陈文华

摘 要：在社会和经济发展过程中，信息技术成为各领域建设信息化系统重要的载体，以OA公文流转系统为代表的信息化项目，需要完善的科学技术体系作为支撑。以某企业信息系统建设为例，运用OA公文流转系统，与系统连接，包括紫光档案系统以及书生电子印章系统，使OA公文流转系统进行优化配置，以便提升公文流转系统的应用价值。本文围绕OA公文流转系统在办公中的应用展开讨论，为该企业信息化建设提供参考依据。

关键词：OA公文;流转系统;办公;应用

该企业为打造自动化办公系统，应用OA公文流转系统，该系统内涉及知识管理、工作流管理以及会议管理等，建设成多功能的协同管理体系，使信息系统具备数字化特点。将不同的管理部门相互连接，建立起的协同管理平台，OA公文流转系统是重要的组成部分，对不同部门的工作表单，通过模块的方式在平台内相互流转，包括信息、资金以及物流等，使企业在自动化运转过程中提升办公效率。

1 OA系统上线和基本功能应用情况

该企业在建立信息化办公系统过程中，得到上级领导支持的同时，许多部门积极的参与到系统建设中，并成立信息管理部门，根据企业实际情况制定完善的系统建设方案，信息管理部门监督系统的建设过程，保证在规定的时间内完成。

该企业在传统的办公系统中，尽管使用互联网技术，但是网络环境较差，并且需要由领导协调各部门间的关系，导致办公效率不断降低。在建设OA公文流转系统过程中，信息管理部门与综合管理部门相互配合，明确公文流转系统的办公流程，按照流程开展建设工作。完成OA公文流转系统建设后，投入到实际运行环节，该系统展现出以下优势：1）快速实施，将原有的操作流程不断简化，使公文流转系统具备客户化功能，提高系统的运行效率;2）操作界面简单直观，工作人员快速掌握操作方法;3）通用性较高，该系统中使用的应用程序，有效连接各个部门，增强系统在各部门的通用功能;4）有效降低办公成本。

2 OA在企业中的流程优化及再造

该企业完成OA公文系统建设后，与紫光档案管理系统连接，通过紫光档案管理系统查询办公档案的存储状态。此外连接书生电子印章系统，为公文流转过程施加保护措施，使公文流转过程更加安全。运用公文流转系统，及时优化会议审批流程，缩短会议占用的时间，提高会议各个环节的运行效率。运用部室发文流程，在OA公文流转系统内完善办公流程，有助于提高办公效率。该企业率先运用两种呈报流程，分别为周工作计划和月工作计划。该企业将工作内容，按照周计划分配给每个部门，各部门根据周计划完成制定的任务。各部门按照周计划呈报流程开展工作，有效减少传统上报审批的时间，使各部门的工作效率不断提升。在完成周工作计划后，各部门使用OA公文流转系统，有效完成月工作计划，在月工作计划呈报流程中，既能降低能源的消耗，还能促进企业快速发展，有助于企业發展成节约型企业。

该企业按照生产计划，都会进行资产采购工作，运用OA公文流转系统，建立固定资产采购流程，通过综合管理部门对固定资产实施的管理措施，有效控制资产的采购过程，避免资产采购超过生产要求，造成不必要的资产浪费。在OA公文流转系统中，会配置与办公有关的流程，分别为办公用品采购申请和办公用品领用。各部门每月消耗的办公用品，需要按照采购申请和领用流程进行。各部门通过OA公文流转系统，在较短的时间内方便快捷的完成申请和领用操作，并且在无纸化的办公环境中，既能有效节约使用的能源，还能提高工作效率。

3 与紫光档案系统及书生电子印章系统接口的实例

3.1 OA公文流转系统与紫光档案管理系统接口的实施与应用

在与紫光档案系统连接过程中，由于OA公文流转系统需要与紫光答案系统进行调试，避免两个系统出现不兼容情况，其中Office软件是重点解决的不兼容问题之一。在连接过程中，接口调试期间，开发人员和信息人员，都会对接口出现的不兼容情况进行分析，并且实施有效的措施，及时的处理接口不兼容问题，使OA公文流转系统顺利的紫光档案管理系统连接，在办公文件流转过程中，可有效完成档归档等操作，将不同类型的档案划分到指定的区域内，为各部门使用档案提供查找、分析等便利的条件，有助于档案管理工作更加准确及时，便于企业调配档案开展相关工作。

3.2 OA公文流转系统与书生电子印章系统的口的实施与应用

该企业在日常经营生产过程中，提供安全稳定的电力能源同时，十分重视产生的信息安全管理。在OA公文流转系统建立初期，与书生电子印章系统相互连接，并联系书生公司参与到系统的连接工作中，以便有效处理连接过程中产生的问题，使系统连接状态更加稳定，提升办公信息的安全性。在与书生电子印章系统接口连接过程中，双方对潜在的安全风险进行有效的处理，在短期内完成系统的连接工作，在系统流转办公文件过程中，充分发挥书生电子印章系统的保密作用，有效提升文件的安全性，避免重要信息出现流失盗取等问题。

3.3 OA公文流转系统的具体流程

以开发模式角度进行分析，分为系统结构和开发手段。在系统结构中，B/S模式与C/S模式是重要的组成部分。B/S模式将服务器作为核心，减少客户端软件的使用，并且方便升级和维护。C/S模式提供数据处理以及存储服务，将收集到的信息处理后，连接到服务器端口，简便操作流程提高运行速度。在开发手段中，基于LotusNotes系统、ExchangeServer系统、Windows.Net框架系统以及JAVA系统。

以关键技术为角度进行分析，包括身份验证技术、数字签名传输加密技术、公文流定义技术、审批应用技术、电子签章技术以及痕迹跟踪技术等，上述技术使公文流转系统流程更加完善，方便工作人才操作系统，快速完成相关办公工作。

4 结语

综上所述，以该企业建立OA公文流转系统为例，在企业进行信息化建设过程中，OA公文流转系统是重要的组成部分，通过综合性科学技术的运用，与紫光档案系统和书生电子印章系统进行连接，一方面使各部门运行期间产生的档案，利用紫光档案系统有效的分类，另一方面运用书生电子印章系统，对文件进行加密，提高文件的安全性。此外企业在使用OA公文流转系统过程中，会根据实际情况对系统进行深入的优化，既要使企业全面形成无纸化办公环境，有效控制办公期间消耗的能源，还要规范各部门的工作行为，在规定的工作流程提高工作效率。

参考文献

[1]吴铭.水务投资集团办公自动化管理系统设计与实现[D].天津大学，2017.

[2]周袁弘.碎蝶品牌经营公司协同办公系统的设计与实现[D].西华大学，2016.