李爱明

摘 要：档案管理即档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，同时也是国家档案事业最基本的组成部分。但随着我国科学技术的不断发展，信息化技术越来越多的应用于各大领域中，其中也包括对档案的管理工作中，借助信息化技术实行对档案的管理可以促使档案管理工作的科学有序进行。所以，档案相关管理部门在开展档案管理工作时要注重对信息化技术的应用，从而有效提升档案管理工作的水平的质量。此外，还要顺应时代的发展，在档案管理中应用先进的管理技巧和数字化的管理系统，实行不同种类档案的规范统一管理，进而有效提升档案管理的效率。基于此，本文就信息化档案管理体系的构建做以下分析和研究，希望可以给相关工作者提供建设性的意见和建议。

关键词：信息化;档案管理;办公室

信息化背景下，人们获取档案资料的方式更多，操作也更加便捷，而多种档案资源的管理需求是现代社会的需要，所以事业单位的档案管理工作要向信息化转变，以有效提升工作的质量和效率。档案管理工作属于一项长期性、基础性的工作，对于促进事业单位各项功能的实现有着直接的推动作用，不断加强档案管理的信息化建设，可以促进档案管理工作的顺利进行。

1 档案管理信息化建设存在的问题

1.1 对档案信息化建设缺乏认识

档案信息化管理是档案管理方式的革新，是档案管理的未来发展趋势，有利于档案长期管理，有利于档案资源的查询和共享。但部分档案管理人员对档案信息化管理认识不足，不了解信息化对档案管理的重要性。信息技术对档案管理的影响主要体现在：一是利用信息技术可以提高档案管理效率，提高档案管理部门的职能效率;二是档案管理信息化建设利于档案的查询，在提高管理人员工作效率的基础上为档案需求人员提供便利;三是档案信息化管理有利于档案的共享，能实现档案管理的价值。但是，由于部分档案管理人员未认识档案信息化建设的价值，阻碍了档案信息化建设的进程，影响了档案管理效率与便利性。

1.2 基础设施建设相对薄弱

随着社会的不断发展，事业单位逐渐认识到档案信息化建设的必要性，根据《事业单位人事管理条例》进行档案信息化建设。但因多方面因素所影响，部分事业单位的基础设施不够完善，进而在一定程度上阻碍了档案信息化的建设进度。

1.3 员工综合素质参差不齐

因部分事业单位的相关领导没有认识到档案信息化建设的必要性，所以在一定程度上影响了档案信息化建设的进程。部分事业单位档案管理人员甚至存在身兼数职的现象。并且由于缺乏对档案信息化建设的重视程度，导致档案管理人员的综合素质参差不齐，影响档案信息化建设的正常进行。

2 档案管理信息化建设的策略

2.1 推進信息化档案管理体系构建的方法

首先，对外部机制环境的完善。在互联网时代背景下，构建档案管理信息化体系需要对其中关键性的重要数据进行挖掘和分析，从而促使真正有价值的信息形成核心的生产力。同时，还要保障档案信息网络数据以及用户隐私的安全性。而基于网络的数据信息非常大，因此有部分数据资源会曝光在网络环境中，因此，制定相关的安全和隐私保护律法和健全的管理机制是保障档案信息管理体系安全运作的有效措施。其次，建立档案信息数据开发和利用的门户网站，并确立开发和利用的大数据挖掘机制。对于档案信息而言，有长期保存而很少利用的，因此这部分档案数据就无法得到最大限度的开发。而通过建立门户网站可以方便用户对各方面档案数据进行访问和利用。但要在海量的数据中获取有价值的信息，就需要最大限度对大数据进行挖掘，进而从中提取有价值的信息加以利用。

2.2 确定合理的标准与规范

传统档案管理工作主要是通过实体管理方式进行，而在先进的信息技术应用下，可以全面进行档案资料的信息化管理，能够在短时间内实现档案资料和信息的共享。新时代下，各项工作都有着非常高的要求，档案资料要实现共享化应用就要建立完善的信息化管理体系，使得档案资料管理更加科学与规范。要将国家标准和规范制度作为工作基础，根据单位的具体情况建立完善的档案管理体系，有序开展档案资料的录入，保证标识、格式、文字等信息都能够达到要求，保证各项工作符合国家标准规定。要统一实施软硬件，保证各项标准达到要求，为档案数据的应用提供有利的支持。

2.3 加强电子档案文件的管理

随着计算机信息技术的发展，随着各单位档案硬件与软件档案管理设施的完善，越来越多的单位文件被转化为电子文档上传到网络上，那么对电子文件进行管理，在保证安全的基础上实现资源共享成为档案信息化管理的重要内容。通过信息化对档案进行管理，可以实现档案价值的最大化。首先，单位要建立档案电子信息收集与档案网络资源维护部门，目的是保证电子文件归档的规范化、科学化、程序化、专业化，以增加电子档案的管理能力。其次，要做好电子文档的处理工作，档案管理人员要掌握电子档案管理技术，对档案进行接收、处理和保存，以保证电子档案的有效性。再次，解决电子文件的保存。虽然在信息技术的支持下非常多的纸制文件都可以转化为电子文档形式进行保管，但是电子文档形式的档案文件的保存时间长短还需要进行验证，管理人员要及时对电子档案文件进行备份，避免出现档案文件丢失的情况。

2.4 建立实用的档案信息网站

档案信息网站的作用就是利用网页提供必要的服务，可以利于档案管理人员进行档案资料的查阅、归档、下载等操作。这种服务方式是档案资料管理的主要方式，也是信息化管理的重要标志。事业单位档案信息化管理需要纳入事业单位管理系统内，能够实现信息资料的全面传输，快速完成网络信息资源共享。事业单位应根据工作需要建立档案信息网站，首先选择合适的信息技术操作系统，能够满足日常工作之需，同时也能够进行系统的升级与再开发，在后续发展中可以进行完善和改进。其次，设备基础设施选择要满足国家标准和规范的要求，尽量选择市场口碑、技术都比较好的产品。如果条件允许，还要积极与国外的相关单位进行学习和交流，然后按照单位需要建立个性化的信息档案管理系统，以更好地提升信息化建设速度和效率，在发展之后能够立即进行升级改造，从根本上降低档案资料管理成本。最后，要不断进行设备的创新。在未来发展中，需要不断满足信息化发展的需要，与相关部门配合提供硬件技术支持，尤其是一些关键性设备，要确保其可以满足信息化档案管理的需要。此外，还要引进安全管理机制，做好网络防护，切实保证档案的安全。

2.5 提高档案管理人员的信息化素质

档案管理人员的信息化素质决定了档案管理信息化建设与管理的水平。首先，要聘请具有档案管理专业能力的人员进行档案管理工作，使其在完成档案信息接收、存储的基础上对档案格式进行修改，并按照档案信息化管理制度进行档案管理。其次，加强档案管理人员的技术技能培训，使其管理与时俱进，在精进业务技能的基础上服务质量。

3 结语

综上所述，事业单位档案信息化建设对提高档案管理工作的质量和效率有着直接的影响，也是当下非常关键的工作。因此，要顺应时代发展，加强信息化建设，更好地促进档案管理质量的提升，推动事业单位的持续、健康发展。

参考文献

[1]苏红.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].理论观察，2014（5）.

[2]关绍鹏.机关单位档案管理信息化探讨及研究[J].兰台世界，2018（S2）.