沈敏军

摘 要：出生医学证明档案材料要求永久保存，但因出生医学证明档案材料种类多、数量大、时间跨度长，永久保存难度较大，基于此，本文对出生医学证明档案材料永久保存面临的问题和解决办法进行了探讨。

关键词：出生医学证明;档案材料;永久保存

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2020）01-0199-02

0 引言

自1996年开始签发《出生医学证明》至今已历时24年，青岛市出生医学证明管理签发机构在日常工作中积累了大量的原始档案材料，随着时间不断推移，出生医学证明档案材料数量将越来越庞大，如何妥善保管、永久保存和有效利用这些档案材料，是我市各出生医学证明管理签发机构已面临或即将面临的困难和问题。

1 出生医学证明档案材料种类、保存依据和使用情形

1.1 档案材料種类

根据《中华人民共和国档案法》第二条“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声象等不同形式的历史记录”，结合国家、山东省卫生行政部门已出台的出生医学证明相关政策要求和日常签发管理工作需要，笔者认为出生医学证明档案是指：新生儿出生后，相关医疗机构和人员依据《中华人民共和国母婴保健法》，在办理《出生医学证明》过程中形成的证明新生儿出生医学信息，具有保存价值的文字、图表等各种形式的原始档案材料;具体包括孕产妇住院分娩相关病历材料，分娩登记本，新生儿记录，孕产妇住院分娩记录，新生儿父母有效身份证件复印件，领证人有效身份证件复印件以及当事人或新生儿父母授权委托书，《出生医学证明》存根，《出生医学证明》首次签发登记表、补发和换发登记表，换发与补发出生医学证明材料，未按时申领《出生医学证明》情况说明，亲子关系声明，亲子鉴定证明，公安机关出具的证明材料，《出生医学证明》真伪鉴定材料，办理《出生医学证明》申请第三姓相关材料，《出生医学证明》空白证出入库登记，《出生医学证明》废证管理材料，《出生医学证明》新增机构备案材料，签发管理人员权限备案材料，印章管理备案材料，出生医学证明信息数据报表等。

1.2 档案保存依据

2003年1月16日，卫生部、公安部联合下发《关于加强出生医学证明管理有关问题的通知》（卫基妇发〔2003〕23号），首次对出生医学证明档案材料作出规定“《出生医学证明》内芯增加存根联;存根联与副页间的拆切线由《出生医学证明》签发单位规范拆切，存根联由签发单位存档妥善管理”，这是卫生部首次下发文件对出生医学证明档案材料保管工作进行规范，但仍没有明确要求档案材料永久保存。2009年9月29日，卫生部下发《关于进一步加强出生医学证明管理的通知》（卫妇社发〔2009〕96号），明确规定“签发机构应当按照档案管理的要求，将《出生医学证明》存根及其相关资料按首次签发、换发、补发分类进行归档，永久保存。”，至此，青岛市出生医学证明档案管理工作开始全面纳入规范化管理轨道。

1.3 档案使用情形

出生医学证明档案的查阅相当频繁，它据有极高的信用证明价值，并发挥了很好的经济、社会作用。利用者的目的主要是出国留学、产权过户、恢复户口等个人事务中[1]。在《出生医学证明》签发日常工作中，不论首次签发、补发或换发工作，都经常需要查阅以往的出生医学证明原始档案材料。《山东省卫生健康委员会山东省公安厅关于印发<山东省出生医学证明管理办法>的通知》（鲁卫发〔2019〕10号）规定“首次签发《出生医学证明》，超过1年时间未申领的，首次申领时需向签发机构提交产妇病历复印件（包含首页、分娩记录、出院记录）等”，实际情况往往是新生儿母亲手头并没有当初的住院分娩病历材料，甚或为逃避计划生育处罚等原因而冒名或用假名住院分娩的，这些特殊情形都必须查阅原始档案材料。因丢失等原因补发《出生医学证明》，需查阅原签发机构留存的《出生医学证明》内芯存根联;2003年以前的第一版、第二版《出生医学证明》无存根联，这期间办理的《出生医学证明》丢失后，需查阅母亲当初的住院分娩病历和住院分娩登记本等材料。《出生医学证明》真伪鉴定，除对证件的载体、印章、签发机构名称等进行甄别外，还要查验《出生医学证明》存根、签发登记本、父母身份证复印件和住院分娩病历信息等材料确认《出生医学证明》登记信息的真伪。在《出生医学证明》换发工作过程中，因新生儿父母首次为孩子办理《出生医学证明》时提供虚假信息等原因，也经常需查阅以往的档案材料。

2 面临的困难和问题

2.1 档案材料年限长、保管数量巨大

1995年11月6日，卫生部、公安部联合下发《关于统一规范《出生医学证明》的通知》（卫妇发〔1995〕第10号）部署“从1996年1月1日（边远地区3月1日）起，凡中华人民共和国境内出生的人口，统一使用依法制发的《出生医学证明》”，我市自自1996年3月1日开始签发《出生医学证明》，至今已历时24年，以往积累和以后办理《出生医学证明》的档案材料都必须永久保存。近5年，青岛市平均每年签发《出生医学证明》约12万张，据此推算全市以往积累的出生医学证明档案数量近300万份;我市分娩量较大的助产机构，年度活产新生儿数量一般在5000以上，这些分娩量大的助产机构目前积累保管档案数量已达10余万份。随着年代推移，加之人员变更、机构变迁、保管设施差等因素，出生医学证明档案材料永久保存的难度将越来越大。

2.2 部分档案材料丢失

我们对青岛市各出生医学证明管理签发机构的档案保管情况进行了调查，发现档案丢失时间段主要集中在1996年至2001年;丢失的档案材料中，在日后查阅使用价值较高的包括住院分娩病历材料、《出生医学证明》存根、分娩登记本、《出生医学证明》签发登记本等;发生丢失的机构，多是停止产科执业的镇街卫生院、民营医院等。1996年3月1日至2003年1月16日，第一版、第二版《出生医学证明》签发时期，《出生医学证明》由新生儿所在医疗保健机构和从事家庭接生的人员出具，助产机构不需经卫生行政部门审核备案，即可领取发放《出生医学证明》;加之各级卫生行政部门也没有出台政策规定永久保存出生医学证明档案材料，当时各助产机构对出生医学证明管理签发工作的重视程度普遍不高。2000年前后青岛全市助产机构数量有100余家，这些助产机构当时都曾签发过第一版和第二版《出生医学证明》。近年来，各级卫生行政部门对母婴安全高度重视，助产机构的技术力量和硬件设施必须达国家相关标准和规范要求，而同期新生儿出生数量较2000年前后大幅下降，一些分娩量少、技术力量不足、设施条件差的助产机构陆续停止产科执业，我市助产机构逐渐减少，2019年全市共有助产机构65家。这些已停止助产资质的医院，因出生医学证明档案相对其他医学案例档案受到的重视度相对弱，存在管理移交脱节问题，加之年代久远，部分机构有出生医学证明档案丢失现象[2]。

2.3 档案保管时限政策不统一

出生医学证明档案保管年限不统一、缺乏相应监管制度[3]。住院分娩病历材料是出生医学证明管理签发工作最重要的原始档案材料，是《出生医学证明》首签、补发、换发及真伪鉴定等工作的最终依据，从出生医学证明管理签发工作角度出发，住院分娩病历材料必须永久保存。《医疗机构管理条例实施细则》规定“住院病历保存期限不少于30年”，住院分娩病历保管时限与出生医学证明档案“永久保存”的规定不统一。住院分娩病历在助产机构保管满30年后，助产机构是否有义务继续保管，或转交那个部门永久保管，这是我市各出生医学证明管理签发机构已面临或即将面临、且亟待解决的问题。

2.4 档案的管理部门不统一

住院分娩病历材料，作为出生医学证明材料的组成部分，国家卫生计生委 国家中医药管理局《<医疗机构病历管理规定（2013年版）》明确规定“患者住院期间，住院病历由所在病区统一保管”。“患者出院后，住院病历由病案管理部门或者专（兼）职人员统一保存、管理”。而出生医学证明档案材料管理部门不统一，有《出生医学证明》签发部门保管的，有助产机构产科保管的，也有歸到病案室保管的。

2.5 档案管理政策不完善

2013年11月20日，国家卫生计生委 国家中医药管理局《<医疗机构病历管理规定（2013年版）>的通知》对住院分娩病例的保管使用等事宜做了比较详细的规定。而国家、省已出台的出生医学证明相关政策，对出生医学证明档案材料保管工作要求比较笼统，具体由管理签发机构的那个部门负责，是否设专人管理，档案收集、整理的规范和标准，档案编号和检索办法，档案材料的查阅和复制，档案保管不善责任追究，伪造、隐匿、销毁、抢夺、窃取档案材料等违法行为应承担的法律责任等，都没有明确规定。

3 措施和建议

要做好出生医学证明档案永久保存工作，除采取逐级加强工作人员技术培训、增强工作责任心、改善保管设施、加强安全意识等工作措施外，笔者认为应以完善配套完善政策为抓手，从根本上解决出生医学证明档案管理工作存在的难点和问题。

为规范出生医学证明档案管理，江苏、浙江等多个省份，根据《中华人民共和国档案法》和出生医学证明管理有关规定，出台了出生医学证明档案管理办法，将出生医学证明档案移交国家同级档案馆保管，国家档案馆配备有专业的技术人员和设施齐全的保管场所，为出生医学证明档案材料永久保存提供了有力保障，是长期保管存放出生医学证明档案材料的理想场所。江苏等省份的出生医学证明档案管理先进经验和做法，值得推广学习。《中华人民共和国档案法实施办法》第四条规定“国务院各部门经国家档案局同意，省、自治区、直辖市人民政府各部门经本级人民政府档案行政管理部门同意，可以制定本系统专业档案的具体管理制度和办法。”建议从国家、省层面出台出生医学证明档案管理专门的政策文件，对出生医学证明的档案材料（特别是住院分娩病历材料）的保管期限、责任部门等进行统一，制定归档标准，明确责任追究等，指导各出生医学证明管理签发机构切实做好档案管理工作。

4 结语

鉴于出生医学证明档案数量较大，出生医学证明档案查阅使用频率较高，如移交国家档案馆保存，将给各管理签发机构和群众查阅使用档案带来不便，在移交前，应对重点的出生医学证明档案材料进行数字化扫描，建立档案文件数据库，并逐步建设推进《出生医学证明》档案管理信息化，提高管理签发机构查询检索效率，为群众提供高效优质服务。

参考文献

[1] 肖慧平.浅谈《出生医学证明》档案利用与服务[J].黑龙江科技信息，2012（12）：109.

[2] 杜平.浅谈《出生医学证明》档案的管理[J].黑龙江档案，2017（04）：68.

[3] 肖慧平.如何加强《出生医学证明》档案管理[J].民营科技，2012（07）：195.