武晓艳

摘 要：档案信息化管理是我国未来发展的关键方向，通过档案信息化管理一方面可以能够确保档案资料得到长期保存，另一方面也能实现各项档案信息内容共享。也正是因为如此，加快档案信息化建设意义重大，实现档案信息化建设，能够使档案管理水平能够得到进一步提高。下面，针对档案信息化建设与档案管理内容进行分析，希望文中内容对于相关工作人员可以有所帮助。

关键词：档案信息化;档案管理;数字化;管理机制

近几年，我国档案信息化管理呈现出了快速发展趋势，但是，从实际情况来看，在具体发展过程中仍然存在一些问题有待解决，因此，在档案信息化建设过程中，必须做好相应的分析工作，保证整个行业的健康发展。

1 档案信息化实现的意义

档案信息化的意義主要体现以下几个方面：

1）档案信息保存可以有传统的单一纸质保存方式转变为数字信息和纸质保存两种方式，通过数字方式对档案信息内容进行保存，信息保存起来更加简单，并且存储、传输、查询都更加方便[1]。

2）实现档案信息内容共享，在对档案信息内容进行应用时，不同的工作人员在具体作业期间，可以依据自身所处级别的不同，实现对档案信息内容的快速查询，能够快速获取到相应信息内容，并对其进行应用。

3）多部门多工作人员的加入，能够更加快速的完成对缺失档案信息内容的补全[2]。

4）所有档案信息内容都可以合理的转变为数字信息，同时，随着互联网技术的快速发展，以及应用的不断普及，这也使各项信息内容的传递变得更加高效、准确。

5）方便对各项资料内容进行检索，减小相应工作人员在实际作业过程中的工作量，从而降低档案管理成本。

2 档案管理信息化建设内容

通过对档案信息化建设进行详细分析，可以发现档案信息化建设主要可以从广义和狭义两个方面进行：

2.1 广义层面

档案信息化建设实际指的就是通过对互联网技术的合理应用，从而使各个领域内的信息内容都可以相互融合，从而构建成以信息共享为基础的档案管理体系。在该视角下，档案管理信息化建设包括的具体内容如下：1）以互联网为基础构建互联网信息交互平台，通过对该平台应用，可以确保档案信息内容的高效流通，并且在流通过程中不会出现丢失、失真等问题[3]。2）依据实际情况，构建一个有效的信息交流互信机制，从而实现对档案信息共享的推动。

2.2 狭义层面

在狭义层面，档案信息化管理就是通过对计算机信息技术进行合理应用，在此基础上构建一个满足应用需求的信息化管理系统，通过对该系统的合理应用，可以完成对档案信息资料的科学管理。例如，可以对各项信息内容进行收集、分析、存储，确保各项内容都能够实现信息化。从定义上进行分析，档案信息化管理建设过程中都包括以下内容：1）以计算机为核心，建设信息化管理系统，并且对该系统进行合理应用[4]。2）将档案全部录入到计算系统中，在录入过程中不得出现丢失情况，同时，要对各项信息内容进行合理利用。

综上所述，在不同视角下，档案管理信息化建设也会存在一定差别，因此，在实际问题分析过程中，要对其本质进行审视，做好相应分析工作，只有这样才能使我国信息化建设不断向前发展，从而使各项工作的开展变得更加便利，提高工作效率。

3 做好档案信息化管理的有效措施

3.1 构建合理的信息化管理机制

档案部门在具体工作开展过程中，有构建一套完善的信息化管理机制，这也是确保档案信息化建设能够得以实现的基础。档案管理部门在具体工作时，应对在该基础上，进行信息化管理。从现阶段情况来看，档案信息化管理工作主要包括的内容如下：

1）实现管理体制与运行的合理连接，档案部门在具体工作期间，应对合理应用先进信息化技术，构建电子管理机制，进而确保不同部门间能够实现合理连接，从而确保各项环节都能够实现对电子文件的高效管理，同时，要将重要档案的信息化管理文件落实下去。

2）进行电子政务建设时，档案信息化管理内容所占比重较大，但是从实际情况来看，其占比较少，因此，相应部门在实际工作开展期间，应适当提高档案管理建设所占比重，并且要加强对这两面内容建设的重视。除此之外，还要构建一套合理绩效评估机制，提高管理水平[5]。

3.2 加强资金和技术支持

信息化建设是一项复杂工作，具体在工作开展期间，应加强对基础设施内容的完善，在财政预算中可以将信息化建设资金作为一项考虑内容，同时，也要增加基础设施建设，以及相应维护费用的支持。还可以适当对档案信息化投入机制进行创新，例如，可以采取合作开发和服务外包等方式。除此之外，还应适当加强对相应的硬件和软件的建设，从而为档案信息化建设的顺利进行营造一个良好氛围，对现阶段应用的各项设备进行适当更新，构建统一建设标准，并且要加大对该项工作内容的研究力度。

3.3 加快资源共享脚步

进行档案信息化建设的核心目的就是加快资源共享的脚步，进而使档案综合利用率可以得到进一步提高。档案信息化建设的关键内容就是，在综合考虑实际情况基础上，适当加强数字化建设。因此，在实际建设过程中，作为建设人员要充分了解用户的具体需求，在对需求内容进行详细分析基础上，建立与相呼应的数字化目录，通过这种方式，可以达到减少资源浪费的目的。

3.4 适当引进信息化人才

档案信息化建设与管理是一项对技术要求很高的工作，因此，相应的工作人员必须要具有过硬的综合素养，实际工作开展过程中，应定期组织相应工作人员参与培训，使其掌握先进的技术，提高其综合能力。同时，还要适当引进信息化人才，提高优秀人才的福利待遇，留住人才，以优秀的人才为基础，保证档案管理工作的顺利开展。

4 结束语

做好档案工作需要档案信息化建设的支持。在社会快速发展的今天，现代化建设变得更加重要，档案管理部门在实际工作开展期间，应提高对档案信息化建设内容的重视，在适当拓宽档案管理领域基础上，高效利用档案信息资源，并且要对档案管理方式进行改进，加快档案管理数字化和信息化发展脚步。

参考文献

[1]孙蔚.“互联网+”视角下加强档案信息化安全建设的策略[J].办公室业务，2019（22）：93+121.

[2]梅桦.关于档案管理信息化与档案信息伦理化建设的几点思考[J].中外企业家，2019（19）：129.

[3]张海燕.电子技术在档案信息化建设和管理中的作用[J].电子技术与软件工程，2019（03）：211.

[4]康明非.有关事业单位档案管理信息化建设的几点思考[J].民营科技，2016（04）：74.

[5]杨彩虹.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].才智，2016（04）：262.