刘冉

摘 要：长期以来事业单位在档案收集、管理和利用主要采取人工方式，不仅工作效率低，也为档案管理工作带来了很大不便。新时期事业单位应该充分认识到档案信息化建设的重要性，不断提升档案管理科学化和规范化水平，延长档案信息保存时间，为事业单位调取利用创造了有利条件，将档案的价值充分体现出来。本文通过分析事业单位档案信息化管理的现状，提出了新时期事业单位档案信息化管理策略。

关键词：事业单位;档案管理;信息化

随着事业单位的快速发展，日常工作量也与日俱增，这导致需要管理的档案数量逐年增多，在档案管理工作中发挥出现代信息技术的作用，能够让档案管理工作显得更为便捷。基于此事业单位应该提高对档案管理信息化建设的重视程度，逐步将各种现代化设备配置齐全，培养更多优秀档案管理人才，讓档案信息资源为事业单位发展创造更加有利的条件。

1 事业单位档案信息化管理的重要性

新时期事业单位要关注对档案管理的改革，将现代信息技术的作用发挥出来，其重要性涵盖以下几点：第一，有利于满足时代发展要求。在网络通讯技术发展与应用过程中，计算机逐步在各行各业发挥着重要作用，在信息化背景下事业单位管理工作面临着新的挑战。当前国内很多行业都加快了信息化建设的步伐，如国家档案局、高校图书馆等信息化管理水平实现了显著提升。事业单位也要充分认识到档案信息化建设的重要性，逐步完成全新的升级，从而满足新形势发展的要求[1]。第二，有利于实现档案改革发展目标。事业单位在开展日常管理工作的过程中，很多时候需要对单位历史资料、信息等进行调阅与查询，在传统档案管理模式下整个流程显得过于繁琐，需要到档案库中进行查阅，无疑浪费了大量时间与精力，且工作流程非常复杂，效率也不能得到保证，难以达到现代化社会发展要求。事业单位只有通过档案信息化管理，才能真正解决以上的问题，发挥出数据库分析、检索等功能，保证及时查询到所需档案信息，为事业单位各项工作的正常开展奠定良好基础。

2 事业单位档案管理信息化建设的现状

随着社会快速发展的今天，科学技术逐步渗透到社会各个领域，信息流通速度也越来越快，尤其是信息化环境下事业单位档案管理有了翻天覆地的变化。事业单位档案信息量尤为庞大，如果在档案收集、整理和存储等环节选择人工模式，除了效率不高以外，也容易引起档案的损坏与丢失，不利于档案的完整性和可靠性，这对事业单位软硬件设备配置有了更为严格的要求[2]。但是从实际情况来看，事业单位档案信息化建设速度非常缓慢，也未按规定配置扫描仪、打印机、除湿柜和计算机等设备，这样档案管理效率难以实现提高。此外，很多事业单位也在一定程度上忽视了档案管理工作，档案管理人员综合素质有待提升，未及时掌握各种现代化技能，尤其是不能在档案管理工作中将信息技术的作用发挥出来，这样档案管理质量无法获得提升，这些都是今后事业单位需要重点关注的地方。

3 事业单位档案信息化管理策略

3.1 高度重视档案信息化建设

事业单位应该在工作体系规划中纳入档案信息化建设，促使档案管理人员提高对档案信息化建设的重视程度，并投入足够的人力、物力和财力，保证解决档案信息化建设中的资金与设备问题。同时要在事业单位档案信息化建设中下拨相应的款项，这样可以保证档案管理信息化水平的提升，保证档案信息资源在事业单位中更好的发挥出作用。事业单位要想提升档案管理信息化水平，还要主动争取领导在档案信息化管理中的认可度，在档案管理中主动纳入单位工作规划，明确信息化管理目标，既要购置打印机、计算机等设备，也要加快档案信息化管理平台建设步伐，并充分考虑到档案信息化管理要求，对人员配置、信息技术应用及物理调配等方面，应该以档案信息化建设管理为依据，不断对信息化管理机制进行完善，在档案管理体系中融入安全性问题。事业单位要结合档案信息化管理在安全上的要求，打造先进的档案信息化管理系统平台，发挥出云计算、大数据和反病毒技术等作用，不断优化网络安全信息体系，防止在档案管理中发生泄密的问题，保证档案信息化管理水平实现进一步的提升。

3.2 明确档案信息化管理标准

事业单位要对档案信息化管理流程进行优化，从档案资料输入、档案资源管理和档案存储等工作要求出发，将具体的流程标准确定下来，结合标准在档案资料上作出核查与审对，让档案信息化管理工作考核、执行等有具体准则[3]。在事业单位档案管理工作中，应该结合信息化发展要求，将相应的录入方式确定下来，并对录入格式、语言及符号等进行规范。在开展档案储存工作的时候，也要按照规范档案格式开展核对与审查工作，将档案全面信息化条件落到实处，确保每个档案管理人员在格式上保持统一，让信息得到妥善保存与录入。此外，还要结合档案资料软件的开发技术，合理确定档案信息化管理建设目标，为事业单位档案信息化管理发展创造更加有利的条件。

3.3 打造档案信息化管理平台

事业单位通过应用档案信息化管理平台，能够为档案管理人员的交流提供便利，并促进部门之间完成档案交接，从而有效共享已有的档案信息，提升档案信息查询的速度。在信息化平台的支持下，能够利用网络平台完成档案信息化管理工作，档案管理人员可以及时交换意见，让内部信息查找与检查更加方便与快捷，这样档案信息将得到修正与完善，保证档案管理更加科学与规范。事业单位加快档案信息化管理平台建设步伐，解决技术与管理等方面的问题，保证复杂信息数据统计工作变得更为简洁。平台在网络信息化技术的支持下，能够让档案得到妥善保管与存档，这样档案信息安全管理水平将实现提升，在信息化背景下保证档案管理工作高效进行。在事业单位档案信息归集整理、资源筛选中发挥出大数据、云计算等技术的作用，也为档案管理速度与质量提供了可靠保障。

3.4 提升档案管理人员综合素养

为了从整体上提升档案管理人员综合素养，事业单位要为档案管理人员提供更多培训的机会。档案信息化建设是一项专业性、系统性极强的工作，档案管理人员必须具备较高信息素养，形成正确的管理观念，能够主动在档案管理中实行现代化管理模式，让档案信息化建设有足够的优秀人才[4]。对此事业单位要结合档案管理人员需求，不断完善培训方案，采取电子档案制作、电子档案信息挖掘、电子档案应用培训等方式，促使档案管理人员信息素养实现提升，并加强档案专业知识和计算机应用技术等专题竞赛工作，这样他们的计算机应用能力才能实现提升，掌握扎实的档案管理知识。此外，事业单位还要定期派遣档案管理人员对外交流与学习，确保在专业水平上实现提升，在学习与访问中掌握更多有效的档案管理经验，为单位今后档案信息化建设作出自己的贡献。

4 结语

总之，新时期事业单位必须高度重视档案管理工作，主动在信息化建设上增加投入，从传统人工管理档案模式逐步作出转变，不断提升档案管理工作的有效性，才能为单位决策制定提供更加科学的依据。事业单位应该认识到档案信息化建设的意义，完善档案管理制度，培养更多现代化档案管理人才，保证档案管理工作取得更大成效。

参考文献

[1]吕铁岭.事业单位档案管理信息化建设问题[J].办公室业务，2019（22）：129.

[2]李晓红.事业单位档案数字化建设路径研究[J].科技经济市场，2019（10）：105-107.

[3]雷涛.事业单位档案工作现状及对策研[J].四川档案，2019（05）：43-44.

[4]李晓华.提高事业单位档案管理有效性的策略探析[J].兰台内外，2019（29）：35-36.