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对煤炭企业出纳管理工作的若干建议

2020-03-27李文婧

中国集体经济 2020年7期
关键词:管理建议

李文婧

摘要:煤矿企业职工人数多,相应的资金业务也多。每月大量对公对私的收付款事项都由出纳人员完成,这无疑是对财务人员工作能力的考验。这就需要财务工作者在繁多、重复的工作中,总结经验教训,提出管理建议,经过缜密的验证后,和相关部门沟通协商,实践到会计工作中去,达到对资金业务的快速、有效处理。

关键词:出纳;资金问题;管理建议

一、公司出纳工作的概述

唐山开滦林西矿业有限公司是拥有2600多名职工的百年矿企,公司各个部门运转有严格的规章制度,财务部更是如此。涉及到管理现金、银行的出纳岗位就更为重要了。每天都有很多笔业务发生,出纳的工作繁琐并且重要,每天有很多报销业务及银行付款业务,对收到的每笔款项也要核对无误。现金方面,收付款要清点好、验钞,做好相关登记,做到日清月结,分毫不差。银行方面,保管好各种银行票据,网上收付款要慎之又慎,层层把关,避免多付、少付、漏付;收款要有理有据,对个别没有依据的收款要及时上报、及时调查、及时处理。由于职工较多,我们出纳的工作显得更为琐碎。如何把日常琐碎并且重要的工作化零为整、化繁为简成为我们出纳人员时常思考的问题。

二、现金业务问题

(一)日常琐碎业务的处理

洗澡卡的起卡与退卡是每个月随时都可能发生的,无法将其限定在某一时间段,这在月初、月末给出纳结账工作带来不便。如果不给办理,下井的职工又不能上井后及时洗澡,严重影响矿工生活。月票和党费都是规定每月中旬之前报销,周而复始,每来一个部门报销月票、党费,出纳都要特地记下,以免某个部门某个月份多交或少交。其中月票报销还分两个数额,不是每个人都报销一样的钱,过于散乱;是否达到申请月票报销标准也是有出纳来核定,增加了出纳的工作量,这些琐碎、简单的工作极大地分散了财务人员的精力。

(二)突发用钱事项的处理

公司现金每天准备上线为3万元。如有特殊情况,各部门事先和财务部领导沟通,财务部提前准备好额外现金。往往在实际业务中,办事员拿着支款单到出纳部门,急需用钱又找不到领导签字,想先拿钱用着,然后领导出差回来再补上签字,这种情况让出纳人员很为难,但又必须按规章制度办事,不予以报销。财务部规定,每天下午四点半,现金业务停止报销,出纳结账。但是很多办事人员超过时间点还是过来,无论是忘记了规定时间还是有要紧事,都给出纳结账造成了困扰,有些不自觉的办事员软磨硬泡,更有甚者谎称财务领导让过来取钱的,有时还会为此发生争执。

三、银行业务问题

(一)预算外业务,内行付款问题

公司大部分的银行业务都要经过集团财务层层把关审核批准。每月都提前做出预算指标提交上级,然后按照预算数进行款项的支付。但矿上的业务总会出现临时的额外支出,有时候付款很紧急,有时间限制,这就需要出纳重新做预算,再次提交上级,审核预算,通过后,方可有钱付款。付款的时候还再次需要上级财务审核批准。经过这么一折腾浪费了很多时间,往往其中一个环节的业务人员不在,付款的事就耽搁了下来。一般跟税务部门,政府机关的付款业务都是有时间限制的,如果规定时间对方收不到款项,公司需要办理的事项就耽误了,有时甚至还要承担滞纳金。

(二)月底集中付款问题

每到月底,付款单大批上来,主要集中在一两天的时间内,使财务人员月底的工作强度非常大,出纳岗位更甚。严重影响结账进度。银行的付款更要谨慎,公司名称、账号、开户行都不能录入错误,否则后果很麻烦,规定时间内款项不能到账,严重影响工作安排。一旦款项汇错,还要去对外沟通处理。因为总是月底一两天付款,出现了汇款错误,当月很难补救,影响了财务部门对企业资金业务的预算,也耽误了其他部门的业务。客户还会不停打电话询问付款情况,有的付款还要给对方回执单。临近月底的几天,出纳工作人员要继续办理日常业务,还要对账、结账。月底集中付款有时是因为确实账户上没钱,等待集团公司拨款;有时也是企业出于想增加占用资金的时间,增加利息收入或是以备他用,无论出于什么理由,都给财务人员造成了困扰。

四、管理建议

每个新员工入职,直接从工资中扣掉洗澡卡的押金。这部分钱单独存放在某一科目下,等职工因退休、被辞退等原因退卡的时候,押金再从这个科目下提取出来,随着该职工最后一個月的工资一并发放给他。这样就极大的减少了财务人员对洗澡卡起卡、退卡的工作量,减少了凭证的使用量,也无需职工因为退卡逐级找领导签字,节省了大量的人力物力。也就是职工只有在补办洗澡卡的时候才会到财务部门办理相关手续。

月票报销作为企业对上下班跑家职工的补助,建议适当放宽条件。有条件的矿企,可以考虑每月对每个职工给予一项跑家补助,固定每人每月五十元或是一百元。较大的矿企,资金不充裕的,直接根据户口本统计每个单位跑家人数,规定每个职工固定报销五十元,按照时间规定去财务部报销,不用再要求职工提供月票充值的凭据,出纳人员也不需要再检验月票充值单是否与卡号一致。如有新增跑家人员,部门直接增加报销人数就可以了。在给予职工福利方面,尽量放宽条件、简化手续,让职工便捷的享受到企业待遇。

对于党费的处理,主要还是通过党建部门来归集,不要安排20多个单位每月分别跑到财务部门来缴纳党费。各单位党组织要充分发挥作用,按时积极收党费;党建部门可以将20多个部门分成几大模块,如井下、辅助、洗煤、物管等单位,这样在固定日期来缴纳党费的部门就大大缩减成几个了。

作为出纳人员最厌烦的就是没有领导签字,还急需用钱的单子。部分办事人员,还颐指气使的命令财务人员,赶紧支款,因为矿长在出差,暂时不能签字,等回来把签字补上。如果此时出纳人员不给他们支款,反倒是出纳人员的过错,耽误了公司业务。在没有矿长签字的情况下,可以让矿长、财务部门领导、用钱部门负责人三方沟通,如何及时妥善的处理这个事情。出纳人员必须有主管领导的明确指示,方能处理一些特殊应急事项。作为财务人员,有严格的规章制度,涉及到资金方面的业务更要谨慎。本着遵守会计准则的情况下,妥善的应对一些棘手事项。公司的各个部门还是要尽量对自己的资金使用情况有个估计,根据需要办理备用金手续,避免因为审批问题耽误业务进度。财务人员应适时地多跟领导、办事人员普及必要的财务规章制度,便于日常开展工作。将那些违反财务规定、违背财务准则的想法和做法扼杀在摇篮里,不要总是无知的挑衅财务的基本要求,总是单纯的认为只要是领导同意的事情,就可以在财务部门走手续办理。

内行付款业务开设紧急通道。如果集团公司下属单位遇到棘手的付款业务,类似对税款的估计,预算多了没事,预算少了时有发生,这就需要调整预算。能否将重新提交预算和审核通过再付款两个程序合二为一,简化审批流程,尽量避免让企业受到行政处罚。因为有的行政处罚不仅是缴纳滞纳金的问题,如果延期缴款,直接影响企业的纳税信用等级,如果公司的纳税信用评级分数低,就无法享受税务方面的各种优惠政策。公司如临时有突发状况,等着购买所需生产用设备,对方要求规定时间收到预付款才发货,那么唐山开滦林西矿业有限公司就得尽快付款,否则影响井下生产。诸如此类付款事项,我们有时候会调整好几次预算,手续繁琐,有时错过了办理业务的最佳时机。

对资金的预算尽量准确,确保集团拨付的资金及时合理地应用。适当放弃部分占用资金的利息收入。职工的保险、公司的税款、对公司的行政罚款等不可拖延的付款,尽量提前付款,保留富裕时间,以备不时之需。难免有时财务人员输入对方信息错误,或是提供付款信息的单位也可能出现失误,这就需要我们有回旋的时间,有时间做出改正。不要再规定期限的最后一天付款,尤其是对公业务,如出现差错,所带来的一系列问题根本无法补救并且影响深远。对方需要回单的企业,尽量早些提供,因为对方单位也要结账,都是合作单位,尽量相互提供方便,财务工作上更要相互协调处理。财务部门可以和经营部门沟通,将合同付款业务按轻重缓急分批次进行处理。从后半个月开始,隔几天处理一部分付款。将大批量的业务打散,减少财务部成本、出纳的办公压力。

五、结语

出纳是个与钱打交道的工作岗位,工作技术含量不大,需要注意的事项不少。稍有粗心就会犯错,涉及到钱的错都不是小事。这就需要我们对资金业务进行必要的归纳整合,在遵守会计准则的前提下,准确迅速地完成工作。

参考文献:

[1]吴青.煤矿企业会计管理存在的问题与对策[J].企业经贸,2012(11).

[2]李诗君.论述煤矿会计管理工作存在的问题及解决措施[J].经营管理者,2015(07).

[3]刘建强.浅析国有煤炭企业财务管理现状及改进对策[J].会计之友,2011(35).

(作者单位:唐山开滦林西矿业有限公司)

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