曹妍

【摘要】医院科研、教学、临床等各项工作中会产生许多的信息资源，这些信息资源的集合体被称为医院档案，具有重要的凭证价值和参考价值。为了进一步发挥“为党管档、为国守史、为民服务”的职责，本文站在医院档案管理部门的角度对医院服务工作予以探讨，旨在以服务为中心提升医院档案利用效果。

【关键词】利用;医院;开发;中心;服务

一、以服务为中心提升医院档案利用效果的意义

（一）有利于满足利用者不断增长的利用需求。现阶段，医院各个部门对于档案资源的利用需求不断提升，医院档案资源的价值也随之彰显出来。在这背景下，只有立足于服务开展档案管理工作，才能更好地满足医院相关部门在工作查考、学术研究领域中的需求，进一步挖掘医院档案资源的价值。因此，以服务为中心来研究群体档案利用需求，则更加有现实意义。

（二）有利于提升医院档案的保存价值和作用。档案资源具有明显的社会属性，能够为医院带来经济效益和社会效益。强化服务意识，进一步实现医院档案管理者与利用者之间的交流与互动，能够更好地发挥档案资源的导向作用，实现医院档案利用工作转型升级。同时，只有不断做好医院档案服务工作，才能避免医院档案管理边缘化，提升医院档案的保存价值和作用。

（三）有利于医院档案的鉴定工作。档案资源的价值会随时间的推移以及医院工作的变化而发生变化，这就决定了医院有必要对档案资源进行鉴定，及时剔除无效的档案资源。一方面，保管期限长、利用率高的档案资源，即使到了保管期限，也应当延长其保存期，充分发挥它的利用价值;另一方面，对于失去时效、利用率低的档案资源，则应当及时予以剔除，避免档案资源的堆积。由此可见，档案鉴定为其利用提供了基础性平台。反之，利用的实际效果是日后档案鉴定的依据。

二、现阶段医院档案利用中存在的主要问题

（一）档案服务意识不足。总体而言，现阶段部分医院仍然较为重视医疗业务工作，对档案服务工作的重视程度不高，难以实现规范化、科学化以及高效化利用的目标。一方面，部分医院仍然存在“重管理，轻利用”的档案管理思想，对档案利用工作缺乏主动的服务意识;另一方面，部分医院忽视档案利用价值的信息反馈，档案管理人员缺乏与时俱进、改革创新的意识和能力，缺乏主动开发利用方式的积极性。

（二）利用平台发展不均衡。现阶段，部分医院开始通过档案管理网站、档案管理系统等平台对档案资源进行利用，但并没有充分将互联网技术的优势发挥出来。一方面，部分医院对于手机媒体、微信公众号等新媒体工具没有足够重视，使之在档案利用领域的快速查阅、便于携带等资源共享优势未能得到发挥;另一方面，医院的官方网站只重视发布医疗信息、医院重要新闻事件等信息，而医疗法规、医院历史、医院人文建设等信息匮乏，不利于打造一体化的档案利用平台，以及医院整体品牌形象的树立和医院文化的传播。

（三）档案数字化建设不完善。大数据时代，档案数字化建设对于医院档案利用工作的重要性不言而喻。但是，部分医院数字化建设滞后，忽视技术更新以及设备更新。一方面，部分医院尚未将微缩相机、高速扫描仪应用到档案数字化建设当中，影响纸质档案资源的数字化转化与录入工作;另一方面，部分医院对于档案的数字化软件投入较少，仅采用档案管理软件对档案条目检索，而在OA系统建设时未将档案管理工作纳入统筹考虑范畴，造成重文件流转环节，轻归档管理环节，无法实现对档案资源生命周期的全过程监控。档案数字化建设滞后势必会影响档案资源的使用，不利于后期全文数字化检索、档案安全管理、档案专题编撰等工作。

三、以服务为中心提升医院档案利用效果的途径

（一）努力开发档案利用的信息资源，增强服务功能。第一，档案管理人员要转变观念，增强服务意识，立足于服务中心开展各项工作。档案管理人员要深化与医院各个科室的联系，了解各个科室对于档案利用工作的建议和需求，有指向性地开展档案服务工作，应收必收，丰富档案室藏量。第二，档案管理人员要树立跟踪服务的理念，确保项目完成时间较长的科研课题和基建档案资源中各项内容的完整性，提升档案利用价值。也就是说，档案管理、档案服务要与相关科室工作同步，优化档案收集流程，提升归档质量，夯实档案服务的基础。第三，档案人员要整合档案资源，善于对档案资源进行编研和利用，发挥档案价值。为此，档案管理人员可以分别从医院沿革、组织机构任免、重大变更、专家生平等方面出发，编制相关专题的档案编研材料，为档案需求主体提供更精确、全面的档案服务。

（二）以服务为中心，加大新媒体技术的应用。医院档案管理人员要进一步树立创新意识、新媒体意识，实现新媒体技术与档案利用工作的深度融合，发挥新媒体工具在档案利用中的优势。第一，医院档案管理人员可以开通相应的微信公众号平台以及微博平台，为相关主体提供在线查档咨询服务，延伸档案服务的领域和渠道。第二，医院可以将新媒体平台与档案管理系统中的数据资源进行数据关联，进一步提升检索效率，丰富新媒体平台中的查档用档功能。第三，医院可以探索开发个性化的档案资源服务。一方面，通过新媒体平台来开发档案专题查询功能，集中档案资源进行利用;另一方面，通过新媒体平台开展档案共享，深化与市卫生健康委员会及其他医疗机构的联系，进一步彰显档案服务的社会价值。

（三）开展档案数字化工作，提高利用效率。醫院要进一步推动档案数字化建设工作，减少纸质档案资源所占用的物力空间，实现对纸质档案的数字化处理，增强档案检索速度、档案周转率。总体而言，医院可以从以下几个层面开展档案服务工作：第一，医院应选择性能良好、功能齐全的档案管理系统，有效减少档案管理者的工作量，为档案服务创新提供基础。第二，医院要将办公系统（OA系统）与档案管理系统进行数据关联和业务关联，给予档案管理人员相关的管理权限，确保档案管理人员可以及时通过一个平台来收集、归纳、利用并处理相关的信息资源。第三，医院要进一步加快档案全文数字化建设，通过档案全文检索来查询不同类型档案资源中的内容，为档案需求主体提供更精准的档案服务，实现档案利用现代化。

（四）建立科学的档案利用体系，明确档案利用重点。第一，医院要进一步建立科学的档案利用体系，明确档案公布的形式、档案利用者的权利与义务、档案保密内容、档案利用的权限与程序、档案开放的范围和时限，为档案利用工作提供明确的指引和依据。第二，档案管理部门要重视档案利用意见收集工作，及时听取档案需求主体对当前档案利用过程的反馈意见，立足于医院工作实际和对档案检索速度、所需内容的全面性、准确性等需求，不断改善档案服务工作的方式和程序，实现闭环制管理，保证优质服务的可持续发展。第三，档案管理部门要对医院院务查考、就医痕迹、基建设计、编史修志等多方面档案服务评价、档案周转率以及档案利用率进行综合分析，主动寻找当前档案利用工作中存在的不足和缺陷，根据档案工作最新规范和当前发展形势，有指向性地采取措施，如完善相关制度流程、合理判定档案价值、规范各平台媒介利用权限等，本着“规范、安全、便捷”的原则，满足资源共享需求，进一步节约档案利用过程中的人力、物力以及财力。

四、结束语

新形势下，医院档案管理人员要深刻把握档案利用工作的中心任务，进一步为医院建设提供档案利用平台，收集保护好各类档案信息资源。一方面，档案管理部门要实现从“封闭型”向“开放型”、从“保管型”向“参与决策型”的转变，使医院的各种信息互相补充，互相渗透，不断创新档案服务流程、服务模式以及服务理念;另一方面，档案管理部门要实现从“单一型”向“综合型”的转变，拓宽并延伸档案服务的职能，以服务为中心、以利用者的需求作为根本出发点和落脚点，进一步开发利用档案价值，改善利用结构，实现档案资源利用效益的最大化。

【参考文献】

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