董珊珊

摘 要：在现代信息技术的广泛应用和国家的大力推动下，我国机关档案信息化建设的发展已经开启了新的进程，相比较传统的纸质档案管理，档案信息化管理拥有全面的优势，但机关档案管理信息化建設仍然存在一些问题，导致信息化管理的利用率需要进一步提高，本文即分析了机关档案管理信息化建设问题，并提出了五点提高利用率的策略。

关键词：机关档案管理;信息化建设;利用率

1 引言

当前，随着大数据、云计算等现代信息技术的发展，国家对机关档案信息化建设日趋重视。2019年1月1日起施行的《机关档案管理规定》对档案信息化建设提出明确要求，机关应当加强档案信息化工作，将机关档案信息化工作纳入机关电子政务和信息化总体规划，以此促进档案信息化为机关工作正常有序开展和公共服务提供强有力的支撑。

2 机关档案管理分析

1）机关档案管理信息化现状。机关档案包含着文书档案、会计档案、人事档案、专业档案以及其他档案等等，机关档案工作的科学、规范、有效开展，是机关其他业务工作顺利开展的必不可少的条件。目前，大多数机关单位已经开启了档案信息化的工作，并且一些单位已经取得了良好的成效，但是整体来看，与信息化技术发展和社会服务需求相比，档案信息化的实施进展依然较慢，大大影响了档案工作的科学化、规范化、数字化进程，不利于促进档案事业的发展和国家治理能力的现代化。

2）机关档案实施信息化管理的优势。信息化对于机关档案管理有着较多帮助，可以提高工作效率，促进利用开发，更好提供服务。第一，减轻了工作强度，在传统档案管理工作中，信息化管理能够大大减轻这些工作量;第二，有利于查漏补缺，在纸质文档管理过程中，一旦文件收集不全，就要进行拆卷、检阅、整理、重新封卷、编排档案、修订目录等工作，而信息化管理后，可以通过计算机平台的操作，轻松完成查漏补缺的过程;第三，有利于节约空间，纸质档案经过长期的累积，需要很大的物理空间进行存储，甚至还需要专门进行维护和看管，而信息化管理以数字化形式存在，不仅占据空间较小，查阅还十分方便;第四，便于备份存储，为防止档案损坏和突发事件，一般需要将档案进行异地备份，纸质档案的备份需要复制文本，搬运，重新整理，过程比较复杂，而电子档案基于其易传递、易存储、已复制的特点，便于异地备份的操作;第五，摆脱了传统档案时间和空间的限制，可以使档案信息通过网络快速传递、随时随地进行多方查询，实现即时传输，共享使用，极大的满足了单位管理和公众需求。

3）机关档案管理信息化建设存在的问题。机关档案管理信息化是档案事业发展的必然趋势，但目前在信息化建设过程中仍然存在一些问题：一是单位重视程度不够，存在弱化档案工作的问题，多数机关单位没有专门的档案管理部门和专门的档案管理人员，对档案服务单位、服务公众的重要性认识不足，一些档案管理者也存在自我轻视的趋向，档案工作在单位中被边缘化。二是档案管理理念落后，一些单位领导和档案管理者固守纸质档案管理的思维模式，对电子档案的效力持怀疑态度，对档案信息化建设的优势认识不足，认为档案信息化建设弊大于利，不利于纸质档案的保存利用和信息的安全保护。三是档案管理信息化专业型人才欠缺，单位档案管理人员缺少相应的信息技术。四是档案信息化建设周期长，一些单位历史资料较多，将纸质档案转为电子档案需要耗费大量的人力、物力，需要很长一段时间才能完成，出力多，见效慢，档案管理信息化的积极性不高。这些问题进一步导致了机关档案信息化管理的利用率不高。

3 机关档案管理信息化建设利用率的提高策略

1）提高机关档案信息化开发利用意识。机关单位要充分认识档案信息化建设的重要性和必然性，转变管理理念，增强档案管理和服务现代化意识，尤其是机关单位领导和档案管理人员要顺应时代发展潮流，摆脱封闭陈旧的档案管理思维模式，将被动的档案管理信息化建设转变为主动服务，使档案信息化更好的适应服务经济社会发展的需要。

2）完善机关档案信息化标准体系。建立规范、科学、实用的档案管理信息化标准，使档案信息化有规可依，是提高档案管理信息化利用率的前提，直接影响着档案工作信息化的步伐。一是要注重规范性标准，档案在收集、整理、归档、保管、利用过程中都要建立一整套的标准和制度，并严格贯彻执行。二是要注重实用性标准，档案信息化的工作开展，必须要立足单位职能和实际情况，优先将重要的、利用价值高的文件完成数字化处理。三是要注重一体化标准，要将档案信息化与机关单位自动化办公、无纸化办公的发展结合起来，完成一体化建设，从而加速档案信息化的开发利用。

3）提高机关档案的信息化管理水平。首先，需要实施科学化、现代化的管理机制，坚持“三纳入”、“三同步”，将机关档案管理信息化建设纳入机关的整体规划、年度工作计划和考核体系，坚持将机关档案管理信息化建设工作与业务工作同部署、同实施、同发展。其次，开发应用专业性的档案管理系统软件，进一步完善机关档案管理的数字化平台，促使档案信息化工作的各个环节都能更加流畅便捷，在文件分类、整理、归档、鉴定、查找时，操作更加简洁，以达到科学、高效利用电子档案的目的。最后，需要提升机关档案信息化管理的硬件水平，保证该硬件服务能够支撑数字平台的运行和扩展，还需要加强管理人员的综合素养，能够掌握档案信息化管理的技术手段。

4）加强机关档案信息化管理安全保护。安全是档案信息化建设的前提条件，也是当前阻碍机关档案信息化建设快速发展的隐形问题。解决好机关档案管理信息化建设的安全保护问题，一是要加强组织领导和制度建设。机关单位领导要主动做出表率，树立良好的安全意识和理念;要制定档案安全管理制度和行为规范，并严格贯彻执行;要将档案安全管理纳入单位考核，将档案安全保护任务和责任具体到个人。二是要加强档案管理人员素质提升和培训。管理人员的素质也是关乎机关档案信息化管理安全的重要因素，因此在档案管理人员的培训过程中，不仅要强化他们的业务能力，更要培养严格的安全保护意识，在所有的操作过程中，都应当依照安全规范进行执行。三是加强档案信息化管理的安全防范。要增强信息系统的安全管理保障功能，加强对身份、信息资源、网络配置、密钥等方面的管理，促进系统对动态变化中的安全需求做出快速响应，最小化减少对用户和系统管理员的依赖;要增强档案信息网络安全保障功能，确保网络在任何状态下能够实现自我检测、自我验证和自我修复，实现网络监察和动态防御功能;要加强数据备份和容灾能力建设，所有的数据都应建立备份库，要具备相应的容灾能力，既要防范网络安全问题，又要规避火灾、地震等安全风险，还要一旦发生损害事故，即可采取特定的方法手段还原数据，全面确保机关档案信息化管理的安全性。

4 结语

综上所述，机关档案的信息化建设是时代发展的必然，也是其提升管理水平和服务质量的必要手段。在档案管理信息化建设过程中，必须要注重有效利用率的提高，才能让档案发挥出应有的价值与意义，为机关档案事业发展、整体工作开展和服务效能发挥奠定规范化、信息化、科学化、现代化的基础。

参考文献

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[2]王丽君.浅谈如何加强事业单位档案信息化建设[J].科技资讯，2019（17）.

[3]宋林静.浅谈事业单位档案管理信息化建设的意义和方法[J].河北企业，2019（06）.