杨洋

摘 要：档案信息化主要经过采集与形成、储存与积累、共享与再利用、延期與销毁这几个阶段，在这一过程中主要存在管理和技术上的风险，要想加强其信息化的安全管理，可从完善数字化加工管理制度;加强数字化加工场所、加工设备、加工过程、加工质量管理;加强数据挂接质量管控以及强化数字化加工人员素质建设这几个途径来出发。

关键词：档案信息化;风险识别;安全管理策略

随着时代的发展和科学技术的进步，很多纸质材料都已经趋于信息化管理，纸质档案的管理也面临着信息化的需求。然而由于各方面因素的影响，纸质档案在信息化管理的过程中存在一些风险，如何准确有效地识别这些风险，并采取积极有效的措施化解风险是相关管理人员应该仔细研究的问题。

1 档案信息化管理阶段

1）档案采集与形成阶段。档案信息化管理的第一阶段就是采集与形成两个部分。首先是实体纸质档案的电子化转换与采集，在这一过程中，工作人员要将相关的纸质档案进行整理和分类，之后用设备扫描，并按照之前的归类来整理存放，方便后续工作的展开。另外还有一部分是数字档案的形成，纸质档案形成数字化档案以后要将其以电子文件的形式来存放、流转和移交。纸质档案经过电子化的采集和形成以后，便有效实现了档案的信息化管理与服务。

2）档案储存与积累阶段。档案会随时间推移出现一个慢慢积累的阶段，并在积累过程中对其进行储存，通过对档案的储存来达到维护人员资料和历史真实面貌的作用。

3）档案共享与再利用阶段。档案作为国家与社会各个方面的重要信息储存部分，其保留的信息往往有很重要的还原历史真相或者学术研究的价值，因此档案有很大的利用价值。在经过相关工作人员的审核与筛查之后，很多档案往往可以实现其信息共享与重复利用的价值，这一阶段就属于档案的共享与再利用阶段。

4）档案延期与销毁阶段。档案资料往往有一个保存期限，过了保存期限以后往往会进行一个渠道划分，如果这部分档案还有利用价值，则对其进行延期保存，倘若这部分档案已经没有了利用价值，则会对其进行一个销毁处理，这就是档案的延期与销毁阶段，它同样存在于档案的信息化管理阶段。

2 档案信息化管理过程风险要素识别

如前文所说，档案在信息化管理过程中往往经历上述四个阶段，而在这四个阶段过程中，其信息化管理往往会存在各种各样的风险要素，总的来说，这些风险要素可以分为过程管理风险和硬件设备风险。

1）过程管理风险。（1）选择加工企业的风险。如上文所说，在将纸质档案转化为电子档案的过程中需要一个扫描的过程中，这个过程往往会需要大量的人力和设备，人力消耗与设备消耗都较高，因此很多档案馆往往都会采取外包的形式来将这些纸质档案的数字化转化工作投放给专业的数字化加工公司。在这个过程中，需要对数字化加工公司的各方面资质进行考察，从而做出一个好的选择，倘若对数字化加工公司没有进行一个全面的考察，很可能会对档案的数字化转化质量和效果有很大影响。（2）合同风险。档案馆将其纸质档案的数字化转化工作转交给专业的数字化加工公司之时往往会和公司签订一个正式的合同。在签合同的过程中，档案馆这边一定要将所有因素都考虑进去，并体现在合同条款之中，避免因细节问题而影响到整个档案转化工作的质量、周期、保密等内容。（3）档案保密风险。很多档案都涉及集体、个人的私密信息，这些信息一旦泄露，会对个人或者集体的运作造成很大的不利影响，因此在将档案的数字化转换工作外包给企业时，很容易出现对方因为利益而泄露私密的行为，因此委托方一定要与被委托方签订保密协议，将相关保密细则进行详细的说明。（4）数据挂接风险。档案在扫描之后其数据信息要和原来的档案系统条目进行正确的挂接，确保所有的档案信息都能以准确、合理的形式保存下来，以便其后续发挥其共享和再利用价值。但是如果受委托的公司对这档案的数据挂接操作内容不熟悉，就会很容易出现数据挂接和原有的系统条目无法完全对接的情况出现，或者因对扫描件取名规则不熟悉的情况而导致档案信息化保存的混乱现象。（5）档案拆装损坏风险。纸质档案在进行保存的时候为了保密等原则，往往会对其进行密封处理，防止相关信息泄露。而对纸质档案数字化扫描过程中，往往要对纸质档案进行拆卸和重新装订的操作。数字化加工公司的工作人员在操作过程中倘若没有足够的耐心和细心，很容易对纸质档案原件造成损坏。

2）硬件设备风险。（1）数字化设备性能风险。纸质档案的数字化转化过程需要依赖相关硬件设备才能实现，很多档案馆都是因为原有的纸质档案数量庞大，对其进行数字化转换的工作量大才会委托专业的数据化加工公司对其进行处理，因此这对相关设备的性能要求很高。倘若被委托的公司设备质量没有达到要求，很容易对原有的纸质档案造成损害。（2）数据库安全风险。纸质档案在数字化加工过程中需要对档案管理的信息系统条目挂接，在挂接过程中则需要对数据库进行频繁地读取，且读取数量庞大，服务器很容易出现问题，因此需要建立一定的数据备份制度。

3 档案信息化安全管理策略

1）完善数字化加工管理制度。如前文所阐述的那样，纸质档案在数字化加工过程中需要经过诸多程序，每一个程序都容易出现一定的风险，因此，相关部门一定要针对纸质档案的数字化程序制定完善的数字化加工管理制度，确保每一个加工过程都有管理依据。

2）加强数字化加工场所管理。由于纸质档案数字化过程的私密性，因此要加强对数字化加工场所的管理，一方面，要确保数字化加工场所的安全、标准和规范，另一方面要加强对加工场所的监督，现场要配备一定的监控设备，确保所有操作过程都在可监视范围内。

3）加强数字化加工设备管理。纸质档案的数字化扫描过程对硬件设备的性能要求非常高，因此一定要加强对数字化加工设备的管理，一方面，在购买设备的时候要购买高质量的硬件设备，避免低劣的设备，另一方面，平时要注意对设备的维护和清理，确保设备的高性能化维持。

4）规范数字化加工过程管理。首先，委托方和被委托方要做好档案资料的交接工作。其次要做好档案的编码整理和分类工作，确保数字化加工过程的有序和高效进行。最后，在进行数字化扫描过程中一定要按照标准的拆卸、扫描、装订、挂接等程序来进行，既要确保纸质档案的完整无损，也要确保数字化信息的质量，防止漏页、重页或者不清晰的现象出现。

5）强化数字化加工人员素质建设。数字化加工人员的素质对数字化加工过程的高效、高质量、有序地进行有很大的影响，因此要想减少纸质档案的数字化加工风险，就要通过对数字化加工人员的培训来提高相关工作人员的整体素质，使其增强保护档案的安全意识等。

4 结语

纸质档案信息化管理是符合时代发展的必然要求，它能够提高档案管理的效率。对于其信息化管理过程中的风险，相关工作人员要进行及时有效地识别，并以本文所阐述的安全管理策略为参照，在实际管理过程中进行积极地探索，确保档案信息化的安全管理。

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