傅琛 郑爱芳

摘 要：在事业单位运行期间，档案管理起着决定性的作用。新时代背景下的事业单位档案管理工作逐渐达到了办公自动化的目标，全部的档案均是借助计算机形成电子文件的，然后经过规范性的处理，制作成电子档案，其中电子档案和传统档案管理方式相比较来看有着极高的优势。以往传统档案管理是以手工操作和整理的方式为主来整合信息的，电子类型的档案处理效率更高一些，查询起来非常的方便，有利于更好的开发和使用档案。在本篇文章中重点研究了事业单位档案管理期间的电子档案管理情况，提出了相关措施。

关键词：事业单位;档案管理;电子档案管理现状;完善措施

伴随着科学技术的不断创新和改进，电子技术被广泛应用到了我国各个领域内，特别是档案管理环节，更离不开电子技术的帮助。在事业单位档案管理工作实施期间，必须满足新形势下提出的各方面要求，制定创新型的电子档案管理模式，借助完善的对策来解决各项不足之处，以此达到档案管理工作高效率开展的目的。

1 事业单位电子档案的作用

1.1 有利于进一步提升档案管理工作效率

电子档案方式是以往传统档案管理工作模式无法比拟的，这是因为该项模式在不需要较多人力的支持下便可以整理档案，也不需要将其专门储存在档案管理室中，并且对温度进行控制，对于以往传统的档案管理方式来讲，一般是采取人工模式进行检验的，而信息化档案管理模式消耗的人力和成本不多，可以高效率的利用和储存档案，从一定程度上降低了档案丢失或者不完善现象的发生。除此之外，信息化档案模式还可以经由电子化模式保存，所以不需要额外构建有关的档案储存室，而且储存条件非常安全。

1.2 为查询信息提供了极高的便利

当前阶段，在完成档案信息录入工作以后，计算机系统会从档案信息的关键词语入手，采取目录形式将其呈现到档案管理平台内，当应用某项档案的时候，只需要将关键词输入到档案管理平台内即可，该项系统能够处于较短时间内为用户提供诸多的档案内容，按照用户的检索习惯提供准确的信息。从中看出，电子档案查阅有着极高的优势，除了表现为具备快捷性特点之外，同时还能够突破以往传统档案查询的局限性，无论是处于何种时间点，都可以有效的查询档案信息。当条件允许的现状下，事业单位在运行期间还可以引进大數据技术，通过该项技术加强档案数据的分析效果，从而为用户提供高质量的查询依据。

2 对于电子档案管理现状的分析

2.1 没有规范性的对档案进行管理

一般来讲，档案有着较长的使用时间，管理人员慢慢形成了保存纸质档案的理念，再加上电子档案出现时间较短，使用时间不长，因此档案人员只需要将信息录入到系统便可以的，完全不重视对电子档案各方面的管理，比如U盘、移动硬盘和光盘等，也没有做好相关的备份工作，随便搁置，使得设备丢失，档案不完善。从技术上来看，也没有应用相关的防复制技术，难以确保档案的完善性和安全性，而且管理人员对文件备份提出的要求不高，根本没有结合实际情况来制定有关备份文件和备份应用的设备，这从很大方面增加了工作的难度，致使电子档案备份管理过于混乱。

2.2 电子管理程度有待加强

在新形势背景下，电子技术得到了一定的创新，其为我国诸多领域带来了良好的发展机遇。当前阶段，对于事业单位档案管理工作人员来讲，也需要明确了解到电子技术产生的作用，构建创新型电子档案管理工作模式，进一步提升执行新的档案管理效率，不过从实际情况来看，事业单位电子档案管理期间还存在着水平不高，技能较低等现象，有的单位依旧应用以往单一的档案，消耗的人力物力和财力诸多，完全不利于提升档案管理工作质量。有的事业单位虽然已经引进了电子技术，实施了电子档案管理工作，可是电子档案管理人员信息素质有待增强，电子技术使用不到位，难以将电子档案管理工作的优势和效果体现出来，最终阻碍了事业单位电子档案管理工作的进一步实施。

2.3 信息安全性不足

在事业单位借助电子技术进行档案信息化管理工作的时候，还存在着较多的信息安全方面的问题。虽然科学技术能够为人类带来诸多的方便，可是也使人们面临着较高的风险，基于此，就要求事业单位电子档案人员必须加大对信息安全的重视程度，从根本上降低信息泄露问题的出现概率。从当前情况来看，网络和计算机漏洞较多，网络安全风险普遍存在，当借助移动硬盘等载体对档案信息和数据进行储存的时候，档案信息的风险性是极高的，存在着泄露的可能性。而且电脑硬件和软件故障出现概率极高，容易受到黑客入侵，这些均加剧了电子档案信息管理隐患的发生。

3 强化事业单位电子档案管理工作的完善对策

3.1 制定完善的电子档案管理体系

要想提升电子档案管理效率，就需要制定完善的电子档案管理体系，规范性和高效率的进行管理。当前阶段，我国事业单位虽然已经构建了电子档案体系，可是因为缺少相关的管理制度，因此使得电子档案管理较为混乱，各部门的电子档案信息根本无法集中调阅，电子档案流通困难，从中看出，健全完善的电子档案管理制度是很有必要的，其是提升电子档案效率，将电子档案效果全面发挥出来的根本。制定的电子档案管理规章制度主要包含了电子档案文件制作审核和储存等多方面，事业单位还可以以职能和档案特征为主，适当的进行补充和改进。

3.2 提高电子管理效率和水平，加大对信息安全的防护力度

其一，在事业单位账号管理期间，电子档案管理是一项主流发展趋势。当前阶段，单位需要借助电子技术对档案管理体系进行改进和完善，加大对各项工作的重视程度，全面引进新型技术，在平时的档案管理期间，为电子档案管理提供充足的资金和有力的条件，将部分资金应用于电子档案工作管理技术创新和设备改进的方面，从根本上提高档案管理工作效率和管理质量。

其二，构建相关的电子档案管理模式，加大对档案信息的安全防护力度，定期对电子档案管理设备进行升级和改善，全面解决存在的漏洞和病毒，设置电子档案，管理防火墙系统，引进各种新型的安全防护软件，做好电子档案管理系统的安全检验和防护工作。其次，事业单位还需要对电子档案管理设备周围的环境进行检查，需要明确注意的一方面是，设备必须远离易燃易爆物品，确保电子档案管理工作的安全性，除此之外，必须增强电子档案管理人员的安全意识，提前制定出有关的应急处理方案，以便问题发生之后及时解决。

3.3 提升管理人员负责和工作技能

在事业单位档案管理期间，应当采取强化人员培训和制定考核体系的方式来进一步提升档案管理人员的素质和技能，为后期电子档案管理工作高效率实施提供良好的帮助，比如事业单位定期对档案管理人员技能进行培训，要求其全面掌握充足的知识点和丰富的档案管理经验，落实考核体系，针对管理人员工作期间的表现，需要进行合理的评价，将成绩列入绩效内，这种方式可以激发管理人员的工作积极性和主动性，实现事业单位档案管理人员管理水平的提高。

4 结语

从以上论述来看，在事业单位运行期间，电子档案管理工作的全面实施，进一步提升了事业单位的服务水平和效率，为事业单位档案管理的高质量开展提供了良好的依据，所以事业单位工作人员必须全面探究电子档案管理存在的不足之处，结合实际情况提出完善的应对措施，从而实现事业单位的良好运行。

参考文献

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