科室负责人可以查看考勤员报送的考勤,同时负责审核,实现了双重审核模式,减少出错率。提高效率。(4)考勤报表自动生成。考勤汇总人员可以通过导出系统内的考勤,查看考勤情况,并实现汇总。大大节省了人力成本,考勤管理人员仅需简单操作便可提取各个科室和全员的日考勤报表、月考勤报表、年考勤报表、请假统计等等。(5)考勤到期自动提醒功能。考勤员需在月初完成考勤提报工作,系统设置了自动提醒功能,绑定考勤员个人手机号,每月5号尚未提报考勤将会每日发送提醒短信,直至考勤成功提报。大大缩短了考勤提报的时间。2.加强考勤队伍常态化建设,加强考勤员队伍建设。考勤管理是影响评优晋级、绩效薪资的重要因素,考勤员是考勤管理的重要督导者,更是“守门人”,因为考勤管理关系到职工的切身利益,定期对科室考勤管理员进行培训,加强考勤队伍建设,是考勤管理必不可缺的一环。(1)做好考勤员培训工作。每半年一次定期培训,将系统新开发的功能传授给考勤员,建立考勤员共享群,以微信或qq群的形式分享电子版的考勤管理流程。并安排专人解答考勤员的问题。(2)做好科室考勤衔接工作。对科室新更换的考勤管理员,确保新旧管理员的“传帮带”,并安排专人联系新考勤員,对其解惑答疑,使科室工作有条不紊地进行。3.规范落实请假制度。(1)在行政部门和参会考勤推行指纹考勤制度。行政部门员工和部分参照行政科室管理的部门上下班有固定时间,为提高考勤管理效率,进行指纹考勤管理。由于临床科室排班复杂,且有弹性排班制度,暂时不适合进行指纹考勤。在行政后勤和会议时实行指纹考勤管理,既杜绝迟到早退等拖沓,又可以提高考勤管理效率,更好地服务于临床科室。(2)规范请假方式,杜绝口头请假。以前的请假方式不够规范,常常存在已经修完假再进行补假的情况,请假登记滞后,错误率高,反复修改。针对以上问题,医院要规范事前请假制度,杜绝口头请假,加强考勤管理。(3)参会提前审批。由于以往管理,外出学习参会往往只有与会文件就可出发,不必提前审批,往往造成科室考勤员也不知道参会人员外出参会。先在网上进行参会审批,经分管领导批准后,流转至考勤员处,方可打印审批单,用于外出回来报销使用。规范了报销流程的同时,也提高了考勤的准确率。

(三)医院考勤考核与评价(C阶段)。自2017年在考勤管理中采用PDCA循环法一年多来,考勤信息上报建立起一套全新的管理数据库,避免了人工统计过程中的差错,又可快速提取各种数据,分析各种报表。借此可准确快速地提取出休假汇总、考勤明细汇总、岗位编制汇总等。考勤统计时长大大减少,从15天的汇总时间减少到5天左右,考勤效率得到极大提高,节约了时间成本和人力成本。笔者通过列表访谈,对科室考勤员、人力资源部门考勤管理员及科主任进行访谈,90%以上的受访者表示满意,表示提高了工作效率,方便了工作,实现了考勤管理的精细化。

(四)考评结果的应用与反馈(A阶段)。考勤管理的改革团队按照PDCA循环通过对考勤管理工作的回首,不断总结经验、找出不足,将好的标准和流程标准化;将未解决的问题或未实现的工作转入下一个PDCA循环来解决。不断听取考勤管理员和考勤管理人员及科室主任的意见建议,汇总遗留问题;借鉴先进医院的先进考勤管理经验,结合院情进行试点并逐步推广。

四、PDCA模式在医院考勤管理中运用的总结与思考

PDCA循环不是运行一次就结束,而是周而复始进行的,全面质量管理活动的运转,离不开管理循环的转动,因此,对于考勤管理来说,引进新的考勤管理模式解决了一些问题,在一定程度上大大提高了考勤管理的效率,但并非一蹴而就,达到预期效果的,纳入成为标准保留下来,仍存在一些问题,我们要继续总结经验,学习先进的管理技术,不断前进,不断提高。

【参考文献】

[1]邹悦临,郭友,宋强.基于"互联网+人社"公共信息服务平台的人事综合管理信息系统建设研究[J].信息与电脑(理论版),2017(24):128-130.

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[3]林伟妹.浅谈医院考勤管理工作若干经验及设想[J].人力资源管理,2018(05):349.

[4]王灵波.浅谈PDCA循环管理在公立医院财务管理的作用及具体应用[J].财会学习,2018(26):31+33.

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