摘 要：近年来，随着中国科学技术的进步，新的信息时代已经来临，带动中国档案信息管理水平进入了一个新阶段。在新时代的背景下，加强信息建设水平，提高档案利用率，创新档案管理方式，可以更好地服务于生产生活。因此，档案管理部门必须增强自身职责，积极引进新的信息技术，促进档案管理水平的不断提高，抓住时代的机遇，建立符合时代需求的信息档案。本文探究了冀鲁豫边区的档案管理工作在信息化时代的变革。

关键词：档案管理工作;信息化时代

随着信息开发水平的不断提高，采用的旧式文件管理方法已经难以适应时代的发展，无法高效，便捷地管理大量文献和其他档案，网络时代的到来要求的文件管理方法必须进行合理的优化和创新。档案管理信息化的改善，有利于减轻管理人员的工作量，提高档案管理的正确性和简便性，提高档案管理效率。因此，在新时代，运用新技术优化档案管理方法对档案管理质量至关重要。

1 信息化时代下的档案管理的优势

在信息化的时代背景下，传统档案管理方法已经不适合的发展，不仅严重阻碍了档案管理的顺利实施，还会带来大量的资源浪费，这对档案管理的科学发展极为不利。因此，档案管理的创新是必然趋势，也符合时代发展的基本要求。数字技术的应用可以有效解决传统档案管理的不足，可以有效提高中档案管理的效率和质量，从而可以进一步提高档案的利用率。在档案管理的数字化建设过程中，管理者可以利用数字信息技术以数字形式将各种信息资源存储到网络空间，并通过链接实现网络中档案资源的共享。同时，管理人员还可以使用信息文件管理系统针对不同属性的随机排列和自由查询，有效减少不必要的文书工作。总之，与传统的档案管理方式相比，数字档案管理具有更多的优势，不仅可以使档案管理更加便捷，有效地提高档案管理效率，而且可以有效地保证档案信息的标准化，有效地保证档案的安全性，有效提高档案的利用率。

2 信息化时代对档案管理的挑战

1）多个运营商档案并存，挑战了传统的管理标准和方法。随着信息时代现代科学技术的发展，档案的种类和数量越来越多。计算机和多媒体技术的发展改变了传统纸质档案的世界状况，从而使纸质档案和非纸质档案的优势逐渐互补。无纸化办公室的积累将在历史性时刻产生新的形式，新的方式和新的载体文件，越来越多的社会活动记录不再是传统的纸质状态，而是缩小，机器可读，视听和其他新的载体和记录方式，形成了各种并存情况的载体档案，这种档案的形成规律，存储方式和传输方式与传统档案的标准，档案理论，方法和使用方式有很大的不同。目前，对于这些新档案，我们的档案管理理论，标准和方法还不能满足需要，它们已经落后于档案管理的實践。

2）档案安全性和机密性的挑战。由于计算机的广泛使用，网络时代的到来产生了大量的电子文档。有人预测，在我们社会的未来10至40年中，将建立各种组织的档案并进行电子传输，由于电子档案的位置和使用它们几乎无所不能，所以我们在任何使用这些文件的位置可以非常容易，因此，现在由固态档案保管的地方变成了虚拟档案。与基于纸质的物理文件不同，这些虚拟文件不一定存在于存档中，而是在存档的控制下。新世纪的档案工作不可能脱离网络，还应该按照网络规则进行操作，因此，在传统的档案管理方式中，档案要相对地存放在适当的温湿度仓库中。这样说来档案是安全的，不是太容易被破坏，是不被泄露的。随着Internet上大量电子文档，档案信息的出现，如何确保网络环境中档案的安全性是档案人员面临的另一个问题。

3）档案管理人员素质的挑战。随着社会信息的发展，计算机已成为办公必需的设备，档案信息的处理将被计算机，信息网络，数据库和光盘存储等技术设备广泛使用，这要求档案人员不仅要有优秀的专业知识，还必须具备强大的计算机网络应用能力。

4）可用的档案信息资源较少。档案部门负责档案的存储和使用。但是，长期以来，档案部门主要依靠档案系统来确保档案的收集，重视档案的内部组织和管理，而忽视了对收集信息社会需求的研究和预测。重视采集服务方式，轻视深度信息服务;重视收集信息的政治性质和保密性，但忽略收集信息的社会性和文化。强调以实体为中心的存储模式，而忽略以信息集成为中心的存储模式。长期以来，档案工作者只是被动地收集，整理和保存档案，而没有主动进行档案信息资源的深度挖掘，这影响了档案信息资源的有效发展，使档案信息永久化，静态资源，大大减少了可用的档案信息资源。

3 档案管理的现状

1）技术和信息基础设施落后。档案尚未处于关闭状态。大多数存档都以接收传输文件，对它们进行分类，存储和检查的方式工作，这类似于数据仓库。几乎所有档案馆都具有基本的IT终端和台式机和打印机等外围产品，但是网络设备的拥有率非常低，并且档案馆中的相当多计算机应用程序仍处于文字处理阶段。无论信息基础设施建设，应用水平，互联网意识，参与度等都远远低于其他行业。

2）资源共享的概念薄弱。的档案馆藏的质量是对档案的规模大小判别额重要方式之一，因此大部分的在馆藏方面并没有资源共享意识。但是，如何将对象拥有的馆藏放入整个社会信息系统中，实现信息资源的共享尚未引起人们的重视。

3）档案的信息化发展水平极不平衡。这主要体现在不同地区，大小档案之间的明显差异。中国不同地区和规模的档案的信息化建设水平极不平衡。沿海地区的信息化建设和应用水平要优于中西部地区。大城市档案的信息化过程明显快于中小型城市。

4）缺乏对档案管理的重视。许多人认为文件管理是一项相对基础且技术含量较低的工作。因此，在的各项工作中，档案管理工作没有得到相应的重视，总会出现松弛，懒惰的现象。但是，目前的档案管理人员没有意识到档案管理的重要性，导致档案管理工作不到位，不及时。

5）缺乏专业的管理人员。由于使用传统的人力资源来管理的档案，工作量增加了，人力，物力和财力的成本也因此增加，因此的相当一部分没有设立专门的档案管理人员。他们中的一些人甚至让档案管理人员从事许多工作，以致它无法做到专心致志，无法使档案工作更加有效。

6）缺乏统一的管理标准由于近年来信息档案管理开始发展和推广新的管理方式，因此在管理过程中存在着混乱，各种档案信息管理软件，行业缺乏统一的档案信息管理标准，各个组织有自己的管理作风，不利于整体进步。档案管理缺乏有效的管理，有关技术人员严重短缺，档案信息管理软件缺乏专业知识，导致档案管理软件开发质量较差。在相关部门进行档案交换和档案转移的过程中，无法实现无缝连接。另外，缺乏有效的安全措施影响了档案的传输和利用，为档案信息化安全管理埋下了很多风险和隐患。

4 档案管理在信息化时代的探究

4.1 提高档案管理的信息化水平

可以雇用计算机专业人员，为的档案和数据建立专门的数据库。这个数据库必须具备如下几个功能，收集的数据的输入管理，数据的唯一性和正确性的检查和审核，数据的备份和恢复管理，数据变更管理，图片管理，以及系统中数据的分析。还可以通过集合的任何属性快速搜索它，并且可以复制集合信息，从而消除了许多繁琐的文书工作。通过使用计算机查询，可以快速轻松地完成此操作。可以设置不同类型的查询，例如输入查询条件进行查询，或直接在显示页面的主页中选择查询。

4.2 加强的档案管理的安全建设

进一步加强档案标准化和法律法规建设，提高信息网络安全意识。标准化是现代化的前提和基础。档案信息的智能化和网络化管理需要对档案信息处理进行标准化和智能管理，实现档案信息的资源共享，最大限度地发挥档案管理的作用。但是，共享和安全性是网络域中两个相互冲突的部分，很难平衡。因此，为确保不破坏档案安全，必须注意档案管理信息安全建设。

文件管理技术是不断更新，不断发展的，如果仅对电子文件进行管理，就很容易由于网络安全问题而导致文件丢失或损坏。因此，在档案管理信息建设过程中，还应将传统的纸面管理方法与网络信息方法相结合，以减少网络安全问题对档案管理的威胁。

4.3 加强档案信息的开发和利用

信息时代的档案服务是一种深层次的信息服务，档案工作者必须提高信息检索的速度和效率，对档案信息有针对性地开发与加工，编辑各类文献索引专题目录.专题档案汇编等。深化服务层次、扩大服务内容是档案部门在新形势下适应社会发展要求的必然方向。利用数字化技术提高档案的传播速度，打破时空界线，实现檔案资源的全社会

共享。

4.4 驱动信息文件管理的规范化

信息档案管理应由全社会需要普及的技术来进行，因此，应当建立专门的组织档案信息管理机构，制定明确的档案信息化发展计划，建立健全的管理制度，保证档案信息建设的有序发展，可以进行统一有效的管理，避免出现网络风险。同时，有必要规范档案信息化标准的建设，并确保档案信息化资源的格式规范和完整。加强档案管理，完善档案交接制度，确保档案不丢失，不泄漏。

4.5 加强对档案工作人员的培训，提高档案工作人员的素质

档案工作的开展对档案工作人员的专业构成提出了新要求。信息化时代下的档案管理工作中出现了很多新事物以及新问题，所以要求管理工作人员除了必备额专业知识能力之外，还应不断补充包括信息技术知识在内的新知识。为此，我们应及时作出反应。一是档案教育应及时调整专业格局，从课程内容、教学方法手段、教育层次等方面全面更新以适应档案工作信息化的需要。二是对在职人员进行各种形式的培训，提高档案管理人员的管理水平、业务水平和计算机使用水平。

新时代你下对档案管理人员提出来更高的素质要求。首先，档案管理人员要进行档案信息管理，必须具备信息知识和操作技能，这要求相关人员提高其专业技能，包括系统分析和设计，数据分析和开发以及网络设计和开发。管理。可以同时培训这些方面的人才，使他们能够理解和掌握有关信息化的理论和知识，并能够熟练地利用信息数字化技术，信息存储技术，网络通信技术和多媒体技术进行管理。档案信息化的相关技能。

5 结语

对于而言，档案管理不仅是工作的前提，而且关系到工作的速度。只有做好档案管理，才能使其他工作井井有条，才能使工作井井有条。因此，要根据档案馆的特点，并根据《时代》的发展选择优化档案馆的管理方法，掌握某些管理方法的特点和使用技巧。只有这样，所选的管理方法才能在提高的工作效率中发挥最大作用。信息技术的飞速发展为的档案管理创新提供了新的平台，大大提高了工作效率，有利于的开发和优化。

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作者简介

李连民（1968-），男，汉，山东省菏泽市牡丹区，本科，副研究馆员，研究方向：文物档案与管理。