摘 要：企业档案管理是企业管理的重要组成部分，在新形势背景之下，企业档案管理朝着信息化趋势发展。本文通过介绍企业档案管理信息化的重要性、工作要求，通过分析企业档案管理信息化建设的问题，提出了其信息化的新思路。

关键词：企业档案管理;信息化建设;发展趋势

1 新形势下企业档案管理信息化的重要性

所谓信息化管理，是指通过先进的管理思想理念以及辅之一定的技術手段，提高企业管理的效率，从而提高企业的市场竞争力。而档案管理也是如此，对企业档案进行信息化管理，可以使得档案的处理过程高效快捷。当今时代，是一个信息技术充分发展的时代，在新形势的背景之下，企业的档案管理也需要跟上时代的脚步，实现信息化管理。以下是新形势下企业档案管理信息化的重要性：

1.1 对档案的原件进行有效保护

所谓信息化管理档案，是指将档案利用技术手段，通过扫描的方式把企业的库存档案进行数字化的转换，从而使用数字化档案代替纸质版原稿的使用，这也能因此减少档案原件的使用频率。相比于传统的方式，每次使用需要翻找档案原件，数字化的档案能够减少档案原件的损耗，从而对其起到一定的保护作用。除此之外，由于拿出的频率减少，也能大大降低档案原件丢失的风险，从而方便了企业的档案管理，减少了意外的产生。

1.2 便于档案归档

传统时期，企业档案归档的方式是通过手工操作，不仅工作量极大，而且较为繁琐，出错率较高，这需要档案管理人员通过手工整理以及手动制作目录，并且发现错误进行修改时难度较大，这还进一步加大了企业档案管理的成本。而通过信息化手段对企业档案进行归档，档案人员通过计算机能够直接进行一系列操作，从而完成这项看似复杂的工作，提高了企业档案管理的效率。

1.3 便于档案检索

企业档案的检索的传统手段是档案管理人员通过从归档的一本本档案目录中进行查找，通过逐本查找的方式得到相关人员所需要的信息，然后再根据目标中标注的档案位置到库房进行查找。而通过信息化手段，可以直接利用计算机的检索功能，在企业档案的数据库中直接调取所需要的档案信息，并且还能直接在线阅读档案，不仅检索的速度快，而且能够进行多角度的档案查找，提高了档案查找的准确率，大大减轻了档案工作人员的工作量，提高企业效率。

1.4 提高企业档案的保密性以及安全性

企业档案作为企业的信息资源，很多情况下是企业的机密文件，也因此对企业的生存和发展有着重要作用。尤其是涉及商业机密或是国家机密的文件，一旦泄露会造成严重的损失。在信息化时代，档案管理的信息化能够通过加密设置等方式提高档案的保密性以及安全性，防止机密资料外泄，这相对于纸质文件无疑安全性更高。除此之外，在计算机中查阅企业档案，相关人员还可以对可查阅人员进行严格控制，并且及时发现哪些人进行了档案的查阅，从而避免档案窃取或是外泄的可能性，提高了企业档案的保密性以及安全性。

2 新形势下企业档案管理信息化的工作要求

在新的形势背景下，企业档案管理工作开始由传统手段向信息化手段转变，在这个过程中，企业不可急功近利，而应当在工作开展之前，结合企业的自身情况，确定符合企业自身发展趋势的信息化档案管理建设之路。因此，为避免企业档案管理信息化的建设误区，在进行企业档案建设中需要注重以下几点要求：

2.1 掌握市场开发信息

经过多年的发展，我国的市场形势已经较为稳定，但是这也并不意味着不存在较大风险，因为在这样一个市场环境中，注定企业面临着较大的市场竞争。因此在进行企业档案管理信息化建设的过程中，有关人员需要针对特定的市场环境以及自身的特点，做出切实有效地方案。

企业的发展离不开时下掌握的市场形势，并且通过市场开发信息进行市场形势分析。在当今的市场环境下，消费者对产品的要求不仅仅是质量，还存在诸多需要进一步挖掘的市场需求，对此，企业需要扩大自身的经营范围，在所掌握的市场信息的基础上，进一步扩大市场经营的规模。

2.2 掌握企业发展的政策信息

企业的发展离不开国家政策的支持，一般来说，政府为了保证市场稳定，助于企业发展，会不定期的出台一些激励政策维护市场发展。因此，对于企业来说。对于这些政策信息需要及时、充分掌握，并且进行分析，在这样的基础上，企业不仅能够对国家未来的发展方向以及轨迹有一个基本的掌握，还能从中掌握企业今后发展的大方向，这能够避免企业在档案管理信息化的建设过程中走入发展误区。

2.3 掌握企业档案管理的技术信息

对市场信息以及政策信息充分掌握的前提下，还需要对企业档案管理的技术信息有一定的掌握。所谓信息化，就是建立在信息技术的基础上，技术能够实现档案信息的数字化管理以及自动检索等功能，因此技术信息是信息化建设的决定性因素。通过技术信息的掌握，能够帮助企业及时进行技术创新，不断提高信息管理系统的优化水平，从而更好地为企业档案管理服务。

3 企业档案管理信息化建设中存在的问题

企业档案管理信息化建设并不是一项简单的工作，而是一项复杂而又系统，并且需要不断优化迭代的工作。因此，在进行企业档案管理信息化的过程中，会存在诸多问题阻碍其发展。这是不可避免，而且需要不断面对解决的。对于我国企业来说，信息化水平普遍不高，而且正处于时代的适应期，档案管理信息化建设的经验也不足，主要存在问题有以下几点：

第一、档案信息化建设的发展不平衡。我国中小企业多，而且发展存在诸多阻碍。其档案信息化的建设也不例外，尽管都进行了档案管理方式的改革，但是其发展的水平却不同，有高有低。这些问题产生的原因，一方面是企业不重视档案管理信息化建设，更愿意把企业发展的精力投入到扩大市场经营范围等地方，另一方面是企业的人才、资金等资源有效，心有余而力不足，无法对档案管理信息化系统进行优化与发展。

第二、企业基础条件薄弱。档案的信息化管理对企业资金、技术等要求都更高了，对于发展初期的企业来说，其基础条件都较为薄弱，各方面水平都跟不上时代的要求。尤其是在中小企业中，缺乏信息化的相关人才，档案管理信息化之路可谓是举步维艰。加上缺乏设备支持，企业的档案管理信息化建设的深度以及力度明显不足。

第三、企业缺乏统筹思想、盲目建设。企业档案管理信息化建设是一项系统工作，需要企业多部门多环节的相互配合，并且需要由上至下進行组织规划建设。但是，在当今企业工作中，明显缺乏这种统一的思想，在档案管理信息化的建设标准以及规章制度缺乏统一的标准，从而导致了信息化建设的重复率较高，盲目性严重，这严重影响了企业档案管理的效率。

第四、企业档案管理缺乏与其他信息管理的有效衔接。在企业档案管理中，并不是单打独斗，而是与企业中其他信息管理密切相关。比如，在企业中，档案管理还和生产活动以及各种公文处理密切相关，但是由于二者之间缺乏必要的联系容易导致企业档案管理工作出现孤立的现象，这不符合企业的良好发展要求。

总而言之，对于企业来说，企业档案管理信息化建设中的问题，一方面需要企业自身加大重视，提高效率，另一方面也需要国家予以一定程度的帮助，从而促进企业档案管理信息化的建设发展。

4 新形势下企业档案管理信息化建设的具体策略

4.1 建立信息化管理理念

新形势背景下，管理方式的转变首先要进行管理理念的革新，企业要进行档案管理信息化，还需要建立信息化管理理念。对于企业来说，管理理念的转变可以从三方面入手。首先，从档案管理人员入手，提高企业档案管理人员的信息化意识，其通过不断了解企业档案管理方式的未来发展趋势的过程，为企业提供更加优质的档案管理服务，加大其对信息化管理的重视程度。其次，利用多渠道进行信息化档案管理的宣传，一方面加大管理层对于档案信息化的重视，另一方面让企业领导者认识到企业档案管理信息化的重要性以及必要性。再者，革新档案管理的服务理念，加大企业数字化档案馆的建设力度，为企业的生产经营提供更加准确、快捷以及全面的信息服务。

4.2 加强信息化制度建设

在企业档案管理信息化建设的过程中，加强信息化制度建设有助于明确责任以及目标，从而提高建设的效率。从大的方面来讲，企业档案管理信息化的目标是提高企业档案管理的水平，促进企业的全面信息化，从而为企业在坚持技术、效益以及管理等多项原则的基础上实现企业的良好发展及运转。而从具体的方面讲，企业档案管理信息化的目标是实现企业档案管理部门的独立，通过各项制度对部门人员的工作职责进行明确，以此提高企业的管理水平以及管理效率。总而言之，加强企业档案管理的信息化制度建设，在一定程度上也是为了之后的信息化管理打下坚实的基础。

4.3 提高信息化的技术水平

上文曾提到我国中小企业由于技术水平不足而导致的企业档案管理的信息化障碍，因此，要促进企业的档案管理信息化建设，还需要提高企业档案管理的技术水平，从而真正实现其现代化、科学化。提高信息化的技术水平，一方面要加快档案管理的信息化系统建设，在这个过程中，既要实现软件的发展，也需要发展硬件设备，比如计算机、路由器的维护，管理系统开发与完善等。而在另一方面，还需要对企业管理系统的数据库进行完善。数据库是档案管理信息化的基础，能够实现网络资源共享及自动检索。

4.4 加强档案管理安全体系建设

企业档案是企业的商业机密，对于不同级别的档案具有不同的安全性要求，也正因为如此，企业需要根据其安全需求以及风险对企业档案进行分类，从而实现区别化管理。在这个过程中，需要对企业档案管理进行多种安全级别的设计，并且对信息化系统进行评估监测，一旦发现存在问题，立即停止使用并且进行优化。其次，可以通过冗余设计的方式降低系统的档案信息的失效性，从而保证其安全性能。最后，还需要通过企业档案管理的元件设计余度，以此提高企业档案管理信息化的安全性。总而言之，对于企业档案管理信息化建设来说，安全性的重要性不言而喻，因此安全性的要求也需要企业纳入信息化建设的范围之内。

4.5 加强信息化人才队伍建设

企业档案管理的信息化建设，最终还需要通过专业化人才来完成，因此，为保障企业档案管理工作的信息化建设工作的持续，还需要打造一支专业水平够强的人才队伍。一方面，人才队伍建设需要企业根据自身的实际发展情况，对企业档案管理人员的专业素质进行再培养，比如通过定期培训、讲座等方式加强对档案管理人员的信息化学习。在此基础上，企业还需要对专业人员进一步配置，明确职责，保证各发所长，各司其职。另一方面，还需要加强对专业型的复合人才的培养选拔，采取适当的激励制度发挥优势人才的作用，在招聘上有针对性地进行这方面人才的选拔，积极吸取高素质的人才进行

企业。

5 结语

在科学技术日新月异的今天，企业档案管理的趋势是信息化。通过档案管理的信息化建设，能够有效提高企业工作效率，从而为企业在激烈的市场竞争中赢得一席之地。

参考文献

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作者简介

陈晓圣（1982-），女，汉族，研究方向：档案管理。